Cet article s’adresse aux salariés qui animent des séances de formation, et aux RH qui les déclarent comme formateurs. L’espace formateur réunit au même endroit les prochaines séances, leur préparation, l’émargement, les supports, les devoirs à relire, les retours des participants et les heures animées.
Avant de commencer #
- Le module Formation doit être installé pour votre espace.
- Droit « Espace formateur » : palier Accès pour consulter l’espace, palier Exécuter pour cocher la préparation d’une séance, émarger ses séances, valider ses heures et relire les devoirs.
- Vous devez aussi figurer comme formateur actif, rattaché à votre compte salarié, dans le référentiel des formateurs (voir ci-dessous). Sinon, l’entrée de menu n’apparaît pas, et l’écran indique « Vous n’êtes pas référencé comme formateur sur cet espace ».
Déclarer un formateur (RH) #
Les formateurs se déclarent dans Paramètres › Formation › Salles, formateurs & organismes, onglet Formateurs (droit « Réglages du module Formation », palier Exécuter pour enregistrer).
- Cliquez sur Nouveau formateur.
- Saisissez le Nom et le Courriel.
- Activez Formateur interne et choisissez le Compte salarié (obligatoire pour un interne) : c’est ce rattachement qui ouvre l’espace formateur et permet d’émarger.
- Laissez Actif coché, puis cliquez sur Enregistrer.
Un formateur externe, lui, dépend d’un organisme et n’a pas de compte salarié rattaché : il n’a donc pas d’espace formateur. Pour retirer un formateur, désactivez-le : les séances déjà planifiées le conservent.
Ouvrir son espace #
Ouvrez Formation › Animer › Espace formateur. En tête, quatre tuiles : Séances cette semaine, Heures ce mois, Feuilles à clôturer et Satisfaction moyenne. Les onglets sont décrits ci-dessous.
Tableau de bord #
Il met en avant la Prochaine séance (jour de la session, salle ou classe virtuelle, nombre d’apprenants confirmés) avec les boutons Préparer la séance et Émargement, le volume d’heures du mois, les séances de la semaine et la liste À faire : feuilles d’émargement à clôturer et périodes d’heures à transmettre. Sans séance dans les quatorze prochains jours, il affiche « Aucune séance planifiée ».
Mes séances #
La liste de vos séances des quatorze prochains jours, avec la salle (ou « Salle à définir ») et le nombre d’inscrits. Une séance sans salle porte l’alerte « Aucune salle réservée — signalez-le aux RH ». Pour chaque séance :
- Préparer ouvre la préparation de la séance ;
- Émarger ouvre la feuille de présence complète dans le planning des sessions (il faut aussi avoir accès au planning) ; une séance déjà émargée porte la mention « Émargée » ;
- Feuille terrain ouvre la feuille simplifiée pour téléphone.
Un bandeau rappelle les feuilles de présence à clôturer : tant qu’une feuille n’est pas clôturée, les stagiaires n’ont pas leur attestation et vos heures ne sont pas comptées.
Préparer une séance #
L’écran « Préparation de séance » affiche l’état de la séance (À préparer, En préparation, Prête) et une liste de contrôle :
- deux points vérifiés par le système, marqués « Renseigné par le système » : la salle est réservée (sauf en classe virtuelle) et les participants sont confirmés ;
- des points à cocher vous-même : supports relus, équipement vérifié, exercices et cas préparés, prérequis des participants vérifiés.
Les points marqués « bloquant » empêchent la séance de se tenir en l’état. La liste Participants signale les personnes qui découvrent le sujet (« Découvre ») et celles à qui manque un prérequis (« Prérequis manquant ») ; vous ne voyez que ce qui sert à animer, pas l’historique de formation des participants. Les blocs Déroulé et Supports complètent l’écran.
Émarger sur le terrain #
La Feuille terrain est pensée pour un téléphone ou une tablette, et fonctionne sans réseau.
- Ouvrez une fois votre espace formateur avec du réseau : les séances des huit prochains jours que vous pouvez émarger sont alors enregistrées sur l’appareil.
- Sur place, ouvrez la feuille terrain de la séance et touchez, pour chaque personne, Présent, Absent ou Excusé. Le compteur indique combien de personnes sont renseignées.
- Sans réseau, un bandeau indique le nombre de saisies conservées sur l’appareil. Elles partent dès le retour du réseau, ou avec Envoyer maintenant.
Les retards se précisent ensuite sur la feuille complète, où se fait aussi la clôture. Une feuille clôturée ne se modifie plus depuis le terrain : une correction passe par les RH. Si une saisie n’a pas pu être enregistrée, prévenez les RH plutôt que de la refaire.
Supports, retours et statistiques #
- Mes supports : les fichiers des formations que vous animez, groupés par formation, avec un bouton Ouvrir. Ils viennent des blocs de la version publiée de chaque formation.
- Retours : les évaluations des participants sur vos sessions réalisées, avec le taux de réponse et les commentaires, anonymes et dans un ordre aléatoire. Sous le seuil minimum de réponses, les résultats sont masqués. Vous ne voyez que vos propres retours ; il n’y a pas de classement entre formateurs.
- Mes statistiques : heures animées, séances et satisfaction moyenne sur six mois, avec un graphique par mois. Les heures viennent de l’émargement.
Relire les devoirs #
L’onglet Devoirs à relire réunit les rendus des participants de vos sessions (filtre À relire ou Tous les rendus). Cliquez sur Accepter pour valider la leçon, ou saisissez un commentaire et cliquez sur Renvoyer : le commentaire est obligatoire pour renvoyer.
Heures & honoraires #
L’onglet Heures & honoraires présente les six derniers mois, période par période : heures animées, nombre de séances et statut (En cours, Transmis). Les heures sont calculées à partir des feuilles de présence que vous clôturez, pas d’une déclaration.
- Vérifiez la période. La mention « Période incomplète — à régler avant de transmettre » signale une feuille de présence non clôturée.
- Cliquez sur Valider la période, puis sur Confirmer.
En tant que formateur interne, ces heures alimentent le coût analytique de la formation : il n’y a pas de facturation. Une période validée passe au statut Transmis et ses heures sont figées.
À savoir #
- Une période dont une feuille n’est pas clôturée est refusée ; une période déjà transmise ne se transmet pas une seconde fois.
- Certains textes de la préparation (intitulés de la liste de contrôle) sont produits par le serveur et peuvent s’afficher en français dans l’interface anglaise.
- Les montants s’affichent en euros.
- La tenue de la feuille complète et la programmation des sessions sont décrites dans Programmer les sessions et tenir l’émargement.
