Le module Formation mesure l’écart entre les compétences que chaque poste demande et celles que chaque personne détient. Vous bâtissez un référentiel (axes, compétences, échelle de niveaux), vous fixez les niveaux requis par poste, puis vous lisez les écarts dans la matrice et vous préparez le volet compétences de l’entretien annuel. Cet article s’adresse aux RH, aux managers et aux administrateurs.
Avant de commencer #
- Le module Formation doit être installé pour votre espace.
- Bâtir le référentiel : droit « Réglages du module Formation » (rubrique RÉGLAGES de la matrice des rôles), palier Exécuter.
- Ouvrir la matrice, fixer les niveaux requis d’un poste, donner un avis de manager : droit « Compétences » (rubrique PILOTAGE), palier Exécuter. La matrice ne montre que les salariés de la population de votre rôle et les équipes que vous encadrez.
- Planifier une formation depuis un écart : en plus, « Demandes de formation » au palier Exécuter.
- Chaque salarié voit son propre profil avec « Mon espace formation ».
Bâtir le référentiel #
Ouvrez Paramètres › Formation › Compétences & évaluations (ou le bouton Référentiel & niveaux requis de la matrice). La page compte quatre onglets utiles : Référentiel, Bibliothèque, Niveaux requis et Échelle.
Partir de la bibliothèque #
L’onglet Bibliothèque propose des compétences prêtes à l’emploi, en quatre langues, rangées par familles (socle commun et familles métier). Cherchez avec Chercher une compétence, cochez celles qui vous servent (ou Tout cocher pour une famille), puis cliquez sur Adopter N compétence(s). Une compétence portant déjà le même nom dans votre référentiel est reliée, pas dupliquée ; la mention Dans votre référentiel signale celles déjà adoptées.
Créer ses axes et ses compétences #
- Dans l’onglet Référentiel, cliquez sur Créer un axe et saisissez le Nom de l’axe. Le français est obligatoire ; l’anglais, l’allemand et l’italien sont facultatifs (le français s’affiche quand une traduction manque).
- Dans un axe, cliquez sur Ajouter une compétence : Nom de la compétence, Ce qu’on attend de la personne, et deux cases, Compétence critique et Active dans la matrice.
- Cliquez sur Enregistrer.
Chaque compétence indique son usage (évaluations, postes, formations) ou « jamais utilisée ».
Régler l’échelle #
L’onglet Échelle compte six niveaux, de 0 à 5. Par défaut : 0 Non acquis, 1 Notions, 2 Opérationnel, 3 Autonome, 4 Expert, 5 Référent. Pour chaque niveau, renseignez le Libellé et Ce que ce niveau veut dire dans chaque langue, puis cliquez sur Enregistrer l’échelle.
Fixer les niveaux requis par poste #
- Dans l’onglet Niveaux requis, cherchez un poste avec Chercher un poste. La liste indique le nombre d’exigences de chaque poste, et les postes sans titulaire.
- Réglez le niveau attendu (0 à 5) pour chaque compétence. 0 signifie « non requis ».
- Cliquez sur Enregistrer. Les titulaires du poste sont prévenus du changement.
Travailler dans un tableur #
Sur les onglets Référentiel et Niveaux requis, Exporter en Excel produit un classeur (compétences, niveaux requis, échelle). Modifiez-le, puis Importer un classeur : un Contrôle du classeur liste les erreurs par feuille et par ligne, ou annonce ce que l’import va faire (axes et compétences créés, compétences modifiées, niveaux requis changés). Rien n’est écrit avant que vous cliquiez sur Importer.
Lire la matrice #
Ouvrez Formation › Piloter › Matrice des compétences. La page Compétences & évaluations affiche quatre tuiles : Couverture globale, Écarts critiques (2 niveaux ou plus), Évalués récemment, À rafraîchir (évaluations de plus de 18 mois). Les filtres Équipe et Axe restreignent l’affichage.
- Écarts & couverture : pour chaque compétence, les personnes concernées, au niveau, à −1 niveau, à −2 et plus, non évaluées, et le taux de couverture. Une compétence jamais évaluée compte dans le déficit.
- Matrice : une ligne par collaborateur, une colonne par compétence. La bascule Niveau / Écart change ce que montre chaque case. Un liseré pointillé signale une évaluation de plus de 18 mois ; une case grise, une compétence non requise sur le poste.
Le profil d’une personne #
Dans la vue Matrice, cliquez sur un nom pour ouvrir son Profil de compétences : couverture du poste, niveau détenu et niveau requis de chaque compétence, Formations à envisager (formations du catalogue qui comblent ses écarts) et Cibles individuelles.
Fixer une cible individuelle #
Une cible remplace le niveau requis du poste pour cette personne seulement, par exemple pour préparer une mobilité. Le manager de la personne peut la poser, comme les détenteurs du droit « Compétences » au palier Exécuter ; personne ne peut en poser une sur lui-même.
- Dans le profil, cliquez sur Fixer une cible.
- Choisissez la Compétence et le Niveau visé. 0 dispense la personne de la compétence.
- Saisissez le Motif (obligatoire) et, si besoin, une Échéance (facultative) : passée cette date, le niveau du poste reprend.
- Cliquez sur Enregistrer. La personne est prévenue.
Une cible se modifie ou se retire depuis la liste des cibles individuelles du profil.
Le volet compétences de l’entretien annuel #
Dans le profil, Volet entretien annuel ouvre la vue Entretien annuel pour cette personne. Si une campagne annuelle est active dans le module Performance, le volet y est rattaché ; sinon, les avis restent enregistrés comme évaluations au fil de l’eau.
- Reprendre les niveaux déjà évalués propose les derniers niveaux connus ; rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas validé chaque ligne.
- Les compétences où l’auto-évaluation et l’avis du manager divergent sont placées en tête, avec la mention Désaccord.
- Sur une ligne, cliquez sur Donner mon avis (ou Modifier), choisissez le niveau, justifiez si besoin, puis Enregistrer.
Chaque avis s’ajoute au journal des évaluations, daté et signé ; il ne remplace pas les précédents.
Planifier une formation depuis un écart #
Dans la vue Écarts & couverture, Planifier est actif quand au moins une formation du catalogue développe la compétence. Le bouton ouvre Demandes de formation avec une nouvelle demande pré-remplie, déposée à votre nom, qui suit le circuit de validation habituel (voir Demander une formation et la faire valider).
Les avis envoyés #
| Événement | Destinataire |
|---|---|
| Une cible individuelle est posée | La personne |
| Une autre personne évalue une de ses compétences | La personne |
| Les niveaux requis de son poste changent | Les titulaires du poste |
| Un nouvel écart de 2 niveaux ou plus apparaît sur une compétence critique | Le manager de la personne |
Ces avis arrivent par e-mail, dans la langue du destinataire, et dans les notifications d’Illizeo.
Ce que voit le salarié #
Formation › Pour moi › Mes compétences ouvre Mon profil de compétences : niveaux retenus pour son poste, comparés au requis ou à sa cible individuelle, avec la source de chaque évaluation (auto-évaluation, manager, pair, test, certification). M’auto-évaluer lui permet de donner son niveau et de le justifier. Son avis s’ajoute à son historique ; le niveau affiché peut ne pas changer, car l’évaluation du manager l’emporte.
À savoir #
- Une compétence qui a servi (évaluations, postes) ne se supprime pas : désactivez-la, son historique est conservé. Un axe qui contient des compétences ne se supprime pas non plus.
- Deux axes, ou deux compétences, ne peuvent pas porter le même nom.
- L’import d’un classeur qui modifie les niveaux requis demande le droit « Compétences » au palier Exécuter.
Questions fréquentes #
La matrice affiche « Référentiel non configuré ». #
Aucune compétence n’est encore déclarée. Cliquez sur Définir le référentiel, ou partez de la bibliothèque.
Le menu Matrice des compétences n’apparaît pas. #
Il demande le droit « Compétences » au palier Exécuter. Au palier Accès, la personne ne voit que son propre profil.
Le bouton Planifier est grisé. #
Aucune formation du catalogue ne déclare développer cette compétence. Ajoutez-la aux objectifs d’une formation (voir Créer et publier une formation au catalogue).
