Le module Flex Office organise le travail hybride : chacun déclare où il travaille, réserve un bureau, un poste, une place de parking, un repas ou une salle de réunion, invite des visiteurs et, sur les sites qui l’exigent, pointe son arrivée. Cet article présente le module et indique l’article à lire pour chaque écran.
Avant de commencer #
- Le module doit être activé dans votre espace Illizeo. Il s’ouvre alors par l’entrée Bureau flexible du menu, qui mène au Tableau de bord, au Calendrier Flex Office et aux Salles de réunion, selon vos droits.
- Sans le droit d’accès au module, l’entrée n’apparaît pas dans votre menu.
- Tant que le module n’est pas ouvert à tous dans votre espace, seuls les administrateurs y ont accès et reçoivent ses avis. Les e-mails adressés aux visiteurs externes partent toujours.
- La configuration se fait dans Réglages › Flex Office, sur la page Paramètres Flex Office. Voir Paramètres Flex Office.
- Les droits du module se règlent au même endroit que tous les droits : Réglages › Gérer les employés › Rôles des employés.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Accès au module Flex Office », palier Accès : le module, son calendrier et la page des paramètres. Chaque article précise ensuite les droits propres à son écran.
Utiliser le module #
| Article | Ce qu’il couvre |
|---|---|
| Calendrier Flex Office | Déclarer son lieu de travail, réserver un bureau ou un poste, le plan du jour, pointer son arrivée, les réservations annulées, les tuiles de l’accueil |
| Semaine type | Votre semaine habituelle, votre poste préféré, libérer votre poste attribué |
| Parking | Réserver une place, la fenêtre Gestion Parking, la liste du jour |
| Repas | Réserver un repas, la fenêtre Gestion Restaurant, la liste du jour |
| Visiteurs | Inviter un visiteur, l’accueil, pointer une arrivée, les invités des réunions |
| Salles de réunion | Réserver une salle, inviter des participants et des invités externes, réunions récurrentes, Mes réunions |
| Événements du site | Publier un événement, s’inscrire, la salle d’un événement |
| Approbations | Traiter les demandes de réservation et de visite, déléguer |
| Relances de planning | Relancer les personnes qui n’ont pas déclaré leur semaine |
| Tableau de bord | Occupation des sites, des zones et des postes, présence mesurée par le pointage, alertes, rapports |
Configurer le module #
| Article | Ce qu’il couvre |
|---|---|
| Lieux et plans | Sites, étages, zones, plans, postes, équipements, salles de réunion, pointage d’un lieu, fermetures |
| Profils de présence | Les règles de présence et les personnes concernées |
| Réglages généraux | Les réglages qui valent pour tout le module |
| Paramètres Flex Office | La page d’entrée des réglages et ses tuiles |
| Imports | Importer depuis un fichier les zones, postes, salles, places de parking, profils, restaurants et menus |
| Notifications | Avis dans l’application et e-mails du module |
| Intégrations | Les réunions dans les agendas, ce qui sort et entre par exports, rapports et imports |
Quel article pour quel écran #
| Écran de l’application | Article |
|---|---|
| Onglet Calendrier Flex Office, bande « Aujourd’hui sur site », page « Pointage sur site » et fenêtre « Mes annulations » | Calendrier Flex Office |
| Préférences (semaine type) | Semaine type |
| Fenêtre Gestion Parking | Parking |
| Fenêtre Gestion Restaurant | Repas |
| Fenêtre Accueil des visiteurs, fenêtre « Pointer une arrivée », page Visiteurs & Externes | Visiteurs |
| Onglet Salles de réunion | Salles de réunion |
| Fiche d’un événement | Événements du site |
| Onglet Approbations | Approbations |
| Fenêtre Relances de planning | Relances de planning |
| Onglet Tableau de bord | Tableau de bord |
| Lieux de réservation, onglet Pointage d’un lieu, Équipements | Lieux et plans |
| Profils (liste et fiche) | Profils de présence |
| Réglages généraux | Réglages généraux |
| Page Paramètres Flex Office | Paramètres Flex Office |
| Imports | Imports |
| Notifications | Notifications |
| Intégrations | Intégrations |
