Cet article s’adresse aux managers, aux RH et aux gestionnaires de paie : il explique comment valider les feuilles de présence déposées, ce qui se passe après une approbation ou un refus, où se règle le circuit de validation et comment suivre les présences de l’équipe dans le calendrier.
Avant de commencer #
- Pour voir les demandes : le droit « Approbations — Présences » et, pour la liste « En attente », « Voir les demandes en attente d’approbation » (Accès). Par défaut, Administrateur, Responsable RH, Manager et Gestionnaire Paie les ont ; l’Auditeur voit sans décider.
- Pour décider : les droits d’approbation, de refus et de délégation des flux de travail au palier Exécuter. Pour refuser, il faut aussi « Ajouter un commentaire à une demande », car le motif est obligatoire.
- Pour l’historique d’une demande : « Voir l’historique d’approbation ».
Valider les feuilles de présence #
Ouvrez Flux de travail › Présences. Le haut de page compte les demandes « En attente », « Approuvé » et « Rejeté ». La colonne Approbations liste les demandes en attente puis les demandes traitées. On y trouve les dépôts de feuille du mois, les journées pointées à valider, les corrections de pointage faites par les collaborateurs, les opérations sur compteur et, pour les temps partiels, les heures normales du mois.
Approuver une demande #
- Cliquez sur une demande de la section En attente.
- Lisez le détail : déclencheur, étape courante, approbateur, date, respect des temps de repos et, le cas échéant, la raison donnée par le collaborateur, puis l’Historique.
- Cliquez sur Accepter.
Refuser une demande #
- Cliquez sur Refuser.
- Saisissez le Motif du refus.
- Cliquez sur Confirmer le refus.
Déléguer une demande #
- Cliquez sur Déléguer.
- Dans Déléguer à, choisissez la personne.
- Cliquez sur Confirmer. La demande porte ensuite la mention « Délégué à … ».
Valider plusieurs dépôts à la fois #
Cochez des demandes (ou Tout sélectionner), puis cliquez sur Valider la sélection (n). Seuls les dépôts de feuille mensuels se cochent ; les journées pointées et les corrections se valident une par une, et un refus se fait toujours à l’unité, avec motif.
Ce qui se passe après la décision #
| Décision | Effet |
|---|---|
| Approbation d’un dépôt | Les journées et pointages passent « Approuvé » et ne sont plus modifiables. Les compteurs d’heures du mois sont recalculés. |
| Refus d’un dépôt | Les journées repassent en brouillon : le mois redevient modifiable et peut être soumis à nouveau. Le collaborateur reçoit l’avis « Votre demande a été traitée ». |
| Refus d’une correction de pointage | L’heure d’avant la correction est rétablie, sauf si la journée a été modifiée, soumise ou verrouillée par la paie depuis. |
| Retrait par le collaborateur | Possible tant que le dépôt n’est pas approuvé ; la demande disparaît de votre liste. |
Régler le circuit de validation #
Les circuits se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Workflows, catégorie « Gestion des présences » (droits de configuration des flux de travail, Administrateur par défaut). Le dépôt d’une feuille déclenche l’un de ces circuits selon son contenu :
| Déclencheur | Quand | Circuit livré |
|---|---|---|
| Feuille de temps déposée avec des heures supplémentaires | Le solde du mois est positif | « Validation des heures supplémentaires » : manager, puis contrôle comptable |
| Feuille de temps déposée avec une violation du règlement horaire | Une règle de pause n’est pas respectée | « Validation heures avec violations règlement » : manager |
| Feuille de temps déposée (horaire flexible) | Les autres cas | « Validation horaires de travail flexibles » : manager |
D’autres déclencheurs existent : « Journée pointée à valider », « Présence sur un jour non planifié », « Pointage corrigé par le salarié », « Forfait jours réduit — demande du mois », « Opération sur un compteur à valider » et « Rappel mensuel de confirmation des heures (fin de mois) ». Si aucun circuit actif ne correspond à un dépôt mensuel, le dépôt est refusé avec le message « Aucun circuit de validation des présences n’est configuré ».
Suivre l’équipe dans le calendrier des présences #
Ouvrez Calendrier › Calendrier des présences. Chaque ligne est un collaborateur, chaque case un jour, avec la colonne BILAN du mois et la ligne « Total équipe ».
- Mois ou Semaine, Aujourd’hui et les flèches pour changer de période.
- « Rechercher un employé… » pour trouver une personne.
- Filtres : Département, Bureau, Rôle et Statut présence (Soumis, Approuvé, Brouillon, Refusé, Absent).
- La légende distingue Approuvé, Soumis, Brouillon, Refusé et les heures supplémentaires (OT). Au survol d’un jour : entrée, sortie, travaillé, attendu, pause, solde et profil horaire.
| Droit | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Voir le calendrier des présences | Votre propre ligne, avec vos horaires. |
| Voir la présence des collaborateurs | Les collaborateurs de votre périmètre, présents ou absents. |
| Voir le détail des horaires des collaborateurs | En plus, leurs horaires détaillés. |
| Filtrer par département / équipe / bureau | Le bouton Filtres. |
Pour ouvrir la feuille d’un collaborateur, passez par son profil, onglet Présence : un clic sur un nom du calendrier ouvre sa fiche, pas sa feuille.
À savoir #
- Après Accepter ou Refuser, aucun message de confirmation n’apparaît : la demande passe simplement dans la section « Traitées ».
- Le détail d’un dépôt ne montre ni les heures travaillées ni les avertissements de soumission : ouvrez la feuille du collaborateur depuis son profil avant de décider.
- Sans le droit « Voir les demandes en attente d’approbation », la section « En attente » est masquée.
- Le forfait jours réduit et le fil de commentaires d’une demande ne s’affichent que dans Flux de travail › Approbations, qui liste aussi les demandes de présence.
- Le calendrier des présences ne propose ni export ni synchronisation.
- La pastille verte « Présent aujourd’hui » sur la photo d’un collaborateur indique qu’il n’a pas d’absence approuvée ce jour-là ; elle ne lit pas ses pointages.
- Les pointages de badgeuse en quarantaine se traitent dans Flux de travail › Pointages de badgeuse : voir Les badgeuses.
