Cet article réunit les sujets transverses du module Formation : les droits par rôle, les réglages, les notifications et les e-mails, les tâches automatiques, la traçabilité, les données personnelles, les langues et l’intelligence artificielle. Il s’adresse aux administrateurs de l’espace.
Avant de commencer #
- Le module Formation doit être installé pour votre espace. Il apparaît alors dans le menu principal sous Formation, et ses réglages sous Paramètres › Formation.
- Les droits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés, rubrique FORMATION de la matrice des rôles, avec trois paliers : Accès, Exécuter, Admin.
- Lorsqu’un geste vise un salarié, la population du rôle s’applique en plus du palier : un rôle n’agit que sur les salariés de sa population.
Les droits du module #
La matrice des rôles compte dix-huit droits pour la Formation. Par défaut, ils sont tous accordés au rôle Administrateur, aux trois paliers.
| Droit (matrice des rôles) | Ce qu’il permet |
|---|---|
| Mon espace formation | L’espace personnel : accueil, parcours, catalogue, lecteur de cours, quiz, habilitations, attestations, compétences et boîte de notifications. |
| Assistant pédagogique (IA) | Accès : savoir si l’assistant est disponible ; Exécuter : lui poser une question dans le lecteur de cours. |
| Demandes de formation | Accès : lire ses demandes ; Exécuter : déposer, retirer, redéposer, et arbitrer celles de ses subordonnés ; Admin : file RH et enveloppes budgétaires. |
| Catalogue des formations | Accès : lire le catalogue d’administration ; Exécuter : créer une formation et en modifier les métadonnées. |
| Contenu pédagogique & quiz | Accès : ouvrir l’éditeur ; Exécuter : modifier le contenu, téléverser, relire les devoirs, utiliser l’IA de rédaction ; Admin : envoyer en revue, en validation et publier. |
| Sessions & planning | Accès : lire le planning ; Exécuter : créer une session, déplacer une séance, saisir les coûts. |
| Émargement | Accès : lire ; Exécuter : tenir et clôturer toutes les feuilles de présence. |
| Espace formateur | L’espace formateur, pour les personnes déclarées comme formateurs actifs ; Exécuter : préparer, déclarer ses heures, émarger ses séances. |
| Plan de formation annuel | Accès : lire le plan ; Exécuter : le modifier et le faire avancer. |
| Compétences | Accès : son propre profil ; Exécuter : la matrice, les niveaux requis des postes, l’avis de manager. |
| Habilitations & conformité | Accès : lire le registre ; Exécuter : programmer, valider, refuser ou clore un recyclage. |
| Reprise d’historique de formation | Accès : lire ; Exécuter : consigner, importer, annuler un import, supprimer une ligne. |
| Dossier réglementaire | Accès : lire les rapports ; Exécuter : produire un dossier. |
| Conventions, factures & attestations | Accès : lire ; Exécuter : créer une convention, valider ou contester une facture, renseigner Qualiopi. |
| Budget & achats | Accès : lire ; Exécuter : bons de commande, refacturation, effets. |
| Suivi & analytics | Accès : indicateurs agrégés ; Exécuter : toutes les vues, et les rapports système Formation de People Analytics. |
| Relances & notifications | Accès : voir les onglets Réglages et Journal d’envoi ; Exécuter : modifier les règles de relance. |
| Réglages du module Formation | Accès : lire les paramètres de formation ; Exécuter : les modifier, activer un référentiel réglementaire. |
Une entrée de menu n’apparaît qu’avec son droit. Deux d’entre elles demandent le palier Exécuter : Matrice des compétences et le Catalogue d’administration. Les pages Habilitations & recyclages, Demandes & validation et Budget & achats des paramètres demandent à la fois le droit de leur domaine et « Réglages du module Formation ».
Les réglages #
Paramètres › Formation ouvre la page Paramètres de formation. Les réglages qui s’y enregistrent :
- Salles, formateurs & organismes : les référentiels des sessions et des conventions, un onglet chacun, avec un bouton de création (Nouvel organisme, par exemple) et Modifier sur chaque ligne. Un élément ne se supprime pas : décochez Actif. Chaque ligne indique son usage et ce qui lui manque. Un formateur interne doit être relié à son Compte salarié pour accéder à l’espace formateur.
- Habilitations & recyclages : les trois seuils d’alerte (voir Suivre les habilitations et les recyclages).
- Compétences & évaluations : référentiel, bibliothèque, niveaux requis et échelle (voir Gérer les compétences).
- Demandes & validation : les Enveloppes budgétaires de l’exercice, par collaborateur ou par service (Portée, Enveloppe (€), Enregistrer). L’enveloppe individuelle prime sur celle de l’équipe. Il faut « Demandes de formation » au palier Admin.
- Modèles de parcours : les parcours d’intégration et les parcours continus ; la bascule Actif / Inactif s’applique aussitôt, sans interrompre les parcours en cours.
- Le référentiel réglementaire s’applique depuis Paramètres › Gérer Illizeo › Conformité (voir Conventions, factures, attestations et dossiers réglementaires).
Notifications et relances #
Ouvrez Formation › Pour moi › Notifications. L’onglet Ma boîte montre à chacun ses avis des 60 derniers jours. Avec « Relances & notifications », deux onglets s’ajoutent.
Réglages : les modifications s’enregistrent dès le clic.
- Garde-fous d’envoi : Envois max. par personne et par jour (au-delà, le courriel ne part pas, l’avis reste dans l’outil) et Jours d’envoi.
- Règles de relance : dix événements datés (habilitations, formations obligatoires, sessions, demandes, feuilles de présence, conventions, parcours d’intégration). Chaque règle s’active ou se désactive ; dépliée, elle montre ses Canaux (Courriel, Dans l’outil) et ses Destinataires (la personne concernée, son manager, les RH, le formateur). Les règles « Session annulée » et « Habilitation périmée » sont obligatoires et ne se désactivent pas.
Journal d’envoi : les envois des 30 derniers jours, avec les compteurs Envoyés, Échecs, Supprimés (groupage, plafond, doublons) et Escalades manager, et un filtre par événement.
Les textes des e-mails se personnalisent dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email, catégorie Formation. Pour les règles qui attendent une action (formation obligatoire en retard, demande à arbitrer, feuille de présence à clôturer, convention non signée), la règle décide du premier envoi ; les rappels suivants se règlent dans le bloc Relance du modèle : Première relance après, Puis tous les, Au plus, prévenir le manager après la dernière relance, compter en jours ouvrés. Par défaut : 3 jours, tous les 3 jours, 2 relances au plus, en jours ouvrés. Les relances s’arrêtent d’elles-mêmes quand l’action attendue est faite.
D’autres avis partent au moment du geste, par e-mail et dans les notifications d’Illizeo : inscription à une session, devoir à relire et devoir relu, cible de compétence, compétence évaluée, niveaux requis modifiés, écart critique.
Tâches automatiques #
Chaque matin, Illizeo ouvre les cycles de renouvellement des habilitations, puis passe les règles de relance. Un envoi qui tombe un jour non coché dans Jours d’envoi est reporté, pas perdu.
Intégrations #
- Les séances confirmées, et celles en attente de réponse, apparaissent dans le calendrier des absences ; les places en liste d’attente n’y figurent pas.
- À la planification d’une session, les congés validés des participants et du formateur sont signalés comme conflits. À l’approbation d’un congé qui couvre une séance confirmée, l’approbateur est averti, sans refus automatique.
- People Analytics propose les rapports système « Heures de formation », « Formations obligatoires » et « Habilitations à renouveler ».
Traçabilité #
Le module garde le journal d’envoi des notifications (30 jours), l’historique des habilitations et de leurs cycles de renouvellement (motifs de refus ou de clôture compris), les versions de chaque formation, le journal daté et signé des évaluations de compétences, les dossiers réglementaires figés et le rapport de chaque import d’historique.
Données personnelles #
L’export des données d’un salarié (droit d’accès et de portabilité) comprend tout ce que la Formation garde de lui : progression, quiz, inscriptions et émargements, parcours, habilitations, historique, attestations, demandes, devoirs et compétences. Les fichiers ne sont pas joints à l’export ; ils restent consultables dans l’application.
L’effacement définitif d’un salarié supprime ses lignes et ses fichiers (devoirs, attestations, justificatifs). Là où il n’a été qu’acteur (relecteur, valideur, émargeur), il cesse d’être nommé et la ligne reste.
Langues #
L’interface existe en français, anglais, allemand et italien ; certains textes produits par le serveur (messages d’erreur, indicateurs, dossiers réglementaires) restent en français. Les e-mails s’écrivent dans la langue du destinataire. Les compétences et l’échelle se saisissent en quatre langues, avec le français en repli.
Intelligence artificielle #
Dans le lecteur de cours, le bouton Assistant et le bloc Aide de l’IA demandent « Assistant pédagogique (IA) » au palier Exécuter. Dans l’éditeur, le panneau Assistant de rédaction, l’IA d’un bloc de texte, les questions Avec l’IA et Générer depuis un document demandent « Contenu pédagogique & quiz » au palier Exécuter. Ces boutons n’apparaissent que si l’IA est activée pour votre espace et que son plafond de consommation n’est pas atteint. Les appels sont décomptés de la consommation d’IA de l’espace.
À savoir #
- Les montants du module (coûts, enveloppes, tarifs, conventions) sont affichés en euros.
- La capacité d’une salle ne peut pas descendre sous l’effectif des séances à venir qui l’occupent.
Questions fréquentes #
Un manager reçoit trop de courriels. #
Baissez Envois max. par personne et par jour, ou retirez « Son manager » des destinataires d’une règle. Le journal d’envoi montre ce qui est parti et ce qui a été supprimé.
Les boutons d’IA n’apparaissent pas. #
Vérifiez que l’IA est activée pour votre espace, que son plafond n’est pas atteint, et que le rôle porte le droit au palier Exécuter.
