L’onglet Salles de réunion sert à réserver une salle d’un de vos sites pour une réunion, ponctuelle ou répétée : vous choisissez le jour, l’heure de début et de fin à la minute, vous invitez des collègues et, si votre rôle le permet, des personnes extérieures.
Avant de commencer #
- L’onglet existe pour les personnes qui ont le droit de réserver une salle de réunion. Au palier Accès, vous voyez les salles, leur journée et vos réunions, sans rien changer. Au palier Exécuter, vous réservez, modifiez, annulez, libérez et répondez aux invitations.
- La rubrique Invités externes (facultatif) du formulaire n’existe qu’avec le droit d’inviter des visiteurs externes, au palier Exécuter.
- Réserver une salle depuis la fiche d’un événement demande en plus le droit de publier les événements du site, au palier Exécuter.
- L’onglet Salles de réunion d’un lieu, dans les paramètres, suit le droit de configurer les salles de réunion.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Réserver une salle de réunion : voir les disponibilités et ses réunions (accès), réserver pour soi, ou pour la population de son rôle (exécuter) ». Palier Accès : l’onglet, les salles, leur journée et vos réunions. Palier Exécuter : réserver, modifier, annuler, libérer, répondre aux invitations, Réserver une salle depuis le calendrier.
- « Inviter des visiteurs externes (pour soi, ou pour la population de son rôle), leur réserver une place de parking et un repas », palier Exécuter : la rubrique Invités externes (facultatif) du formulaire.
- « Publier les événements du site : voir les brouillons et les inscrits (accès), créer, modifier, publier et annuler un événement (exécuter) », palier Exécuter, avec « Réserver une salle de réunion » au palier Exécuter : la salle d’un événement, depuis sa fiche.
- « Configurer les salles de réunion : voir les salles et leurs équipements (accès), créer, modifier et archiver une salle, annuler la réunion d’une autre personne (exécuter) ». Palier Accès : l’onglet Salles de réunion d’un lieu. Palier Exécuter : créer, modifier, archiver une salle, et annuler la réunion d’une autre personne.
À quoi sert cet onglet #
- Trouver une salle libre sur un lieu et un jour, selon sa capacité et ses équipements.
- Réserver, modifier, annuler ou libérer vos réunions, ponctuelles ou en série.
- Inviter des collègues, qui répondent dans Illizeo, et des invités externes, accueillis comme des visiteurs.
- Retrouver vos réunions et vos invitations dans Mes réunions, dans le calendrier et sur l’accueil.
Les salles elles-mêmes (capacité, équipements, photo, place sur le plan) se décrivent lieu par lieu, dans les paramètres du Flex Office : voir Lieux et plans.
Se repérer dans l’écran #
- En haut, la recherche : Lieu, Jour, Capacité minimale, un créneau facultatif (De, À) et, si le catalogue en compte, les Équipements (tous requis).
- Les salles du lieu : une carte par salle, avec sa photo, sa capacité, son étage, ses horaires réservables et ses équipements, la frise de sa journée et le bouton Réserver.
- Mes réunions : vos réunions et vos invitations des 30 prochains jours, et le bouton Réserver une salle.
- Un bandeau signale un site fermé pour les salles ce jour-là, ce matin-là ou cet après-midi-là.
Pas à pas #
Chercher une salle #
- Ouvrez Flex Office › Salles de réunion.
- Choisissez le Lieu et le Jour.
- Facultatif : une Capacité minimale, des Équipements (tous requis) et un créneau (De, À). Avec un créneau, chaque salle dit si elle est Libre sur le créneau ou Prise sur le créneau.
La frise de chaque salle montre sa journée, de son ouverture à sa fermeture ; la liste en dessous la redit en texte, ou indique Libre toute la journée. La réunion d’une autre personne se lit Occupée, suivie du nom de l’organisateur si vous le voyez dans l’annuaire et du nombre d’invités externes s’il y en a ; son objet ne se lit que de ceux qui y ont droit (voir « À savoir »).
Réserver une salle #
- Sur la carte de la salle, cliquez sur Réserver. Vous pouvez aussi partir de Réserver une salle, dans Mes réunions, et choisir la Salle dans le formulaire.
- Vérifiez le Jour et saisissez le Début et la Fin.
- Si vous le souhaitez, un Objet (facultatif) de 120 caractères au plus et un Lien de visioconférence (facultatif). Seuls les participants et les gestionnaires lisent l’objet : n’y mettez aucune donnée sensible.
- Si vous le souhaitez, des participants : dans Participants (facultatif), tapez un nom dans Chercher dans l’annuaire, puis cliquez sur la personne. Seules les personnes actives que vous voyez dans l’annuaire sont proposées ; vous-même êtes compté à part.
- Si vous le souhaitez, une répétition et des invités externes (voir plus bas).
- Cliquez sur Réserver.
La réunion est confirmée tout de suite : une salle ne demande aucune validation. L’écran affiche Réunion enregistrée.
Pendant la saisie, l’écran vous avertit sans rien bloquer : quand l’effectif (vous, vos participants et vos invités externes) dépasse les places de la salle, et quand vous n’avez pas de bureau ce jour-là sur ce lieu (la salle ne réserve pas de bureau).
Après l’enregistrement, il peut encore avertir, sans rien refuser : l’organisateur a une absence approuvée sur ce créneau (seulement si vous pouvez voir ses absences) ; des participants sont absents sur ce créneau, et leur réponse devient Décliné ; des participants sont déjà pris par une autre réunion à cette heure.
Répéter une réunion #
- Dans le formulaire de réservation, rubrique Répétition, choisissez la Fréquence : Chaque jour, Chaque semaine ou Chaque mois (par défaut, Ne se répète pas).
- Réglez le pas, de 1 à 12 (Tous les … jours, Toutes les … semaines ou Tous les … mois). Pour une série hebdomadaire, cochez les jours de la semaine ; sans choix, c’est le jour de la première réunion. Une série mensuelle revient le même jour du mois ; un mois qui n’a pas ce jour (un 31 en avril) n’a pas de réunion.
- Choisissez la fin dans Jusqu’au : 12 mois au plus.
- Cliquez sur Réserver.
Toutes les réunions de la série sont réservées d’un coup. Celles qui ne peuvent pas l’être ne bloquent pas les autres : après Série enregistrée., l’écran donne le nombre de réunions réservées et liste, date par date, les jours non réservés avec leur motif :
- Jour non ouvré ;
- Jour férié, avec le nom du férié du lieu ;
- Site fermé, avec le motif de la fermeture ;
- Salle prise ;
- Organisateur déjà pris ;
- Créneau déjà commencé ;
- Plus de place au site pour les invités ;
- Visite des invités refusée.
Réservez une autre salle ou une autre heure ces jours-là. Si aucun jour ne peut être réservé, rien ne l’est et le formulaire affiche la liste.
- Une série commence au plus tôt aujourd’hui. Son premier jour doit être dans l’avance de la salle ; les suivants vont jusqu’à 12 mois, au-delà de cette avance.
- Une réunion ponctuelle reste permise un jour férié ou non ouvré : seule la série les saute.
- La répétition se règle à la réservation seulement : une série existante se modifie réunion par réunion, ou par sa portée.
- Les participants sont invités à chaque réunion de la série et reçoivent un seul avis pour la série.
- Les invités externes ont une visite par réunion, mais chacun reçoit une seule invitation, qui liste ses dates ; ensuite, un e-mail par changement (un récapitulatif quand plusieurs réunions changent, l’e-mail de la date quand une seule change). Si votre entreprise valide les visites, une seule validation couvre la série et vous êtes prévenu une fois de la décision.
- Votre agenda relié reçoit chaque réunion de la série.
Inviter des personnes extérieures #
- Dans le formulaire de la réunion, rubrique Invités externes (facultatif), cliquez sur Ajouter un invité externe.
- Saisissez son Nom et, selon ce qu’exigent les réglages des visiteurs, sa Société et son E-mail.
- Choisissez la langue de ses e-mails : Français, Anglais, Allemand ou Italien. Sans choix (Langue de l’hôte), c’est la langue de l’hôte.
- Réservez ou enregistrez la réunion.
Chaque invité reçoit une visite à l’accueil, créée avec la réunion : même lieu, même jour, arrivée à l’heure de début. L’accueil le voit dans sa liste du jour et pointe son arrivée comme pour toute visite (voir Visiteurs). Une réunion compte 50 invités externes au plus.
- La réunion est confirmée tout de suite. Si votre entreprise valide les visites, la visite suit le circuit « Visites » : l’invité est En attente de validation, puis Attendu. Il reçoit son invitation par e-mail une fois la visite validée (tout de suite si votre entreprise ne valide pas les visites).
- Si la visite est refusée, les invités sont Refusé et retirés de la réunion, qui reste ; vous êtes prévenu (notification et e-mail). Enregistrer la réunion les retire de la liste.
- La visite suit la réunion : déplacée avec elle (nouveau jour, nouvelle heure, lieu de la nouvelle salle), annulée avec elle ; l’invité reçoit l’e-mail du changement. Retirer un invité de la liste annule sa venue.
- Les invités comptent dans l’occupation du site, jamais dans une zone : un site plein refuse la réunion avec ses invités. Dans la salle, ils comptent dans les places (un avertissement, jamais un refus).
- Un site fermé aux visites refuse les invités ce jour-là. Dès qu’un invité est arrivé à l’accueil, la réunion ne se déplace plus ; elle peut encore s’annuler, et lui reste attendu jusqu’à son départ.
- Dans Mes réunions, chaque invité se lit avec sa société et l’état de sa visite : En attente de validation, Attendu ou Refusé, puis Arrivé et Parti.
Modifier, annuler, libérer #
Dans Mes réunions, sur une réunion que vous organisez :
- Modifier : la salle, le jour, les heures, l’objet, le lien, les participants ou les invités externes, tant que la réunion n’a pas commencé, puis Enregistrer. Tout est revérifié comme à la réservation. Si le jour ou les heures changent, les réponses des participants repartent En attente.
- Annuler la réunion : jusqu’à son heure de début. Les participants sont prévenus et la visite des invités externes est annulée.
- Libérer la salle : pendant la réunion, si vous avez fini plus tôt. La salle redevient libre dès la minute suivante.
Pour une réunion d’une série :
- Modifier propose d’abord la portée : Cette réunion, Celle-ci et les suivantes ou Toute la série. Au-delà de Cette réunion, le jour et les invités externes ne se changent pas. Une réunion modifiée seule est marquée « modifiée à part » : une modification de toute la série ne l’écrase pas.
- Si la salle est prise sur l’une des réunions visées, rien n’est modifié et le message dit laquelle.
- Annuler la réunion ouvre Annuler une réunion de la série : choisissez la portée, puis Annuler, ou Garder pour renoncer.
- Une réunion passée ou déjà commencée n’est jamais touchée.
Répondre à une invitation #
Les réunions où vous êtes invité apparaissent dans Mes réunions et dans la fiche du jour du calendrier, avec Invitation de suivi du nom de l’organisateur, et votre réponse : En attente, Accepté ou Décliné.
- Pour une réunion d’une série, choisissez d’abord Répondre pour : Cette réunion, Celle-ci et les suivantes ou Toute la série.
- Cliquez sur Accepter ou Décliner, tant que la réunion n’a pas commencé.
Vous pouvez changer d’avis : la dernière réponse compte. Un refus n’annule pas la réunion. L’organisateur lit dans Mes réunions la réponse de chacun, Décliné compris, et leur décompte.
Depuis le calendrier et l’accueil #
- Une pastille sur votre case du jour compte vos réunions de ce jour, invitations comprises, sauf celles que vous avez déclinées.
- La fiche du jour liste Mes réunions de ce jour, avec la réponse aux invitations, et propose Réserver une salle, qui ouvre l’onglet sur ce jour et ce lieu.
- Le plan du jour montre l’état de chaque salle placée sur le plan : Libre, Occupée ou Réservée par moi.
- La tuile d’accueil Ma semaine au bureau montre les réunions que vous organisez.
Pour un événement du site #
La fiche d’un événement à heure fixe, sur un seul jour, propose Réserver une salle aux personnes qui peuvent à la fois gérer les événements et réserver les salles, tant que l’événement n’a pas commencé. Le formulaire est le même, limité aux lieux de l’événement (Lieu de l’événement) et à son jour, dans ses heures, sans répétition. Un événement sans heure, ou sur plusieurs jours, ne prend pas de salle. Voir Événements du site.
Les salles d’un lieu #
Les salles se créent dans Paramètres Flex Office › Lieux de réservation, puis le lieu, onglet Salles de réunion, Nouvelle salle : nom, Capacité (personnes), étage, place sur le plan, horaires réservables, durée maximale, avance, consignes d’accès, équipements et photo. Une phone box est une salle de capacité 1. Archiver une salle annule ses réunions à venir, et leurs organisateurs sont prévenus. Les salles s’importent aussi (Paramètres Flex Office › Imports, objet Salles de réunion). Le détail est dans Lieux et plans et Imports.
À savoir #
- Règles d’une réunion : elle tient dans les horaires de sa salle, le même jour, dure 15 minutes au moins et au plus la durée maximale de la salle, et se réserve au plus tard le nombre de jours d’avance de la salle (une série va plus loin, voir plus haut).
- Chevauchements : deux réunions de la même salle ne se chevauchent pas, mais peuvent se toucher (10:00–10:00). Un organisateur ne tient pas deux réunions qui se chevauchent, même dans deux salles.
- Réunion commencée : elle ne se modifie plus et ne s’annule plus ; elle se libère.
- Fermetures du site : la case Salles de réunion d’une fermeture ferme les salles, comme une fermeture de tous les services. Une réunion qui touche une demi-journée fermée ne se réserve pas. Une réunion à venir sur une demi-journée fermée est annulée : son organisateur le lit dans le récapitulatif de la fermeture, ses participants sont prévenus. Une réunion déjà commencée est conservée. Dans une série, seules les réunions que la fermeture touche tombent.
- Qui lit quoi : l’objet, le lien et les noms des invités externes se lisent de l’organisateur, des participants, des gestionnaires des salles et des personnes dont le rôle couvre l’organisateur ; l’e-mail des invités, seulement de qui gère la réunion. Les autres lisent Occupée, le nom de l’organisateur s’ils le voient dans l’annuaire, et le nombre d’invités externes.
- Participants hors de votre annuaire : ils ne sont jamais nommés (Un participant) et restent sur la réunion quand vous la modifiez.
- Absence : si une absence approuvée tombe sur une réunion que vous organisez, vous êtes averti et la réunion reste. Un participant absent passe Décliné, sans motif.
- Votre agenda : si vous avez relié votre agenda Google ou Microsoft (agenda « illizeo »), la réunion y arrive, que vous l’organisiez ou y soyez invité. Elle se met à jour quand elle change et disparaît si elle est annulée, si la salle est libérée, si vous déclinez ou si vous êtes retiré. L’agenda indique le nombre d’invités externes, jamais leurs noms, et jamais l’objet. Les réponses se donnent dans Illizeo.
- Avis : vous êtes prévenu (notification et e-mail) quand une autre personne modifie, annule ou libère votre réunion ; quand vous êtes invité, quand une réunion où vous êtes invité change, est annulée ou vous retire ; quand un participant accepte ou décline votre réunion ; et de la décision sur la visite de vos invités externes. L’objet de la réunion n’y figure jamais. Réglez-les sur la ligne Salles de réunion de vos préférences de notification.
- Séries : Mes réunions et la fiche du jour disent Série avec son rythme et sa fin. Pour ce qui touche plusieurs réunions d’une série, un seul avis (et un seul e-mail) part par série.
- Départ de l’organisateur : à sa date de sortie, ses réunions à venir, séries comprises, sont annulées ; les participants sont prévenus, les visites des invités externes annulées, les agendas nettoyés. Une réunion déjà commencée reste.
- Salle d’un événement : la réunion reste dans les lieux, le jour et les heures de l’événement ; une modification qui en sortirait est refusée. Elle est déplacée avec l’événement, annulée avec lui ou quand son lieu est retiré de l’événement. Si elle est annulée autrement, la fiche de l’événement la montre annulée, et l’auteur de l’événement comme ses inscrits sont prévenus.
- Boîte de ressource : une salle reliée à une boîte de ressource le dit dans sa fiche ; Illizeo ne voit pas encore les réservations faites hors d’Illizeo.
- Invités externes : leurs données sont celles des visiteurs ; leur export et leur effacement passent par la conformité. Ils ne reçoivent pas l’événement d’agenda, seulement leurs e-mails.
