Le profil de présence (ou profil horaire) décrit comment un collaborateur travaille : ses heures dues, la façon dont il enregistre son temps, les limites légales, les heures supplémentaires, la nuit, les pauses et les comptes de temps. Cet article explique comment créer, modifier et affecter un profil.
Avant de commencer #
- Voir les profils : « Voir les profils horaires » (Accès) ; Administrateur, Responsable RH, Manager, Gestionnaire Paie et Auditeur l’ont par défaut.
- Créer, modifier, dupliquer ou supprimer : « Créer / Modifier / Supprimer un profil horaire » (Exécuter) ; Administrateur par défaut.
- Affecter un profil à un collaborateur : « Profil horaire — Assigner des employés » (Exécuter) ; Administrateur, Responsable RH et Manager par défaut.
- Chemin : Paramètres › Gestion du temps › Présences.
La liste des profils #
La colonne Profils horaires liste les profils avec leur durée hebdomadaire ; une étoile marque le profil par défaut, « OFF » un profil inactif, et un code pays (CH, FR…) les profils créés depuis un préréglage. Cliquer sur un profil affiche son résumé : heures par semaine, jours travaillés, heures supplémentaires, heures de nuit, limites légales, règles de pause et planning hebdomadaire. Les boutons Dupliquer, Définir défaut, Supprimer et Modifier sont réservés aux personnes qui peuvent modifier les profils.
Créer un profil #
- Cliquez sur Ajouter.
- Saisissez le nom du profil. Pour partir d’une base, cliquez sur un préréglage : Standard CH (42h), Standard FR (35h) ou Flexible (40h). Un préréglage remplace le nom et les sections déjà saisis.
- Complétez les sections (voir ci-dessous).
- Cliquez sur Créer le profil.
Les sections du profil #
| Section | À quoi elle sert |
|---|---|
| Mode de saisie | Saisie manuelle (plages début–fin), Pointage entrée/sortie (en temps réel), Horaire fixe (le collaborateur valide seulement). Les modes se cumulent ; le pointage n’est possible qu’avec « Pointage entrée/sortie ». |
| Durée contractuelle | Heures et jours par semaine. Les modifier réécrit la première semaine du planning. « Prorata des absences » retire une absence approuvée des heures dues. |
| Limites légales | Max heures / jour (10 par défaut), Repos min entre 2 journées (11 h), Max légal heures / semaine (vide = aucune alerte). Le maximum journalier et le repos bloquent la saisie ; le maximum hebdomadaire alerte. |
| Compensation des ponts | Une part de l’horaire mise de côté chaque jour prévu, débitée par les jours chômés du calendrier des fériés. |
| Clôture de la saisie | Suit la règle de l’entreprise, ou se personnalise pour ce profil. |
| Déclaratif des temps | Déclaration mensuelle ou hebdomadaire, rappels avant la date limite, attestation des repos, saisie dans le futur interdite, plages de l’horaire, pause déjeuner. |
| Heures excédentaires | Le seuil et les paliers de majoration des heures supplémentaires (par exemple 125 % dès 42 h), et le suivi du samedi, du dimanche et des jours fériés avec leur taux. |
| Conversion heures – jours | La base de conversion : horaire du contrat ou planning du profil. |
| Compteurs payables | Les compteurs qui peuvent être payés, si le paiement des compteurs est ouvert pour l’entreprise. |
| Compte de temps et bonus | Un compte de temps (solde travaillé − dû, ou objectif annuel) et un bonus en temps sur des plages horaires. |
| Majorations | Un seuil journalier, le versement de chaque majoration (payée en salaire ou créditée au compte de temps ou de bonus), la compensation d’un férié travaillé, les échéances de paiement. |
| Changement d’heure et bornes | Le traitement des heures de changement d’heure, des bornes à date fixe sur les comptes et des alertes avant la borne. |
| Absence sur un férié | Qui l’emporte entre une absence et un jour férié. |
| Règles de séquence du planning | Jours ou nuits d’affilée au plus, repos après une série, dimanches libres : le planning avertit sans bloquer. |
| Heures de nuit | Les plages de nuit et leur taux (par exemple 22:00 à 06:00 à 150 %). |
| Politique de pause | Les paliers de pause (« Après (heures) », « Pause (min) »), la déduction automatique, la pause comptée comme temps de travail. |
| Planning hebdomadaire | Les heures par jour, le début, la fin et la pause ; la colonne « Jours » (0,5 ou 1) fait passer un jour au forfait-jours. « Ajouter semaine » crée une rotation jusqu’à 4 semaines. |
Comment les heures supplémentaires sont calculées #
- Le seuil est le premier palier. La semaine entière (du lundi au dimanche) est comparée au seuil ; une semaine à cheval sur deux mois compte dans le mois de son dimanche.
- Les taux s’appliquent par palier : par exemple 125 % de 42 h à 45 h, puis 150 % au-delà.
- Sans palier, les heures supplémentaires ne sont pas suivies.
- Un jour férié ne compte ni comme nuit, ni comme samedi ou dimanche.
- Pour les pauses, c’est le palier le plus haut atteint qui s’applique, pas la somme des paliers.
Modifier un profil #
Un profil qui n’est affecté à personne et qui n’est pas le profil par défaut se modifie avec Modifier, puis Mettre à jour le profil. Une modification s’applique à partir du jour même : les périodes passées restent calculées avec l’ancienne version.
Un profil affecté à des collaborateurs, ou le profil par défaut, est verrouillé : depuis la liste, Modifier ouvre la fenêtre « Profil verrouillé ». Choisissez Dupliquer et modifier pour créer une copie, puis affectez la copie aux collaborateurs concernés.
Dupliquer, définir par défaut, supprimer #
- Dupliquer crée une copie active nommée « … – copie ».
- Définir défaut fait du profil celui qui est affecté à l’embauche quand aucun profil n’est choisi dans l’étape « Horaire de travail » de l’assistant. Il n’y a qu’un profil par défaut.
- Supprimer n’est possible que pour un profil affecté à personne. Sinon, la fenêtre « Profil utilisé » propose Désactiver : le profil n’est plus proposé à l’affectation, mais les collaborateurs qui l’ont le gardent. Réactiver le rend de nouveau disponible.
Affecter un profil à un collaborateur #
- Ouvrez le profil du collaborateur, onglet Présence.
- Dans l’en-tête, cliquez sur le sélecteur du profil horaire (« Choisir un profil horaire »).
- Choisissez un profil dans la liste, puis la Date d’effet.
- Cliquez sur Confirmer.
Chaque affectation est datée et conservée : la feuille de présence utilise, jour par jour, le profil en vigueur. Pour un collaborateur à plusieurs contrats, l’affectation porte sur le contrat sélectionné.
À savoir #
- Seuls les profils actifs sont proposés à l’affectation. Un rôle peut être limité à certains profils (carte « Horaires accessibles » des réglages du rôle).
- L’affectation en masse n’est pas disponible à l’écran : affectez les profils un par un, ou à l’embauche.
- Rien n’empêche de désactiver le profil par défaut : vérifiez qu’un profil actif est bien marqué par défaut.
- Le bouton Modifier de la page de détail d’un profil n’applique pas le verrou : une modification d’un profil affecté vaut alors pour tous ses collaborateurs à partir du jour même.
- L’option « Considérer comme heures supplémentaires » des jours spéciaux décide si les heures du samedi et du dimanche entrent dans les heures supplémentaires majorées ; elle ne crée pas d’heures supplémentaires sous le seuil hebdomadaire.
- Un profil créé sans préréglage suit la nuit de 22:00 à 06:00 même sans palier de nuit affiché.
- Les packs de conventions collectives installés peuvent appliquer leurs valeurs aux profils (bouton « Appliquer aux profils de présence ») après un aperçu ; une valeur plus stricte de votre part est conservée.
- La liste affiche au plus 50 profils.
