Les relances rappellent aux collaborateurs de compléter leur planning. Elles ne visent que les personnes dont le planning est incomplet. La fenêtre Relances de planning liste ces personnes, les relances qu’elles ont reçues, et permet de relancer à la main.
Avant de commencer #
- Le bouton Relances du calendrier n’existe qu’avec le droit de consulter qui est attendu au bureau (nominatif). La liste se limite aux personnes que votre rôle peut voir.
- Relancer, Exclure, Réintégrer demandent en plus le droit de relancer les plannings incomplets, au palier Exécuter. Sans lui, vous lisez sans agir.
- L’onglet Modèle n’existe que si vous pouvez ouvrir les modèles d’e-mails. L’onglet Configuration n’existe que si vous pouvez ouvrir les modèles d’e-mails ou les paramètres généraux du module ; il ne montre que les blocs dont vous pouvez ouvrir la page.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Accès au module Flex Office », palier Accès : le module.
- « Consulter qui est attendu au bureau (nominatif, borné à la population du rôle) », palier Accès : le bouton Relances, la fenêtre et ses listes.
- « Relancer les plannings incomplets », palier Exécuter : Relancer, Relancer tous, Exclure et Réintégrer, pour les personnes de votre population.
- « Modèles d’e-mails », palier Accès : l’onglet Modèle et le bloc Relances successives et escalade.
- « Paramètres généraux du module Flex Office », palier Accès : le bloc Fréquence et horaires d’envoi.
À quoi sert cette fenêtre #
« Les personnes dont le planning est incomplet, et les relances qu’elles ont reçues. » Elle a jusqu’à cinq onglets :
- Tableau de bord : les compteurs de la période et la liste des plannings incomplets, avec Relancer, Relancer tous et Exclure ;
- Historique : toutes les relances, avec leurs filtres ;
- Exclusions : les personnes exclues des relances, avec Réintégrer ;
- Modèle : le texte du message ;
- Configuration : la fréquence, les horaires et les relances successives.
Pas à pas #
Ouvrir les relances #
- Dans le calendrier, cliquez sur Relances. Ou, depuis le tableau de bord, cliquez sur Ouvrir les relances.
- La fenêtre s’ouvre sur la semaine suivante, celle que vise la relance hebdomadaire.
- Choisissez Semaine ou Jour, et naviguez avec les flèches. Cette semaine (ou Aujourd’hui) revient à la période en cours. En vue Jour, la fenêtre s’ouvre sur le prochain jour ouvré, celui que vise la relance quotidienne.
Lire le tableau de bord et relancer #
- Lisez les compteurs : À relancer, Relancés, Complétés, En retard, Exclus, et le Taux de complétion.
- Sous Plannings incomplets, chaque personne affiche ses jours manquants (« Manque : … ») et ses relances déjà reçues.
- Cliquez sur Relancer pour une personne, ou sur Relancer tous. Le bilan dit qui n’a pas été relancé et pourquoi (« Non relancés : … »), par exemple « déjà relancée aujourd’hui » ou « planning déjà complet ».
Exclure ou réintégrer une personne #
- Dans la liste, cliquez sur Exclure. Choisissez le motif : Hors site, En mission ou Autre.
- Cliquez sur Confirmer l’exclusion. La personne est exclue des relances jusqu’à sa réintégration.
- Pour la réintégrer, ouvrez l’onglet Exclusions et cliquez sur Réintégrer.
Consulter l’historique #
- Ouvrez l’onglet Historique.
- Filtrez par Personne, Statut, Origine et période (Du, Au).
- Chaque ligne donne la personne, la période, le statut, l’origine (Planifiée ou Manuelle), le nombre de relances, la dernière relance, son auteur (Par, ou « Envoi planifié ») et l’escalade.
Régler le message et les envois #
- Modèle : le message de relance est un seul modèle d’e-mail, « Mise à jour du lieu de travail », que la cloche reprend. Son texte se règle dans chaque langue. Ouvrir le modèle mène à la page des modèles d’e-mail (Réglages › Gérer Illizeo › Emails). Variables :
{{prenom}},{{periode}},{{jours_manquants}},{{date_limite}},{{lien}}. - Configuration :
- Fréquence et horaires d’envoi : hebdomadaire ou quotidienne, le jour et l’heure, et pour le quotidien le nombre de jours ouvrés d’avance ; Ouvrir les paramètres généraux (voir Réglages généraux) ;
- Relances successives et escalade : intervalle, nombre de relances et escalade au manager ; Régler les relances du modèle. Ce bloc « Relance » du modèle est inactif tant que vous ne l’activez pas.
À savoir #
- Planning complet. Un jour ouvré est couvert par une réservation de tout type (bureau, télétravail, déplacement) sur le matin et l’après-midi, une absence approuvée, un jour férié, une fermeture du site, ou un jour hors contrat. Un planning partiel est relancé, avec ses jours manquants.
- Qui reçoit. Les collaborateurs actifs qui déclarent leur lieu de travail, non exclus, et qui ont au moins un jour ouvré non couvert. Personne d’autre ne reçoit rien.
- Quand. La relance hebdomadaire part le jour et à l’heure réglés (vendredi à 16:00 par défaut), pour la semaine suivante. La relance quotidienne part à l’heure réglée, le nombre de jours ouvrés choisi avant le jour à remplir (la veille ouvrée par défaut). L’heure est celle du site de rattachement de chaque personne.
- Une relance manuelle par jour. Une même personne ne peut être relancée à la main qu’une fois par jour.
- Les relances s’arrêtent dès que le planning est complet.
- Statuts. Envoyée, Lue (l’avis a été ouvert dans la cloche ; l’ouverture des e-mails n’est pas suivie), En retard (la période a commencé), Ignorée (la période est finie), Complétée, Exclu.
- Préférences. Chacun peut régler la famille « Rappels de planning » dans ses préférences de notification. Voir Notifications.
- Conservation. L’historique nominatif est gardé 24 mois par défaut, puis purgé ; seuls des comptes anonymes restent.
- Accueil et tableau de bord. La tuile « Ma semaine au bureau » affiche le repère « Planning incomplet » selon la même règle ; la carte Complétion planning et le bloc Relances du tableau de bord lisent les mêmes plannings, sur la semaine en cours.
