Illizeo vous donne deux façons de suivre votre emploi du temps : le menu Calendrier, qui montre les présences et les absences dans l’application, et la synchronisation avec votre agenda professionnel Google ou Outlook, où Illizeo inscrit ce qui vous concerne. Cet article décrit les deux. Il s’adresse à tous les utilisateurs.
Avant de commencer #
- Les entrées du menu Calendrier suivent vos droits (rubrique Calendrier de l’entreprise de la matrice des rôles, palier Accès) : Voir le calendrier des présences (par défaut Administrateur, Responsable RH et Tous les employés), Voir le calendrier absences (équipe) (tous les rôles sauf Comptable, module Gestion des absences actif) et Voir les alertes et notifications pour Alertes et anomalies.
- Relier votre agenda demande le droit Relier et délier son propre agenda (Google / Outlook) (rubrique Intégrations, palier Exécuter), que Tous les employés détient par défaut. Sans lui, l’onglet Mes agendas n’apparaît pas.
- Ce qui part dans les agendas dépend aussi des réglages de votre entreprise, choisis par l’administrateur sur les connecteurs d’agenda.
Le menu Calendrier #
Survolez Calendrier dans le menu latéral : la seconde colonne propose jusqu’à trois entrées.
| Entrée | Ce qu’elle montre | Pour en savoir plus |
|---|---|---|
| Calendrier des présences | Les heures travaillées jour par jour : votre propre ligne, et celles de vos collègues si votre rôle détient Voir la présence des collaborateurs. | Valider les présences et suivre l’équipe |
| Calendrier des absences | Qui est absent et quand, selon ce que votre rôle permet de voir des autres. | Le calendrier des absences |
| Alertes et anomalies | Le rapport des alertes de pointage et des anomalies de saisie de la population que vous voyez, classées par gravité, avec les filtres et les exports des rapports système. | Les rapports système |
Quand vous avez accès aux deux calendriers, les onglets Présences et Absences permettent de passer de l’un à l’autre sur la même page.
Relier votre agenda Google ou Outlook #
- Ouvrez Paramètres personnels depuis le menu de votre compte, puis l’onglet Mes agendas.
- Sur la carte Google Agenda ou Microsoft Outlook, cliquez sur Relier.
- Connectez-vous à votre compte professionnel et acceptez l’accès demandé.
- Vous revenez sur l’onglet : le message « Agenda relié. » s’affiche et la carte indique Relié.
Illizeo crée dans votre compte un agenda séparé nommé « illizeo » et y inscrit ce qui vous concerne : vos propres rendez-vous restent dans votre agenda habituel. La carte peut afficher quatre états :
| État | Signification | Que faire |
|---|---|---|
| Relié | Le compte est relié et l’agenda « illizeo » existe. | Rien. |
| Non relié | Aucun compte n’est relié. | Relier. |
| Agenda non créé | Le compte est relié, mais l’agenda « illizeo » n’a pas pu être créé. | Délier, puis Relier de nouveau. |
| À reconnecter | L’autorisation a été retirée ou a expiré : plus rien n’arrive. | Relier de nouveau. |
Ce qui arrive dans votre agenda #
Votre administrateur choisit, pour Google et pour Microsoft, ce qui est envoyé. Selon ses choix :
- Vos absences (réglage Synchroniser les absences) : l’événement est créé quand l’absence reçoit sa validation finale, mis à jour si elle change, et retiré si elle est refusée, annulée, supprimée ou remise en attente. Seules vos propres absences y figurent. Pour Outlook, seuls les types d’absence que l’administrateur envoie à Outlook sont concernés (voir Paramétrer les types d’absence et leurs politiques).
- Vos shifts (réglage Synchroniser les shifts) : vos shifts publiés et confirmés du module Planification.
- Vos réservations Flex Office (réglage Synchroniser le Flex Office) : bureau, télétravail, salles, place de parking, repas et visites, selon les types que vous avez cochés dans les préférences d’agenda du calendrier Flex Office (voir Calendrier Flex Office).
Délier votre agenda #
Dans Mes agendas, cliquez sur Délier sous le compte concerné. Le message « Agenda délié. » confirme : l’agenda « illizeo » est supprimé de votre compte, avec tout ce qu’Illizeo y avait inscrit.
S’abonner au calendrier depuis un agenda #
Indépendamment de cette synchronisation, le bouton Synchroniser du calendrier des absences crée un lien d’abonnement à ajouter à n’importe quel agenda (Outlook, Google, Apple), ou un fichier .ics à télécharger. Cet abonnement suit vos droits de visibilité : il est décrit dans Le calendrier des absences.
À savoir #
- Les jetons d’accès à votre agenda sont chiffrés ; ils ne sont jamais affichés ni exportés.
- Vous pouvez relier un compte Google et un compte Microsoft en même temps.
- Si votre entreprise écrit elle-même dans les agendas Outlook de ses salariés, ce canal l’emporte pour les absences et le Flex Office : vous n’avez rien à relier pour les recevoir dans Outlook.
- Un événement d’absence supprimé à la main dans votre agenda est recréé à la prochaine modification de l’absence.
Questions fréquentes #
Mon absence approuvée n’apparaît pas dans mon agenda. #
Vérifiez dans Mes agendas que la carte indique Relié. Si c’est le cas, votre entreprise n’envoie peut-être pas les absences, ou pas ce type d’absence : adressez-vous à votre administrateur. Une absence encore en attente de validation n’est pas envoyée.
Je ne veux plus voir ces événements. #
Cliquez sur Délier : l’agenda « illizeo » disparaît de votre compte. Vous pouvez aussi simplement masquer cet agenda dans votre application d’agenda.
