Conduire la revue salariale

L’onglet Revue salariale conduit la campagne annuelle d’augmentations : les RH fixent une enveloppe, les managers proposent des mesures pour leur équipe, les propositions sont validées, puis les lettres de décision sont diffusées et les nouveaux salaires écrits dans les profils. Cet article décrit la campagne pas à pas, pour les RH, les managers et les valideurs.

Avant de commencer #

• « Revue salariale : lire toute la campagne… » : au palier Accès, lire toute la campagne, salaires compris ; au palier Exécuter, la conduire (cadrage, phases, ajustements, envoi en validation, décision sans circuit). Par défaut : Exécuter pour les rôles Administrateur et Responsable RH, Accès pour Gestionnaire Paie.
• « Revue salariale : proposer des mesures pour les personnes dont on est le N+1 » (Exécuter) : par défaut, rôles Manager et Administrateur.
• « Revue salariale : consulter le dossier d’un collaborateur… » (Accès) : par défaut, Administrateur, Responsable RH et Gestionnaire Paie.
• Reporter les nouveaux salaires dans les profils exige en plus le droit « Salaire de base » au palier Exécuter.
• L’exercice de la revue doit exister dans Pluriannuel & financement. Une grille salariale (onglet Grilles) est utile mais pas obligatoire.

Les six phases #

Une frise montre les six phases de la campagne, avec leur date-repère et leur état (« Terminée », « En cours », « À venir »).

Les RH passent d’une phase à la suivante avec Passer à : …, après confirmation. Ce bouton mène jusqu’à la phase Rétroaction ; on entre en Clôture par Clore la campagne. Si la campagne a déjà avancé (double clic, autre onglet), Illizeo refuse et demande de recharger la page.

• Passer en Propositions exige une enveloppe et une date limite ; la population est relue et chaque proposant est prévenu.
• Passer en Validation envoie les lignes soumises, en un dossier par proposant.
• Passer en Rétroaction est refusé tant qu’un dossier attend sa décision.

Pour les RH : ouvrir et cadrer la revue #

1. Cliquez sur Ouvrir une revue, choisissez l’Exercice et le Titre de la campagne, puis Ouvrir. Il y a une revue par exercice.
2. Dans Paramètres de l’enveloppe, saisissez le % de la masse salariale, le Plafond individuel (%) (facultatif), la Date limite — saisie managers, la Date d’effet des mesures et la Relance (jours avant l’échéance) (3 par défaut), puis Enregistrer.
3. Dans Répartition de l’enveloppe par unité, gardez la répartition au prorata de la masse de chaque unité, ou réglez les parts avec les boutons moins et plus (par demi-point) : elles doivent totaliser 100 %. Cliquez sur Enregistrer la répartition ; Base masse salariale revient au prorata.
4. Dans Population par groupes, choisissez si besoin des Groupes inclus (sans groupe inclus, tous les contrats salariés en cours entrent dans la revue) et des Groupes exclus, puis Enregistrer la population. Les groupes ne se modifient plus après la phase de propositions.
5. Passez en phase Propositions.

Modifier, sur la frise, change le titre de la campagne et les dates-repères de chaque phase.

Qui fait partie de la revue #

Une ligne par contrat salarié en cours, hors contrats externes et fiches en brouillon ; un emploi parallèle a sa propre ligne. La ligne est proposée par le supérieur du contrat, à défaut celui de la fiche, jamais par la personne elle-même. Chaque ligne retient le salaire de référence (annuel brut, base 100 %, 13e compris), la classe, l’échelon et l’unité. Relire la population ajoute les nouveaux contrats, rafraîchit les lignes encore à proposer et retire celles des contrats sortis. Un contrat sans salaire de référence ne peut recevoir aucune proposition.

Pour les managers : proposer #

La carte Mes propositions liste les personnes de l’équipe avec leur salaire actuel, l’augmentation, le nouveau salaire et le statut de la ligne. La carte Enveloppe consommée montre, pour chacune de vos unités, l’engagé et ce qui reste. Vous voyez les salaires pendant les phases Propositions, Consolidation et Validation ; ensuite, seul le pourcentage reste affiché.

1. Cliquez sur le nom d’un collaborateur pour ouvrir sa proposition (les boutons moins et plus du tableau ajustent aussi par demi-point).
2. Choisissez Saisir en pourcentage ou montant annuel et saisissez l’augmentation ; si besoin, une Promotion — classe et un échelon, et une Date d’effet propre à la ligne.
3. Si l’augmentation dépasse le plafond individuel ou si le nouveau salaire sort de la fourchette de la classe (au-dessus comme au-dessous), un avertissement s’affiche : remplissez la Justification, exigée à la soumission.
4. Cochez les lignes prêtes et cliquez sur Soumettre.

La soumission est refusée si elle fait dépasser l’enveloppe d’une de vos unités : revoyez vos propositions. Une relance part avant l’échéance (le nombre de jours fixé par les RH) si des lignes restent à proposer, en brouillon ou renvoyées.

Statuts d’une ligne : À proposer, Brouillon, Soumise, En validation, Validée, Renvoyée.

Pour les RH : consolider #

Les RH voient toute la campagne avec les indicateurs « Enveloppe de la revue », « Engagé », « Reste à engager » et « Propositions saisies », une recherche et un filtre par statut. En consolidation, ils ajustent les lignes soumises ; le lien changer, à côté du proposant, réaffecte une ligne non encore soumise. Personne ne propose sa propre mesure salariale. Le bouton Envoyer en validation envoie les lignes soumises sans attendre le passage de phase.

Valider les dossiers #

La carte Dossiers de validation présente un dossier par proposant.

• Sans circuit actif : un bandeau l’indique et les RH qui conduisent la revue (palier Exécuter) tranchent ici.
• Avec le circuit « Revue salariale » actif dans Workflows : seuls les valideurs désignés à l’étape en cours décident (par défaut, le N+1 du manager, puis un comité de rémunération). Tout valider approuve alors l’étape en cours, et le dossier peut passer à l’étape suivante.

Sur chaque ligne, Renvoyer demande un Motif : la ligne revient au manager, qui peut la corriger et la soumettre de nouveau ; les RH la renvoient ensuite en validation. Le bouton global devient Valider le reste ou Renvoyer le dossier selon les lignes renvoyées. Depuis la boîte d’approbations, la décision vaut pour tout le dossier. Le proposant et les salariés concernés par un dossier ne peuvent jamais le trancher.

Lettres, report, archivage et clôture #

Ces gestes se font pendant la phase Rétroaction managers, depuis la carte Clôture, dont la liste de contrôle se coche d’elle-même.

1. Générer les lettres : chaque lettre est produite à partir du modèle de la campagne (par défaut « Lettre de décision salariale », modifiable dans les modèles de documents), dans la langue du salarié (français ou anglais), et figée en PDF. Chaque manager est prévenu.
2. Diffuser : le manager diffuse les lettres de ses collaborateurs (les RH peuvent diffuser toutes les lignes). Avant la diffusion, le salarié ne voit rien. La lettre est déposée dans ses documents et, si la carte Lettres de décision l’a prévu, part en signature électronique (DocuSign, Adobe Sign ou UgoSign, selon le fournisseur configuré), le salarié signant avant le signataire de l’entreprise.
3. Reporter dans les profils : la nouvelle ligne de salaire est écrite à la date d’effet, avec les contrôles de l’écran Salaires, ainsi que la classe et l’échelon. Si le workflow de modification du salaire de base est actif, la ligne attend son approbation. L’opération peut être relancée sans créer de doublon. Si le circuit « Report de la revue dans les profils » est actif, le bouton devient Faire valider le report.
4. Archiver : une archive PDF des décisions et des lettres, possible une fois les trois premières tâches faites.
5. Clore la campagne : après confirmation, la campagne passe en lecture seule ; les RH et les managers sont prévenus.

La carte Lettres de décision permet aussi de choisir un autre Modèle de lettre, d’activer Envoyer en signature électronique à la diffusion et de désigner le Signataire de l’entreprise.

Le dossier d’un collaborateur #

Avec le droit correspondant, le lien Dossier d’une ligne ouvre la trajectoire salariale de la personne (la mesure proposée en pointillé), ses revues précédentes et les décisions de la revue en cours. Chaque consultation est enregistrée comme lecture sensible.

À savoir #

• Un membre du comité de rémunération qui n’a aucun droit sur la revue tranche depuis la boîte d’approbations, pour tout le dossier ; pour décider ligne par ligne, il lui faut l’un des droits de la revue.
• Passer en Rétroaction n’est bloqué que par les dossiers en attente : vérifiez qu’aucune ligne soumise n’est restée hors validation, car elle n’aurait pas de lettre.
• Les lignes sans proposant (aucun supérieur) sont envoyées dans un dossier au nom de la personne RH qui fait l’envoi.
• La lettre et l’archive existent en français et en anglais seulement.