L’onglet Pilotage budgétaire compare, mois après mois, la masse salariale réellement versée au budget de chaque unité (département, sous-société ou centre de coût selon les réglages) et projette le résultat de fin d’exercice. Cet article explique comment lire l’onglet, saisir le budget des unités, importer le réalisé de paie et recevoir les alertes de dépassement. Il s’adresse aux équipes paie, finance et RH.
Avant de commencer #
- Le droit « Pilotage de la masse salariale » ouvre l’onglet au palier Accès (lecture des totaux par unité) ; le palier Exécuter permet de saisir les budgets, d’importer le réalisé et donne accès aux montants nominatifs. Par défaut : Accès et Exécuter pour les rôles Administrateur, Gestionnaire Paie et Comptabilité ; Accès seul pour le rôle Responsable RH.
- L’exercice doit exister dans Pluriannuel & financement ; sinon le dialogue des budgets affiche « Créez d’abord l’exercice … dans Pluriannuel & financement. »
- L’axe des unités (Département par défaut), le taux de charges et le seuil d’alerte se règlent dans les réglages du module, section Pilotage.
Ce que montre la page #
En haut à gauche, la liste Exercice propose l’année précédente, l’année en cours et la suivante. Sous elle, une rangée de pastilles filtre la vue : Toutes les unités, puis une pastille par unité. La masse des contrats sans unité apparaît sous « Non rattaché ». Le filtre agit sur les indicateurs, le graphique et la répartition par groupe ; le tableau des unités montre toujours toutes les unités, et cliquer le nom d’une unité dans ce tableau applique aussi le filtre.
Les indicateurs #
| Indicateur | Ce qu’il mesure |
|---|---|
| Masse consommée · N mois | Le coût cumulé (brut et charges) des mois écoulés, comparé au budget à date |
| Projection fin d’exercice | Le coût de l’année : réalisé des mois importés, estimation des mois écoulés sans import, masse calculée des mois à venir ; comparé au budget |
| ETP | La somme des taux d’activité du mois de référence (le mois en cours, décembre pour un exercice passé, janvier pour un exercice futur) |
| Coût annuel par ETP | La projection divisée par les ETP |
Les « mois écoulés » sont les mois qui précèdent le mois en cours : en janvier, l’indicateur affiche donc 0 mois.
Le graphique et les tableaux #
- Cumul budget, réalisé et projection : trois courbes cumulées, mois par mois ; la projection part du dernier mois réel.
- Masse par groupe d’employés : la masse calculée de l’exercice, hors charges, répartie par groupe d’employés ; les contrats sans groupe forment la part « Sans groupe ».
- Suivi budgétaire par unité : pour chaque unité, Budget, Consommé (mois estimés compris), Projection, Écart (en %) et Statut. Une unité fermée porte la mention « fermée ».
| Statut | Signification |
|---|---|
| Conforme | La projection ne dépasse pas le budget |
| Vigilance | La projection dépasse le budget, mais pas au-delà du seuil d’alerte |
| Dépassement | La projection dépasse le budget au-delà du seuil d’alerte (1 % par défaut) |
| Sans budget | L’unité n’a pas de budget pour l’exercice |
L’encadré de qualité des données #
Un encadré orangé apparaît au-dessus des indicateurs quand un calcul est incomplet : contrats sans salaire saisi, sans heures de référence, à l’heure sans taux ou sans heures, ou dans une devise sans taux de change (ils sont absents du calcul) ; aucun taux de charges réglé (la masse calculée est alors en brut) ; mois écoulés sans réalisé importé (estimés d’après les contrats).
Comment chaque mois est compté #
- Mois écoulé et importé : le réalisé, plus les charges du fichier ; si le fichier n’en porte pas, le taux de charges réglé s’y ajoute.
- Mois écoulé sans import : la masse calculée d’après les contrats, signalée comme estimée dans le sous-titre du graphique et dans l’encadré.
- Mois à venir : la masse calculée d’après les contrats.
Si aucune unité n’a de budget, le budget mensuel de la vue « Toutes les unités » vaut la masse prévue de l’exercice divisée par douze.
Saisir le budget des unités #
- Cliquez sur Budgets des unités. Le dialogue rappelle l’axe des unités et indique « Charges comprises. Le montant annuel se répartit en douze mois, que vous pouvez ensuite corriger un à un. »
- Pour chaque unité, saisissez le montant annuel puis cliquez sur Répartir sur 12 mois : le montant est réparti en douze mois égaux, le dernier absorbant l’arrondi.
- Pour corriger un mois, dépliez la ligne de l’unité en cliquant son nom, modifiez les mois voulus puis cliquez sur Enregistrer les mois.
- Fermez avec Terminé. Le total s’affiche sous « Total des unités ».
Dès qu’une unité a un budget, la masse prévue de l’exercice (onglet Pluriannuel) devient la somme des budgets des unités. Si le circuit Workflows « Budget d’unité » est actif, chaque budget saisi part en validation : la ligne porte la mention « en validation » et le montant ne compte qu’une fois accepté par un second responsable.
Des budgets saisis sous un autre axe sont mis de côté et reviennent si l’axe est rétabli. La saisie est fermée quand l’exercice est budgété par poste, ou quand le budget est soumis ou arbitré (voir plus bas).
Importer le réalisé de paie #
Le réalisé s’importe par collaborateur et par mois, à partir d’un fichier exporté de votre logiciel de paie. Deux formats sont reconnus d’après l’en-tête ; les liens Télécharger le gabarit et Gabarit par rubrique du dialogue fournissent un modèle de chacun.
| Format | Colonnes obligatoires | Colonnes facultatives |
|---|---|---|
| Par totaux | matricule, mois, brut | charges (patronales) |
| Par rubrique | matricule, mois, rubrique, montant | libellé, compte, points |
Les en-têtes sont reconnus en français, anglais, allemand et italien, sans tenir compte des majuscules ni des accents. Le mois s’écrit par exemple 2026-03 ou 03/2026 ; les montants acceptent l’apostrophe des milliers (1’240’000) et la virgule décimale.
- Cliquez sur Importer le réalisé et choisissez le fichier dans Fichier CSV ou Excel (.csv, .txt, .xlsx ou .xls ; pour Excel, seule la première feuille est lue). Pour un CSV, choisissez si besoin l’Encodage du CSV.
- Cliquez sur Simuler. Illizeo affiche les lignes prêtes, celles qui remplaceraient un mois déjà importé et celles refusées, avec leur motif. Rien n’est encore écrit.
- Cliquez sur Importer pour confirmer. Le bouton n’est actif qu’après une simulation qui compte au moins une ligne valide.
Un mois déjà importé pour un collaborateur est remplacé ; un doublon dans le fichier est refusé. Une rubrique inconnue est créée « à classer » et ne compte pas tant qu’elle n’est pas classée (bouton Rubriques & charges).
Le journal des imports #
Le bouton Imports liste les imports passés : date, auteur, fichier, lignes retenues et statut. Pour chaque import, Refus (n) télécharge les lignes refusées avec leur motif, et Annuler défait l’import : ses lignes créées sont supprimées et ses lignes remplacées retrouvent leur valeur d’avant. L’annulation est refusée si un import plus récent a réécrit ces lignes : annulez-le d’abord.
L’import automatique par SFTP #
Votre logiciel de paie peut déposer ses fichiers sur le serveur SFTP de l’entreprise (Paramètres › Gérer Illizeo › Serveur SFTP). Dans les réglages du module, carte Import SFTP du réalisé, activez Relever le dossier chaque heure et indiquez le Dossier relevé. Chaque heure, les fichiers CSV de ce dossier sont importés comme depuis l’écran, puis rangés dans « traites » ou « refuses ». Ces imports apparaissent dans le journal avec l’auteur « SFTP ». Si la relève échoue, les destinataires des alertes du pilotage sont prévenus, une fois par jour et par motif.
Les alertes de dépassement #
Chaque matin, et après chaque import ou annulation, Illizeo contrôle l’exercice en cours. Quand une unité passe au statut « Dépassement », une notification part, une fois par unité et par mois, puis de nouveau si l’écart s’aggrave d’au moins un point. Elle est adressée aux personnes qui détiennent le droit « Pilotage de la masse salariale » au palier Exécuter et aux membres des groupes choisis dans les réglages (« Alertes aussi à ces groupes »), à condition qu’ils puissent lire le pilotage : un groupe élargit l’audience, jamais les droits. Chacun reçoit l’alerte dans la cloche et par e-mail selon ses préférences (« Dépassement de budget »).
Aller plus loin #
Budget par poste #
Au palier Exécuter, Budget par poste construit le budget poste par poste plutôt que par unité. Après Budgéter par poste, le budget de chaque unité devient la somme de ses lignes. Le dialogue propose Initialiser depuis les contrats, Reprendre l’exercice précédent, Revaloriser tout, Ajouter une ligne et Ajouter une enveloppe (remplacements, heures supplémentaires, astreintes, primes, autre). Revenir par unité rétablit la saisie par unité.
Demande & allocation #
Demande & allocation fait arbitrer le budget. Au palier Exécuter du pilotage, Soumettre le budget le fige jusqu’à l’arbitrage (avec un « Commentaire pour l’arbitrage (facultatif) ») ; Retirer annule la demande. Les personnes qui détiennent le droit « Pluriannuel & financement » au palier Exécuter tranchent chaque unité (Accepté, Partiel, Refusé), peuvent fixer un « Alloué global (facultatif) », puis cliquent sur Arbitrer : le pilotage suit alors le budget alloué. Rouvrir le budget permet de le modifier de nouveau.
Écarts N/N-1 #
Écarts N/N-1 décompose l’écart de masse salariale entre l’exercice et le précédent : effet effectifs, effet noria, effet activité, mesures générales, mesures individuelles, ancienneté et échelons, effet report, effet charges et reste non expliqué, au total et par unité. Les unités de moins de trois personnes sont regroupées.
Rubriques & charges #
Rubriques & charges classe les rubriques importées (salaire, enveloppe, charge patronale, ignorée) et montre, sous Taux par catégorie, le taux de charges réel par groupe et type de contrat. Ces taux ne s’appliquent que si la Source des charges des réglages vaut « Taux réels par catégorie ».
À savoir #
- Le fichier est lu dans votre navigateur : Illizeo ne conserve que les lignes, pas le fichier. Un import compte au plus 20 000 lignes.
- Un mois est considéré comme importé dès qu’une ligne y figure. Importez des fichiers complets : un collaborateur absent d’un mois importé compte zéro pour ce mois.
- Vider le montant annuel d’une unité puis cliquer sur Répartir sur 12 mois supprime son budget, sans confirmation.
- Chaque clic sur Simuler laisse une entrée dans le journal des imports.
- Les alertes ne portent que sur l’année civile en cours.
