Cet article explique comment déposer une demande d’absence, suivre sa décision, la modifier ou l’annuler. Il s’adresse à chaque collaborateur, et au manager ou à la RH qui saisit une absence pour quelqu’un d’autre depuis sa fiche.
Avant de commencer #
- Pour déposer une demande, il faut deux droits au palier Exécuter : « Demande d’absence » (section ABSENCES — PROFIL EMPLOYÉ) et « Créer une demande d’absence » (section DEMANDES D’ABSENCE). Par défaut, Tous les employés, Manager, Responsable RH et Administrateur les ont.
- Modifier une absence demande « Modifier une demande d’absence », la retirer ou l’annuler demande « Supprimer une demande d’absence », au palier Exécuter.
- Les onglets de la page s’affichent selon les droits « Voir ses compteurs (solde, acquis, pris, planifié) », « Voir son calendrier personnel » et « Voir sa vue annuelle » (palier Accès).
- Seuls les types d’absence dont une politique vous est attribuée sont proposés.
Ouvrir la page des absences #
Ouvrez le menu de votre avatar › Mon profil, puis l’onglet Absences. Pour un collaborateur, ouvrez sa fiche puis l’onglet Absences. La page compte trois onglets :
- Compteurs & Historique : vos soldes et la liste de vos absences (voir Soldes et compteurs de congés) ;
- Planning mensuel : un calendrier du mois avec vos absences, les jours fériés et les périodes bloquées ;
- Planning annuel : l’année entière en un coup d’œil.
Déposer une demande #
- Cliquez sur Nouvelle demande. Dans le planning mensuel ou annuel, vous pouvez aussi cliquer ou glisser sur des jours : le formulaire s’ouvre avec la période déjà remplie.
- Choisissez le mode : En jours ou En heures (seuls les types qui autorisent les demandes horaires sont alors proposés).
- Choisissez le Type d’absence. Pour un congé lié à un événement (mariage, naissance, décès, déménagement…), indiquez le Motif de l’événement et la Date de l’événement : le formulaire rappelle le nombre de jours par événement et le délai pour les poser.
- Renseignez la Période : Début et Fin, et si le type le permet la Demi-journée (Journée entière, Matin ou Après-midi). En mode heures : Date, Heure début et Heure fin.
- Pour une absence qui se répète, choisissez une Récurrence (Semaine ou 2 sem.) et la date Répéter jusqu’au, qui est obligatoire.
- Désignez si besoin un Remplaçant. Lorsqu’un remplaçant est désigné, il doit accepter avant que la demande parte chez l’approbateur.
- Joignez le Justificatif quand le formulaire le demande (PDF, JPG ou PNG, 10 Mo au plus).
- Ajoutez au besoin un commentaire dans le champ Motif, puis cliquez sur Soumettre la demande.
La jauge Solde disponible montre en direct ce qui reste, ce qui est déjà pris ou en attente, et ce que coûte cette demande. Le récapitulatif indique les jours de la période et les jours réellement décomptés.
Les vérifications avant l’envoi #
Dès que la période est choisie, Illizeo vérifie quatre points et affiche un bandeau si nécessaire :
| Bandeau | Ce qu’il signifie | Effet |
|---|---|---|
| Période bloquée | L’entreprise n’accepte pas de demandes sur ces dates. | L’envoi est bloqué. |
| Conflit détecté | La période chevauche une absence existante. | L’envoi est bloqué. |
| Quota équipe atteint | Trop de collègues de la même équipe seraient absents en même temps. | La demande peut être envoyée, mais le serveur la refuse automatiquement si le quota est dépassé. |
| Pointages existants | Des pointages existent déjà sur la période. | Selon la règle de l’entreprise : simple avertissement, pointages remplacés à l’approbation, ou envoi bloqué. |
Si vous posez un arrêt maladie ou accident sur des vacances déjà validées, un bandeau l’annonce : les jours de vacances couverts seront rendus au solde quand l’arrêt sera validé, à condition qu’un certificat y soit joint.
Les arrêts de travail #
Pour un type d’arrêt, le formulaire ajoute un bloc Arrêt de travail : nature de l’arrêt (maladie, temps partiel thérapeutique, accident du travail, maladie professionnelle, accident de trajet, maternité), Dernier jour travaillé, Date de reprise, et la case de prolongation d’un arrêt précédent. Ces informations peuvent être complétées plus tard avec le bouton Compléter de la fiche de l’absence, sans relancer l’approbation.
Saisir pour un collaborateur #
Depuis la fiche d’un collaborateur, le formulaire est le même. Avec le droit « Valider directement une absence (sans approbation) » au palier Exécuter, l’interrupteur Passer l’approbation apparaît et le bouton devient Valider directement. Il n’apparaît jamais pour vos propres absences.
Après l’envoi #
L’écran Demande envoyée ! confirme le dépôt. La demande passe au statut « En attente » et réserve ses jours dans le solde. Elle peut aussi être :
- approuvée d’office, si le type prévoit l’approbation automatique d’une demande conforme ou si la demande relève de l’approbation automatique des congés courts ;
- refusée automatiquement, si elle enfreint une règle (quota d’équipe, préavis, durée maximale, plafonds de jours consécutifs ou par semaine). Un message d’erreur donne le motif ; la demande apparaît dans l’historique au statut « Refusé ». Vous pouvez corriger les dates et redéposer, ou demander un réexamen humain depuis vos paramètres personnels.
Suivre ses demandes #
Dans Compteurs & Historique, la section Historique des absences liste vos absences de l’exercice. Filtrez par type (Tous les types) ou par statut (Tous, Approuvés, En attente, Refusés). Le motif d’un refus s’affiche sous la ligne. Chaque ligne propose :
- Voir le détail ;
- Circuit d’approbation : où en est la demande et qui doit encore se prononcer ;
- Télécharger : une attestation d’absence au format PDF ;
- Retirer la demande (demande en attente) ou Annuler l’absence (absence approuvée).
Sur le tableau de bord, le widget Tes congés à venir rappelle le solde de congés payés et les prochaines demandes ; son bouton Poser ouvre le même formulaire.
Modifier une absence #
- Dans Planning mensuel, cliquez sur l’absence pour ouvrir sa fiche, puis sur Modifier.
- Dans Modifier une absence, changez les dates, la demi-journée, le commentaire ou les pièces jointes.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Les contrôles de solde, de chevauchement, de période bloquée et de quota sont refaits. Une absence déjà approuvée que vous modifiez repasse en attente d’approbation.
Retirer ou annuler une absence #
- Demande en attente : Retirer la demande puis Oui, retirer. Les jours réservés sont rendus.
- Absence approuvée : Annuler l’absence. Si le type exige une approbation de la suppression, le bouton devient Demander l’annulation : l’absence reste en place, marquée « Annulation demandée », jusqu’à l’accord de l’approbateur ; le solde est recrédité à ce moment. Sinon, l’absence est supprimée et les jours sont recrédités immédiatement.
À savoir #
- Une demande est refusée si elle commence avant le début du contrat ou se termine après sa fin, si elle ne contient aucun jour décompté (week-end, férié, jour non travaillé d’un temps partiel), ou si elle tombe dans une période de paie déjà approuvée.
- Le type peut imposer un délai de prévenance, interdire les demandes rétroactives ou le jour même, limiter l’horizon de planification ou la durée d’une demande. Ces règles s’appliquent au dépôt, pas à la modification.
- Si le type exige un remplaçant, une demande sans remplaçant est refusée, même si le champ s’intitule « Remplaçant (optionnel) ».
- Un type peut exiger le certificat dès le dépôt, avant l’approbation, ou seulement avertir, à partir d’un nombre de jours fixé.
- La fenêtre de modification ne change ni le type d’absence ni le remplaçant, et ne travaille qu’en journées : pour cela, retirez la demande et déposez-en une nouvelle.
- Si vous avez plusieurs contrats, la demande est répartie automatiquement selon les jours travaillés de chaque contrat.
- Maladie pendant les vacances : les jours rendus ne concernent que des absences en journées entières, non récurrentes. Si le mois de paie est déjà approuvé, les vacances restent en place et le solde est crédité.
