Certains e-mails attendent une réponse : une demande d’absence à valider, un document à signer, une tâche d’intégration à faire, un consentement à donner. Leur modèle porte un bloc Relance qui renvoie l’e-mail tant que l’action n’est pas faite, puis peut prévenir le manager de la personne. Cet article explique comment régler ces relances. Il s’adresse aux administrateurs de l’espace.
Avant de commencer #
- Il faut le droit « Modèles d’e-mails » au palier Exécuter (matrice des rôles, rubrique Administration de la plateforme, section E-mails). Au palier Accès, le bloc montre le réglage en vigueur sans permettre de le changer.
- Le bloc n’existe que sur les e-mails qui attendent une action. Un e-mail d’information (absence approuvée, note remboursée…) n’en a pas.
- L’éditeur de modèle est décrit dans Modifier un modèle d’e-mail.
Les e-mails qui se relancent #
Dans le catalogue, la mention Relance active en bas d’une carte signale un e-mail dont la relance est allumée. Les e-mails concernés sont notamment :
- les demandes d’absence, de remplacement et de suppression d’absence, le certificat médical en attente ;
- la présence à confirmer, l’anomalie de pointage, la présence rejetée, les heures non confirmées, le relevé de présence soumis ;
- la note de frais à approuver et le brouillon à soumettre ;
- la réservation du Flex Office à valider et la mise à jour du lieu de travail ;
- le document à signer ou à valider, la campagne de signature à valider ;
- les tâches d’onboarding, l’étape d’intégration et le profil employé à compléter ;
- le consentement RGPD, le rappel de révision de paie, les embauches de la paie suisse à compléter ;
- les e-mails de la Formation qui attendent une action : formation obligatoire en retard, demande à arbitrer, feuille de présence à clôturer, convention non signée.
Chaque e-mail arrive avec un réglage proposé par Illizeo, par exemple une seule relance un jour ouvré après une demande d’absence, ou deux relances espacées de sept jours ouvrés pour un consentement.
Régler la relance #
- Ouvrez Paramètres › Gérer Illizeo › Email et cliquez sur la carte du modèle.
- Dans le formulaire, descendez jusqu’au bloc Relance.
- Activez Relancer tant que l’action n’est pas faite.
- Réglez Première relance après (de 1 à 90 jours après l’envoi), Puis tous les (de 1 à 90 jours entre deux relances) et Au plus (de 1 à 24 relances).
- Cochez Prévenir le manager (N+1) après la dernière relance si personne ne doit rester bloqué sans que son manager le sache.
- Cochez Compter en jours ouvrés (week-ends et fériés exclus) pour que les délais sautent les week-ends et les jours fériés du destinataire.
- Relisez la phrase de résumé sous les réglages, par exemple « 1re relance 3 jours ouvrés après l’envoi, puis tous les 3 jours ouvrés, 2 relances au plus. »
- Cliquez sur Enregistrer.
Le texte de la relance #
Deux champs, propres à chaque langue, se trouvent sous les réglages :
- Objet de la relance : laissé vide, l’objet de la relance est celui de l’e-mail précédé de « Rappel : ».
- Introduction de la relance : laissée vide, la relance reprend le texte d’introduction de l’e-mail.
Le titre, le bouton et la note restent ceux de l’e-mail. Les variables du modèle s’utilisent aussi dans ces deux champs. Comme le reste du modèle, ils s’enregistrent langue par langue : renseignez-les dans chaque onglet.
Ce qui se passe ensuite #
- Après l’envoi de l’e-mail, la première relance part une fois le premier délai écoulé, puis les suivantes à chaque intervalle, jusqu’au nombre maximal.
- Avant chaque relance, Illizeo vérifie que l’action attend toujours la personne. Dès qu’elle est faite (demande tranchée, document signé, tâche terminée), ou que la demande a été déléguée, réassignée ou supprimée, les relances s’arrêtent d’elles-mêmes.
- Si toutes les relances sont parties sans suite et que l’escalade est cochée, le manager de la personne reçoit l’e-mail à l’échéance suivante, avec une ligne indiquant que la personne n’a pas agi. Les relances s’arrêtent ensuite. Sans manager connu, elles s’arrêtent simplement.
Couper les relances #
- Désactiver Relancer tant que l’action n’est pas faite met en pause les relances en cours : elles reprennent si vous réactivez le bloc.
- Désactiver l’e-mail lui-même dans le catalogue arrête aussi ses relances.
À savoir #
- Les relances partent au fil de la journée : Illizeo vérifie toutes les heures celles qui sont dues.
- Un même e-mail renvoyé pour la même demande ne remet pas le compteur à zéro.
- Dans les flux d’approbation, la carte Comportement en cas de non-action renvoie vers ce bloc pour régler les relances des demandes (voir Flux & approbations). Le Flex Office propose le même raccourci pour la mise à jour du lieu de travail.
- Le module Formation règle le premier envoi de ses rappels dans ses propres règles de relance ; les rappels suivants suivent ce bloc (voir Administrer le module Formation).
Questions fréquentes #
Un manager trouve qu’il reçoit trop de rappels. #
Réduisez le nombre de relances dans Au plus, allongez l’intervalle dans Puis tous les, ou décochez l’escalade au manager.
Je ne vois pas de bloc Relance sur un modèle. #
Ce modèle est un e-mail d’information : il n’attend aucune action, il part une seule fois.
