Retrouver l’historique des modifications

Illizeo historise les modifications : vous pouvez retrouver ce qui a changé pour un salarié, qui l’a fait et quand, et revoir sa situation telle qu’elle était à une date donnée. Cet article présente l’onglet « Historique » de la fiche, l’historique des sections datées, puis les historiques d’un rôle et du temps de travail. Il s’adresse aux RH, aux managers et aux administrateurs.

Avant de commencer #

• L’onglet Historique de la fiche ne demande pas de droit propre : chaque ligne n’apparaît que si vous pouvez voir cette donnée-là, sur cette personne, dans son écran d’origine. L’onglet s’affiche dès qu’au moins une source vous est visible. Un salarié peut ainsi consulter l’historique de sa propre fiche, limité à ce qu’il a le droit d’y voir.
• L’historique d’une section datée demande le niveau Historique sur cette section, dans la matrice des rôles.
• L’historique d’un rôle et l’historique GTA demandent leurs droits propres, indiqués plus bas.
• Les droits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés. Voir Permissions & rôles.

L’onglet Historique de la fiche #

Ouvrez la fiche du salarié, puis l’onglet Historique : « Tout ce qui a changé pour cette personne, du plus récent au plus ancien. » Les lignes sont regroupées par jour.

L’onglet réunit les changements de toute la fiche : profil (sections datées, coordonnées, personnes à charge, contacts d’urgence, compte bancaire), contrat et rôles, absences, présence, planification, rémunération, notes de frais, documents, performance, onboarding et offboarding, remarques, et, selon les modules installés, paie suisse, paie Maroc et cooptation. Les boutons au-dessus de la liste filtrent sur une catégorie ; Tout les réunit.

Chaque ligne indique :

• la donnée concernée et ce qui lui est arrivé : ajouté, modifié, supprimé, clôturé, etc. ;
• l’heure, et l’auteur : « par » une personne, « par le système » pour un traitement automatique (droits à congés recalculés, étape automatique), ou « par le support Illizeo » ;
• quand quelqu’un s’est connecté en tant qu’un autre salarié, les deux noms : le compte utilisé, puis entre parenthèses la personne qui agissait réellement, après « agissant : » ;
• la Date d’effet, quand la donnée en porte une ;
• les champs modifiés, avec l’ancienne puis la nouvelle valeur.

Pour une donnée sensible (compte bancaire, rémunération, texte d’une remarque ou d’un entretien), la ligne nomme les champs modifiés avec la mention « valeurs non affichées ». Cliquez Charger plus en bas de la liste pour remonter dans le temps.

L’historique d’une section datée #

Certaines sections de la fiche sont datées : chaque version porte une date d’effet, comme les informations sur le poste. Leur historique garde toutes les versions successives.

1. Sur la fiche, dans l’en-tête de la section, cliquez l’icône d’horloge Historique.
2. La fenêtre « Historique des modifications » liste à gauche les enregistrements, du plus récent au plus ancien, avec un champ de recherche.
3. Cliquez un enregistrement : à droite s’affichent sa date Applicable à compter du (avec la mention « Programmé » s’il prend effet plus tard), ses valeurs, et le bloc Modifié par avec l’auteur et l’heure locale.

Pour revoir la situation à une date passée, cliquez Instantané, puis choisissez une date dans Sélectionner une date. La fenêtre affiche l’état de la section à cette date, avec les noms des entités de l’organisation tels qu’ils étaient alors.

Ajouter, corriger ou supprimer une version relève de la mise à jour de la fiche et demande d’autres niveaux de droit sur la section.

L’historique d’un rôle #

Dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, l’onglet Historique d’un rôle liste ses modifications : permissions, membres ajoutés ou retirés, périmètre, exclusions, activation, avec l’auteur et la date. Il demande le droit « Voir le journal des modifications » et affiche les 200 dernières modifications. Voir Permissions & rôles.

L’historique GTA #

Paramètres › Gestion du temps › Historique GTA retrace qui a changé quoi, et quand, dans le paramétrage du temps et des absences, les astreintes, les jours fériés, les absences et les pointages. Il demande le droit « Historique GTA (journal du temps et des absences) ». La page fonctionne comme les logs utilisateurs, avec les mêmes filtres et le même export.

À savoir #

• Les sections datées gardent tout leur historique. Les autres lignes de l’onglet Historique viennent du journal d’activité : les entrées ordinaires disparaissent au-delà de la durée de rétention réglée dans les logs utilisateurs (6 à 12 mois).
• L’onglet Historique dit ce qui a changé. Les consultations (qui a lu un salaire, des coordonnées bancaires) se lisent dans le journal d’audit RGPD, et les connexions dans les logs utilisateurs.
• Les changements des référentiels (types d’absence, postes, équipes) ne concernent aucun salarié en particulier : ils ne figurent pas sur la fiche, mais dans les logs utilisateurs et l’historique GTA.

Questions fréquentes #

Pourquoi un manager voit-il moins de lignes que moi sur la même fiche ? #

Chaque ligne suit les droits de la donnée qu’elle concerne. Un manager qui ne voit pas la rémunération de son équipe ne voit pas non plus les lignes de rémunération dans l’historique.

Une modification ancienne a disparu de l’onglet Historique. #

Elle est sans doute plus ancienne que la durée de rétention des logs. Si elle portait sur une section datée, retrouvez-la dans l’historique de cette section.