Le Flex Office permet d’inviter des visiteurs externes, de leur réserver une place de parking et un repas, et d’organiser leur accueil le jour de la visite. Les invités externes d’une réunion sont des visiteurs comme les autres. Cet article couvre aussi le pointage d’un collègue à l’accueil et la page de réglages Visiteurs & Externes.
Avant de commencer #
- Le bloc Visiteurs d’un bureau se lit avec le droit d’inviter des visiteurs au palier Accès. Inviter, corriger, retirer, annuler, réserver une place ou un repas demande ce droit au palier Exécuter. Vous invitez pour vous, ou pour la population de votre rôle.
- Inviter des externes à une réunion demande, en plus de la réservation de la salle, le droit d’inviter des visiteurs au palier Exécuter. Sans lui, la rubrique Invités externes (facultatif) n’existe pas.
- Le bouton Accueil n’apparaît qu’avec le droit de gérer l’accueil des visiteurs (palier Accès pour la liste, palier Exécuter pour pointer). Ce droit couvre les visiteurs de toute l’entreprise. L’accueil ne voit pas l’e-mail des visiteurs.
- Pointer une arrivée n’apparaît qu’avec le droit de pointer l’arrivée d’une autre personne au palier Exécuter. Il vaut pour les collègues de la population de votre rôle.
- La page Visiteurs & Externes se lit avec l’accès au module ; l’enregistrer demande le droit des paramètres généraux au palier Exécuter.
- Décider d’une visite soumise à approbation : voir Approbations.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Inviter des visiteurs externes (pour soi, ou pour la population de son rôle), leur réserver une place de parking et un repas » : palier Accès pour voir les visiteurs d’un bureau, palier Exécuter pour inviter et gérer (invités d’une réunion compris).
- « Gérer l’accueil des visiteurs : voir tous les visiteurs du jour, pointer les arrivées et les départs, saisir le badge » : palier Accès pour la liste du jour, palier Exécuter pour pointer.
- « Pointer l’arrivée d’une autre personne (accueil) : pointer sur site pour un salarié de sa population qui a réservé ce jour-là (exécuter) », palier Exécuter.
- « Accès au module Flex Office », palier Accès : lire la page Visiteurs & Externes.
- « Paramètres généraux du module Flex Office », palier Exécuter : enregistrer la page Visiteurs & Externes.
- « Demande d’accès (DSR) », palier Administrer : retrouver et exporter un visiteur ; « Anonymisation », palier Exécuter, en plus : l’anonymiser.
À quoi servent ces écrans #
- Les visiteurs d’un bureau (fiche d’un jour de bureau dans le calendrier) : inviter un groupe de visiteurs, ajouter, corriger ou retirer une personne, annuler la visite, réserver une place et un repas pour chaque visiteur.
- Les invités externes d’une réunion (formulaire d’une réunion, onglet Salles de réunion) : une visite est créée avec la réunion. Voir Salles de réunion.
- Accueil des visiteurs (bouton Accueil du calendrier) : « Qui est attendu, arrivé ou parti ; badges temporaires ». L’accueil pointe les arrivées et les départs.
- Pointer une arrivée (entrée du calendrier) : « L’arrivée d’une personne à l’accueil, sur sa réservation du jour. » Elle concerne les collègues, pas les visiteurs.
- Visiteurs & Externes (Paramètres Flex Office) : autoriser les invitations, activer le badge temporaire, choisir les champs obligatoires.
Pas à pas #
Inviter des visiteurs #
- Réservez votre bureau pour le jour de la visite, puis ouvrez la fiche de ce jour dans le calendrier.
- Dans le bloc Visiteurs, cliquez sur + Inviter.
- Saisissez l’Heure d’arrivée prévue. La visite porte la date, le lieu, la zone et le créneau de votre bureau.
- Pour chaque personne, saisissez le Nom, la Société et l’E-mail (facultatifs, sauf si vos réglages les exigent), et la Langue des e-mails : français, anglais, allemand ou italien.
- Une personne de plus ajoute une ligne ; la croix d’une ligne la retire.
- Cliquez sur Inviter.
Gérer une visite #
- Le statut de la visite s’affiche : En attente d’approbation, Confirmée, Refusée ou Annulée. Sous chaque personne : son état, « invitation envoyée » une fois l’e-mail parti, et la langue de ses e-mails si elle a une adresse.
- + Ajouter une personne ajoute un visiteur à une visite existante. Si une approbation des visites est en place, la visite repasse en attente ; un refus ne retire que les personnes ajoutées.
- Les boutons au bout de la ligne d’un visiteur le corrigent (puis Enregistrer) ou le retirent.
- Annuler la visite annule tout le groupe.
- Pour chaque visiteur, réservez sa place (Réserver une place de parking, puis Réserver cette place) et son repas (Réserver un repas), ou retirez-les (Retirer la place, Retirer le repas).
Inviter des externes à une réunion #
- Dans le formulaire d’une réunion, ouvrez la rubrique Invités externes (facultatif) et cliquez sur Ajouter un invité externe.
- Saisissez le Nom, la Société, l’E-mail et la langue (« Langue de l’hôte » par défaut).
- Enregistrez la réunion. Une visite est créée au lieu de la salle, le jour de la réunion, avec l’organisateur pour hôte et une arrivée au début de la réunion.
Les détails (série de réunions, déplacement, annulation) sont dans Salles de réunion.
Accueillir les visiteurs le jour J #
- Dans le calendrier, cliquez sur Accueil. La fenêtre Accueil des visiteurs s’ouvre.
- Choisissez le Lieu et le Jour. La liste dit, pour chaque visiteur, son état (Attendu, Arrivé, Parti), son hôte, son heure, sa place et son repas. Un invité de réunion porte la mention « Réunion », avec la salle et les heures.
- À l’arrivée, saisissez le Numéro de badge si le badge temporaire est activé, puis cliquez sur Arrivée. L’hôte est prévenu dans l’application.
- Au départ, cochez Badge rendu si c’est le cas, puis cliquez sur Départ.
Pointer l’arrivée d’un collègue à l’accueil #
- Dans le calendrier, cliquez sur Pointer une arrivée.
- Sous Personne, cherchez et choisissez le collègue.
- Cliquez sur Enregistrer l’arrivée. La fenêtre confirme l’arrivée sur sa réservation du jour (lieu et créneau), ou dit qu’elle était déjà enregistrée.
Un refus s’affiche dans la fenêtre : la personne n’a pas de réservation active aujourd’hui, ou elle n’est pas dans la population que vous pouvez pointer. Vous ne pouvez pas vous pointer vous-même par l’accueil. Voir Calendrier Flex Office pour le pointage de chacun.
Régler les visiteurs (administrateurs) #
- Ouvrez Paramètres Flex Office › Visiteurs & Externes.
- Activez ou non :
- Autoriser l’invitation de visiteurs : sans elle, toute invitation est refusée, y compris celle des invités d’une réunion ;
- Badge temporaire : l’accueil saisit un numéro de badge à l’arrivée, rendu au départ.
- Sous Champs obligatoires, le Nom est toujours demandé ; cochez au besoin Société, E-mail, Zone.
- Le bloc Visiteurs attendus compte les visiteurs attendus à partir d’aujourd’hui.
- Cliquez sur Sauvegarder.
À savoir #
- Une visite occupe une place au bureau. Le visiteur compte dans la zone de son hôte. Dans une zone à postes, il ne prend aucun poste précis : il retient l’un des postes libres non attribués. S’il n’y a plus de place : « Plus de place au bureau ce jour-là pour ce créneau. » Une zone réservée à des départements prioritaires refuse la visite si l’hôte n’en fait pas partie.
- La visite d’une réunion n’a pas de zone : elle compte dans la capacité du lieu, et le réglage Zone ne s’y applique pas. Elle suit la réunion : déplacée avec elle, annulée avec elle (un invité déjà arrivé reste).
- Site fermé. Un site fermé aux visites sur le créneau refuse l’invitation.
- Approbation. Si votre entreprise valide les visites, un circuit est réglé dans Workflows sur le déclencheur « Visite à valider ». Sans circuit, la visite est confirmée directement. Une visite refusée annule les places et les repas de ses visiteurs. Pour une série de réunions, une seule validation couvre toutes les dates.
- E-mails aux visiteurs.
- Un visiteur qui a une adresse reçoit son invitation quand la visite est confirmée, jamais avant. Elle donne le lieu, l’adresse, la date, l’heure, l’hôte et les informations d’accès.
- Il reçoit un e-mail d’annulation s’il avait reçu son invitation.
- L’invité d’une réunion reçoit un e-mail quand le lieu, le jour ou l’heure de début de la réunion changent. Pour une série, il reçoit une seule invitation qui liste ses dates, puis un e-mail par changement.
- Les e-mails partent dans la langue choisie pour le visiteur : par défaut celle de l’hôte, sinon celle de l’espace, sinon l’anglais. Ils ne disent jamais l’objet d’une réunion.
- Les modèles se règlent dans Réglages › Illizeo › E-mails ; l’invitation reste toujours active, les autres peuvent être coupés. Sans adresse, rien ne part.
- Hôte absent. Si l’hôte a une absence ou un télétravail approuvé sur le créneau, la visite est maintenue. L’hôte est averti, et l’accueil voit « Hôte absent » : prévoyez quelqu’un pour recevoir.
- Repas du visiteur. Il compte dans la capacité et les listes du jour, pas dans le quota de l’hôte. Complet, il passe en liste d’attente.
- Une visite sur plusieurs jours, ce sont plusieurs visites.
- Conservation. Les visites et les données des visiteurs (nom, société, e-mail, badge) sont purgées après 24 mois par défaut.
- Demandes de protection des données. Un visiteur n’a pas de compte : le DPO le retrouve par son adresse e-mail dans Organisation › Données & Confidentialité, onglet « Visiteurs du Flex Office », puis exporte ses données (Exporter (JSON)) ou les anonymise (Anonymiser). Les visites à venir d’un visiteur anonymisé sont annulées ; l’hôte en est prévenu, sans son nom.
