Cet article explique comment lire un solde de congés, comment il est calculé, ce qui se passe au changement d’exercice, et comment la RH ajuste un solde ou change la politique d’un collaborateur. La première partie s’adresse à tous ; la seconde à la RH et aux gestionnaires de paie.
Avant de commencer #
- Consulter ses soldes : « Voir ses compteurs (solde, acquis, pris, planifié) », palier Accès (tous les rôles par défaut). Ouvrir le détail d’un solde : « Voir le détail d’un solde (sidebar breakdown) », palier Accès.
- Ajuster un solde ou changer la politique d’un collaborateur : « Ajuster un compteur de temps » (section COMPTEURS DE TEMPS), palier Exécuter. Par défaut : Administrateur, Gestionnaire Paie et Responsable RH.
- Paiement d’un solde : « Demander le paiement d’un solde de congés », « Approuver le paiement d’un solde de congés » et « Exécuter le paiement d’un solde de congés sans approbation », palier Exécuter.
- Le motif d’une absence est une donnée sensible : sans le droit « Voir le motif des absences de la population de son rôle », les soldes par type d’un collègue ne sont pas montrés (carte Compteurs non visibles).
Lire ses soldes #
Ouvrez Mon profil › Absences, onglet Compteurs & Historique.
La date « Soldes au » #
Le champ Soldes au fixe la date à laquelle les soldes sont calculés : aujourd’hui par défaut. Choisissez une autre date pour voir ce qui sera acquis à une date future, ou ce qui l’était à une date passée ; le bouton Aujourd’hui revient à la date du jour. L’exercice affiché suit cette date.
Le bandeau du haut #
Les cinq tuiles Total accordé, Utilisés, Planifiés, En attente et Restants portent sur le compteur principal des congés payés uniquement. Si vous avez plusieurs contrats, un encadré Congés — tous contrats ajoute le disponible consolidé et celui de chaque contrat.
Les compteurs de congés #
La section Compteurs de congés affiche une ligne par type d’absence visible dans les compteurs, avec cinq colonnes :
| Colonne | Ce qu’elle contient |
|---|---|
| Accordé | Le droit acquis à la date choisie, ajustements compris. |
| Pris | Les jours approuvés jusqu’à la date choisie. |
| Planifié | Les jours approuvés après la date choisie. |
| Attente | Les demandes pas encore décidées. |
| Restant | Ce qui reste disponible, report compris. |
Une ligne en heures (par exemple des vacances acquises sur les heures pointées) affiche aussi une projection de fin d’année.
Le détail d’un solde #
Cliquez sur une ligne pour ouvrir son détail. L’en-tête rappelle Droit, Pris, Planifié, Attente et Solde, puis une ligne de calcul du type « 25 + 3 report − 5 pris − 2 planifiés − 1 en attente = 20 restants ». Les onglets :
- Soldes : le solde année par année ; pour un congé lié à des événements, l’usage par motif ;
- Historique : les Mouvements du compteur de l’exercice (Acquisition, Report, Ajustement exceptionnel, Congé pris, Congé planifié, Demande en attente) avec le solde après chaque mouvement ;
- Politique : la politique appliquée au collaborateur ;
- Ajustement : réservé à la RH (voir plus bas).
Comment le solde est calculé #
- Le droit vient de la politique attribuée. Pour les congés payés, il s’acquiert mois par mois : droit annuel (avec l’éventuel bonus d’ancienneté) × taux d’activité du mois ÷ 12. Le taux en vigueur le 1er du mois vaut pour le mois entier. Une embauche en cours de mois n’acquiert pas ce mois ; à la sortie, la politique décide si le mois de départ compte.
- Le moment de l’acquisition dépend de la politique : en une fois en début de période, ou par mensualités (le droit grandit chaque mois).
- Les jours pris suivent le mode de décompte du type (calendaires, ouvrables, ouvrés ou jours du planning). Pour les congés payés d’un temps partiel, chaque jour posé est compté au prorata du taux d’activité : à 80 %, un jour posé retire 0,8 jour.
- Les demandes en attente réservent leurs jours pour les congés payés et pour les types à droit limité : le restant en tient compte. Pour les autres types, elles sont affichées sans effet sur le solde.
- Restant = droit + report − pris − planifié (− en attente quand la demande réserve ses jours).
Exercice et report #
Chaque nuit, Illizeo ouvre automatiquement le nouvel exercice des collaborateurs dont la période se termine : le droit est recalculé et le solde non utilisé suit la règle de report. Cette règle est cherchée dans cet ordre : celle de la politique du collaborateur, sinon celle du type d’absence, sinon le défaut de l’entreprise (Paramètres › Gestion du temps › Règles d’entreprise, section Report de solde (congés)). Quatre comportements existent :
- Pas de report : le solde non utilisé est perdu ;
- Report avec expiration : le report doit être utilisé avant une date fixe ou dans un délai après la fin de la période ; une fois expiré, il ne compte plus ;
- Report plafonné : le report est limité à un nombre de jours ;
- Report illimité : tout le solde est reporté.
Le report n’a pas de colonne propre : il est inclus dans Restant et apparaît dans le détail du solde (ligne de calcul et mouvement « Report »). Les congés payés principaux suivent l’année civile ; les autres types suivent l’exercice de leur politique.
Actions de la RH sur un solde #
Modifier le droit #
- Cliquez sur le crayon Modifier le solde de la ligne (ou ouvrez l’onglet Ajustement du détail).
- Dans Modifier le droit, choisissez Ajouter, Retirer ou Définir, puis le nombre de jours.
- Indiquez la Date de valeur : l’ajustement ne compte que dans l’exercice de cette date.
- Ajoutez une Note (optionnel) et cliquez sur Enregistrer l’ajustement.
L’ajustement s’applique immédiatement, sans approbation, et reste tracé dans les mouvements du compteur. La politique du collaborateur n’est pas modifiée. Un retrait qui rendrait le droit négatif est refusé.
Changer la politique d’un collaborateur #
- Dans le détail du solde, onglet Politique, cliquez sur Modifier la politique.
- Dans Choisir une politique, sélectionnez la nouvelle politique, ou Aucune politique (aucun droit pour ce type sur ce contrat, par exemple un externe payé à la journée).
- Répondez à À partir de quelle date ? : Date d’embauche (les acquisitions et reports sont reconstruits depuis l’embauche, les ajustements manuels sont conservés), 1er janvier (la période en cours de la politique) ou Date personnalisée.
- Cliquez sur Appliquer cette politique.
Une date personnalisée future est programmée : le changement s’applique la nuit de cette date. Le bouton Retirer la politique supprime le compteur du type pour ce contrat, avec tous ses mouvements : à utiliser avec prudence.
Paiement ou conversion d’un solde #
Si l’entreprise a autorisé le paiement des compteurs et que la politique rend le solde payable, le bouton Demander le paiement apparaît sur la ligne. Choisissez Paiement en salaire ou Conversion vers un autre solde, le nombre de Jours et un motif. La demande part en approbation (bouton Approuver sur la ligne pour qui en a le droit) ; une personne habilitée à exécuter sans approbation la voit appliquée tout de suite. Les vacances légales ne se paient pas pendant le contrat : seule la part au-delà du minimum légal peut l’être, sauf à la sortie.
Achat de vacances et jours de repos #
- Avec une politique d’achat de vacances, le bouton Acheter des vacances permet d’acheter des semaines, dans la limite du plafond annuel ; l’achat est soumis à approbation, puis crédité. La déduction salariale est saisie en paie.
- Pour une politique de jours de repos, le bouton Mois par mois montre le quota, la majoration, les jours posés et la réduction de chaque mois ; la RH peut Majorer un mois.
Autres compteurs de l’onglet #
- Compteurs d’heures (heures supplémentaires, de nuit, du samedi) : visibles si le module Présences est actif ; la flèche Convertir en jours transforme des heures en jours de congé, selon les droits.
- Congés payés après un arrêt : le droit recalculé après un arrêt maladie et la date avant laquelle le poser.
- Heures de grossesse : le droit de la semaine, le consommé et le restant ; la RH saisit les dates avec Saisir des dates.
À savoir #
- Le bandeau du haut ne concerne que les congés payés : pour les autres types, lisez leur ligne.
- « Accordé − Pris − Planifié − Attente » ne retombe pas toujours sur « Restant » : la différence est le report, visible dans le détail.
- Les widgets du tableau de bord affichent les soldes au jour, sans date « Soldes au ».
- Les attributions de politique, programmées comprises, sont inscrites au journal des utilisateurs ; les ajustements de droit restent visibles dans les mouvements du compteur.
