Cet article s’adresse aux RH et aux gestionnaires de formation qui organisent les sessions en salle ou à distance. Il explique comment lire le planning, programmer une session sur un ou plusieurs jours, suivre sa fiche, tenir la feuille de présence de chaque séance et enregistrer les coûts.
Avant de commencer #
- Le module Formation doit être installé pour votre espace.
- Voir le planning, la fiche d’une session et l’aperçu de la convocation : « Sessions & planning », palier Accès. Créer une session, déplacer une séance, confirmer une session, la marquer réalisée et enregistrer ses coûts : palier Exécuter.
- Tenir et clôturer les feuilles de présence de toutes les sessions : « Émargement », palier Exécuter. Sans ce droit, la feuille s’affiche en lecture seule. Un formateur tient la feuille de ses propres séances depuis son espace (voir L’espace formateur).
- Les salles (dont les salles virtuelles), les formateurs et leur tarif horaire se déclarent dans Paramètres › Formation › Salles, formateurs & organismes (droit « Réglages du module Formation »). Le bouton Salles & formateurs du planning y mène.
Le planning des sessions #
Ouvrez Formation › Pour moi › Planning des sessions. La page « Sessions & planning » indique en tête le nombre de sessions et de places occupées, et signale en couleur les sessions sans salle ou sans formateur et celles sous l’effectif minimum.
Les flèches Semaine précédente et Semaine suivante font défiler les semaines ; Cette semaine ramène à la semaine en cours. Six vues sont proposées :
| Vue | Ce qu’elle montre |
|---|---|
| Semaine | La grille du lundi au vendredi, de 8 h à 19 h, une colonne par jour. C’est ici qu’on crée et qu’on déplace les séances. |
| Formateurs | Une ligne par formateur, avec sa spécialité et son occupation. |
| Salles | Une ligne par salle, avec son site et sa capacité. |
| Mois | Une case par séance : une session de trois jours occupe trois cases. |
| Sites | La répartition des séances par site. Cliquez sur un site pour filtrer les autres vues. |
| Exploitation | Les points à traiter : sessions sous l’effectif minimum, séances sans formateur ou sans salle, personnes au-delà de la capacité, avec le taux de remplissage et la charge des formateurs. |
Les vues Formateurs et Salles le rappellent : un créneau libre n’est pas une disponibilité. Congés, temps partiels et astreintes n’y figurent pas.
Programmer une session #
- Cliquez sur Nouvelle session, ou sur une heure libre de la vue Semaine pour pré-remplir le jour et l’heure.
- Saisissez l’Intitulé (obligatoire), la Catégorie, la Modalité (Présentiel, Distanciel ou Hybride), le nombre de Places et l’Effectif minimum.
- Dans Séances, renseignez pour chaque jour la date, le début, la fin, la salle et le formateur. Ajouter un jour crée une session sur plusieurs jours. En distanciel, seules les salles virtuelles sont proposées.
- Lisez les conflits affichés pendant la saisie (« Vérification des disponibilités… »). Ils tiennent compte de toutes les semaines, pas seulement de celle affichée.
- Cliquez sur Créer la session. Elle est créée au statut Brouillon, avec une référence.
Les conflits détectés #
- Bloquants (le bouton devient « Conflit à résoudre ») : heure de fin avant l’heure de début, salle déjà occupée, formateur qui anime déjà une autre session, deux séances de la session qui se chevauchent, formateur absent toute la journée (absence approuvée).
- Avertissements : salle trop petite pour les places prévues, formateur qui dépasserait son plafond d’heures hebdomadaire, places prévues sous l’effectif minimum, absence partielle du formateur.
La fiche d’une session #
Cliquez sur une session dans le planning pour ouvrir sa fiche. L’en-tête rappelle le statut, la modalité et le nombre d’inscrits par rapport aux places. Le sélecteur Séance permet de passer d’un jour à l’autre. Les onglets sont :
- Participants : les inscrits, leur service et leur état (À valider, Confirmé, Liste d’attente avec le rang, Annulé), en lecture seule ;
- Émargement : la feuille de présence de la séance choisie ;
- Coûts : les coûts réels de la session.
En pied de fiche : Confirmer la session fait passer une session Brouillon à Confirmée ; Marquer comme réalisée clôt une session Confirmée, Complète ou En cours. Le statut Complète se pose tout seul quand les inscrits atteignent la capacité, et revient à Confirmée si une place se libère.
Pour déplacer une séance à un autre jour, faites glisser son bloc dans la vue Semaine ; les horaires sont conservés et les conflits bloquants refusent le déplacement. Une séance d’une session en cours ou réalisée ne se déplace plus.
Tenir l’émargement #
- Dans la fiche, ouvrez l’onglet Émargement et choisissez la séance (« Jour 1 », « Jour 2 »…).
- Utilisez Tout marquer pour donner le même état à tout le monde, puis corrigez ligne par ligne : Présent, Retard, Absent ou Absence justifiée.
- Cliquez sur Clôturer la feuille. Le bouton reste grisé tant qu’une personne est « Non émargé ».
La feuille ne liste que les participants confirmés, et il y en a une par séance. Imprimer en donne une version papier. Être noté présent (ou en retard) valide, pour la personne, les leçons « Séance présentielle » de la formation. Vous pouvez corriger une feuille déjà clôturée depuis la fiche, puis la clôturer à nouveau.
La feuille indique qu’elle est tenue par le formateur et qu’elle n’est pas une signature électronique.
Enregistrer les coûts #
L’onglet Coûts reçoit quatre postes : Formateur, Salle, Restauration & pauses et Supports imprimés. Un champ vide signifie « non renseigné », ce qui n’est pas la même chose que 0. Sous le poste Formateur, la suggestion « Au taux horaire : … » recopie l’estimation calculée sur le tarif du formateur. Le Total et le coût Par apprenant confirmé se recalculent : il porte sur les inscrits, pas sur les places. Cliquez sur Enregistrer les coûts.
Convocations et rappels #
- Dès qu’une session compte un inscrit, le bouton Aperçu de la convocation de la fiche montre le courriel tel qu’il partira, avec le modèle de votre entreprise et la liste des destinataires. Cet écran n’envoie rien.
- Les convocations partent automatiquement, selon la règle de relance « Rappel de session », pour les sessions Confirmées ou Complètes : par défaut, les participants confirmés reçoivent un courriel 7 jours puis 1 jour avant la première séance. Le texte se personnalise dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email, catégorie Formation, modèle « Rappel avant une session ». Si ce modèle est désactivé, l’aperçu l’indique.
- Les séances apparaissent dans le calendrier Illizeo des personnes inscrites (inscription confirmée ou à valider).
À savoir #
- Marquer comme réalisée est refusé tant qu’une feuille de présence de la session n’est pas complète.
- Une feuille non clôturée retarde les attestations des participants et le décompte des heures du formateur ; le formateur est relancé le lendemain de la séance (règle « Feuille de présence à clôturer »).
- Les messages de conflit sont produits par le serveur et peuvent s’afficher en français dans l’interface anglaise.
- Les montants s’affichent en euros.
- Les règles de relance se règlent dans Formation › Notifications ; voir Administrer le module Formation.
Questions fréquentes #
Pourquoi une session n’a-t-elle pas de place dans la vue Semaine ? #
La vue Semaine montre la grille de 8 h à 19 h, du lundi au vendredi. Une séance hors de ces plages se voit dans la vue Mois.
Une personne figure dans l’onglet Participants mais pas sur la feuille de présence. Pourquoi ? #
Seuls les participants à l’état Confirmé émargent. Une personne À valider ou en liste d’attente n’apparaît pas sur la feuille.
