Le module Formation réunit dans Illizeo tout le cycle de la formation : le catalogue et les cours en ligne, les sessions en salle et leur émargement, les demandes de formation, les habilitations, les compétences, le plan annuel et le budget. Cet article présente l’organisation du module, son vocabulaire et ce que chacun y voit. Il s’adresse à tous les utilisateurs : salariés, managers, formateurs, RH et administrateurs.
Avant de commencer #
- Le module Formation doit être activé pour votre espace.
- Chaque écran du module correspond à un droit de la rubrique FORMATION de la matrice des rôles (Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés), avec trois paliers : Accès, Exécuter, Admin. Une entrée n’apparaît dans le menu que si l’un de vos rôles porte le droit correspondant.
- Par défaut, ces droits sont accordés au rôle Administrateur, qui les ouvre ensuite aux autres rôles selon l’organisation de l’entreprise.
Entrer dans le module #
Dans le menu principal, cliquez sur Formation : l’écran Mon accueil s’ouvre. En survolant l’entrée, vous ouvrez le panneau du module, qui liste toutes les entrées auxquelles vous avez droit, rangées en quatre groupes. Le champ placé en haut du panneau filtre la liste.
La page Développement des compétences présente les mêmes entrées sous forme de cartes, avec une phrase pour chacune ; un groupe sans aucune carte autorisée n’est pas affiché. C’est elle qui s’ouvre au clic sur Formation si vous n’avez pas accès à Mon accueil.
Chaque écran du module a sa propre adresse : un lien copié depuis la barre d’adresse rouvre exactement la même vue, onglet compris. C’est pratique pour envoyer à un collègue la fiche d’une formation ou une demande à examiner.
Les quatre groupes et leurs entrées #
| Groupe | Entrée | À quoi elle sert | Droit (matrice des rôles) |
|---|---|---|---|
| Pour moi | Mon accueil | Votre prochaine action, vos formations en cours et ce qui arrive à échéance. | Mon espace formation |
| Pour moi | Mon parcours | Les étapes de votre intégration ou de votre parcours métier, dans l’ordre. | Mon espace formation |
| Pour moi | Demandes de formation | Déposer une demande, suivre son arbitrage, et l’arbitrer si vous êtes manager ou RH. | Demandes de formation |
| Pour moi | Mes compétences | Votre niveau face au niveau requis par votre poste, et votre auto-évaluation. | Mon espace formation |
| Pour moi | Catalogue | Les formations ouvertes à l’inscription. | Mon espace formation |
| Pour moi | Leçons en cours | Ce que vous avez commencé sans le terminer. | Mon espace formation |
| Pour moi | Mes habilitations | Ce que vous êtes habilité à faire, jusqu’à quand, et si un recyclage est prévu. | Mon espace formation |
| Pour moi | Mes attestations | Les attestations délivrées après une session émargée. | Mon espace formation |
| Pour moi | Planning des sessions | Les sessions programmées, leurs places restantes et leurs lieux. | Sessions & planning |
| Pour moi | Notifications | Relances d’échéance, décisions et annulations. | Mon espace formation |
| Animer | Espace formateur | Vos séances, leur préparation, l’émargement et vos heures déclarées. | Espace formateur, et être déclaré formateur actif |
| Piloter | Plan de formation | Le plan annuel, ses séances prévues et son circuit de validation. | Plan de formation annuel |
| Piloter | Suivi & analytics | Taux de réalisation, cohortes et exports. | Suivi & analytics |
| Piloter | Budget & achats | Enveloppes, bons de commande et refacturation entre entités. | Budget & achats |
| Piloter | Habilitations | Qui détient quoi, ce qui périme, et la planification des recyclages. | Habilitations & conformité |
| Piloter | Matrice des compétences | La couverture par équipe et par axe, et l’écart entre le requis et le détenu. | Compétences, palier Exécuter |
| Administrer | Catalogue | Rédiger les formations, leurs modules et leurs quiz, puis les publier. | Catalogue des formations, palier Exécuter |
| Administrer | Reprise d’historique | Consigner ce qui a été suivi avant Illizeo, à la main ou par import CSV. | Reprise d’historique de formation |
| Administrer | Administratif | Conventions, factures des prestataires, attestations. | Conventions, factures & attestations |
| Administrer | Réglementaire | Les dossiers réglementaires, figés et datés. | Dossier réglementaire |
| Administrer | Paramètres de formation | Référentiels, modèles de parcours et règles du module. | Réglages du module Formation |
Quatre autres droits de la rubrique ne correspondent pas à une entrée de menu : Contenu pédagogique & quiz (modifier le contenu d’une formation et relire les devoirs), Émargement (tenir les feuilles de présence), Relances & notifications (onglets de réglage et de journal de l’écran Notifications) et Assistant pédagogique (IA) (l’aide de l’intelligence artificielle dans le lecteur de cours).
Qui fait quoi #
| Profil | Ce qu’il fait dans le module |
|---|---|
| Salarié | Suit ses cours en ligne, s’inscrit, demande une formation, consulte ses habilitations, ses attestations et ses compétences. |
| Manager | Arbitre les demandes de formation de son équipe et, avec le droit correspondant, consulte la matrice des compétences. |
| Formateur | Prépare et anime ses séances, tient l’émargement, relit les devoirs, déclare ses heures. |
| Équipe RH | Construit le catalogue, programme les sessions, valide les demandes, suit les habilitations, le plan et le budget. |
| Administrateur | Attribue les droits et règle le module dans les paramètres. |
Le vocabulaire du module #
| Terme | Ce qu’il désigne |
|---|---|
| Formation | Une offre du catalogue : cours en ligne, formation en salle ou formation externe. Elle est rédigée puis publiée ; seules les formations publiées apparaissent au catalogue. |
| Module et leçon | Une formation se découpe en modules, eux-mêmes composés de leçons : lecture, vidéo, document, lien, module SCORM, quiz, devoir ou séance en salle. |
| Session et séance | Une session est une programmation datée d’une formation, avec un lieu, un formateur et un nombre de places. Elle compte une ou plusieurs séances. |
| Émargement | La feuille de présence d’une séance. Une fois clôturée, elle valide la présence de chaque participant. |
| Attestation | Le document délivré après une session émargée. Il porte les heures réellement suivies et se vérifie grâce à un code QR. |
| Habilitation | L’autorisation d’exercer une tâche réglementée, avec une date d’obtention et, le plus souvent, une date de validité. |
| Recyclage | La formation qui renouvelle une habilitation avant qu’elle ne périme. |
| Parcours | Une suite d’étapes ordonnées, d’intégration ou de métier, affectée à une personne. |
| Demande de formation | La demande d’un salarié, examinée par son manager puis par les RH. |
| Enveloppe | Le budget de formation alloué pour l’exercice à un collaborateur ou à une équipe. |
| Plan de formation | Le programme annuel des formations de l’entreprise, avec son budget et son circuit de validation. |
Où se règle le module #
- Les réglages propres à la formation (salles, formateurs et organismes, modèles de parcours, compétences, seuils d’alerte des habilitations, enveloppes budgétaires) sont dans Paramètres › Formation, aussi accessible par l’entrée Paramètres de formation du groupe Administrer.
- Les droits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, rubrique FORMATION.
- Les modèles d’e-mail du module se personnalisent dans Paramètres › Gérer Illizeo › Emails, catégorie Formation.
À savoir #
- Le menu suit vos droits : deux personnes ne voient pas les mêmes entrées. Si une entrée vous manque, demandez à votre administrateur le droit correspondant (tableau ci-dessus).
- L’espace formateur demande, en plus du droit, que vous soyez déclaré comme formateur actif dans Paramètres › Formation › Salles, formateurs & organismes, onglet Formateurs.
- Le module est disponible en français, en anglais, en allemand et en italien ; les e-mails partent dans la langue de leur destinataire.
Pour aller plus loin #
- Votre espace de formation : accueil, parcours, catalogue et attestations
- Suivre un cours en ligne : leçons, quiz et devoirs
- Demander une formation et la faire valider
- Créer et publier une formation au catalogue
- Programmer les sessions et tenir l’émargement
- L’espace formateur : préparer, animer et déclarer ses heures
- Piloter la formation : plan annuel, budget et analytics
- Suivre les habilitations et les recyclages
- Gérer les compétences : référentiel, matrice et écarts
- Conventions, factures, attestations et dossiers réglementaires
- Administrer le module Formation
