Au-delà des profils de présence, quelques règles valent pour toute l’entreprise : tolérance de retard, arrondi des heures, pause par défaut, sessions de pointage oubliées et clôture de la saisie. Cet article les décrit, ainsi que les motifs de présence et le forfait jours réduit.
Avant de commencer #
- Les règles d’entreprise se trouvent dans Paramètres › Gestion du temps › Règles d’entreprise, cartes Pointage, Congés et temps de travail et Forfait jours réduit.
- Les pages Pointage et Congés et temps de travail demandent le droit « Horaires de travail » ; pour les modifier, au palier Exécuter. Sans ce palier, elles s’affichent en lecture seule.
- Les motifs de présence se trouvent dans Paramètres › Gestion du temps › Motifs de présence : lecture avec « Voir les profils horaires », modification avec « Créer / Modifier / Supprimer un profil horaire » (Exécuter).
Règles de pointage #
Ouvrez Règles d’entreprise › Pointage. Ces règles s’appliquent à la feuille de présence, aux indicateurs, aux compteurs et à l’export de paie.
Tolérance de retard #
- Choisissez une tolérance : Aucune, 2, 3, 5, 10, 15, 20 ou 30 minutes. Elle se mesure sur la première arrivée par rapport au début prévu au planning : un jour sans heure de début prévue n’a jamais de retard.
- « Effet d’un retard dans la tolérance » : Pas d’alerte (aucun temps n’est crédité) ou Temps crédité (les minutes tolérées sont rendues).
- Cochez « Signaler les retards au-delà de la tolérance » pour afficher le badge « Retard » dans la feuille.
Arrondi des heures #
Choisissez un Pas (Aucun, 5, 10 ou 15 min) et un Sens (Au plus proche, Inférieur ou Supérieur). L’arrondi s’applique à la durée calculée du jour : les heures pointées ne sont jamais réécrites et une durée saisie n’est pas arrondie.
Pause par défaut #
Elle ne vaut que pour les profils sans palier de pause. Activez « Imposer une pause minimale », choisissez sa durée (15 à 60 min) et le seuil d’heures à partir duquel elle s’impose, et décidez si elle est déduite quand elle n’est pas pointée.
Sessions de pointage oubliées #
Dans Règles d’entreprise › Congés et temps de travail, la section « Sessions de pointage oubliées » règle ce qui arrive à une session restée ouverte :
| Réglage | Choix |
|---|---|
| Comportement | Clôture automatique (par défaut), Blocage de la sortie, Les deux, Alerte seulement. |
| Seuil | Fin prévue + tolérance (30 min par défaut), plafond journalier du profil, ou durée fixe (12 h par défaut). |
| Heure retenue | Fin prévue, à confirmer (par défaut) ; durée nulle ; ou session laissée ouverte. |
| Prévenir aussi le supérieur direct | Activé par défaut ; le collaborateur est toujours prévenu. |
La vérification a lieu toutes les 15 minutes. Le collaborateur confirme ou corrige ensuite son heure de sortie depuis le tableau de bord ou sa feuille.
Clôture de la saisie des présences #
Dans la même page, la section « Clôture de la saisie des présences » fixe jusqu’à quand le mois précédent reste modifiable :
- Activez « Bloquer la saisie des mois passés ».
- Choisissez le jour (1 à 27 ; 5 par défaut) : le mois précédent reste ouvert jusqu’à ce jour inclus.
- Réglez au besoin la dérogation des RH : un nombre de jours supplémentaires pendant lesquels les RH corrigent encore, et jusqu’à combien de mois en arrière une correction motivée reste possible (12 au plus).
Ensuite, aucune journée antérieure au 1er du mois courant ne peut être créée, modifiée ou supprimée. Le droit « Corriger les présences après la clôture » ouvre le délai supplémentaire (palier Exécuter) et la correction motivée d’un mois clôturé (palier Admin), avec un motif enregistré au journal ; il est accordé par défaut à l’Administrateur et au Responsable RH. Un profil peut avoir son propre jour de clôture (section « Clôture de la saisie » du profil). Même sans clôture, une paie approuvée verrouille sa période.
Motifs de présence #
Un motif de présence qualifie du temps de travail : télétravail, déplacement, formation, mission. Ce n’est pas une absence. Le collaborateur le pose sur une journée de sa feuille ; il est visible au planning de l’équipe et compté en heures.
- Ouvrez Paramètres › Gestion du temps › Motifs de présence et cliquez sur Nouveau motif.
- Renseignez le Code (unique, 30 caractères au plus : lettres, chiffres, tiret, souligné), le libellé en français (et, si vous le souhaitez, en anglais, allemand, italien), la couleur, l’icône et, au besoin, un code paie.
- Option « Reprendre un type d’absence » : les absences de ce type s’affichent comme ce motif, qui ne se saisit plus dans la feuille.
- Laissez « Compté en travail effectif » et « Actif » cochés, puis enregistrez.
Aucun motif n’est livré : créez ceux dont vous avez besoin. Dans les réglages d’un rôle, la carte « Motifs de présence saisissables » limite les motifs qu’un rôle peut poser (par défaut, tous).
Forfait jours réduit #
La carte Forfait jours réduit calcule les jours d’un forfait réduit : jours d’un forfait à temps plein, plus jours de repos de l’entreprise, moins jours contractualisés, au prorata de la présence. Elle liste les profils comptés en jours ; pour chacun, vous activez le forfait réduit et réglez les jours d’un temps plein (218 par défaut), les jours de repos annuels, le jour limite de la demande, le début de la période de référence, le prorata et l’arrondi. La partie « conventions » enregistre, salarié par salarié, les jours contractualisés et leur période. Les demandes mensuelles passent par le circuit « Forfait jours réduit — demande du mois ».
À savoir #
- La suppression d’un motif de présence se fait sans confirmation ; les journées passées gardent leur motif.
- « Compté en travail effectif » n’est utilisé que par le rapport des heures par motif ; il ne change pas le calcul des heures.
- La compensation d’un férié travaillé se règle dans Règles d’entreprise › Jours fériés ; un profil peut la remplacer par son propre choix (section Majorations).
- Les règles des astreintes ont leur propre carte : voir Indemnités et astreintes.
