Les badgeuses

Illizeo se relie aux bornes de pointage ZKTeco : vos collaborateurs badgent sur la borne et leurs pointages arrivent dans leur feuille de présence. Cet article explique comment mettre une borne en service, gérer la flotte et les badges, encadrer la biométrie et traiter les pointages mis en quarantaine.

Avant de commencer #

• « Gérer les badgeuses : flotte, badges des salariés, réglages » : Accès pour consulter, Exécuter pour agir. Administrateur et Responsable RH par défaut.
• « Traiter les pointages de badgeuse en quarantaine » : Accès pour lire, Exécuter pour traiter. Administrateur et Responsable RH par défaut.
• Les badgeuses suivent le module Présences. Les profils de présence des collaborateurs doivent inclure le mode Pointage entrée/sortie.
• Chemin : Paramètres › Gestion du temps › Badgeuses. Si la page affiche « Badgeuses : bientôt disponible », le connecteur n’est pas encore ouvert pour votre espace.
• Les bornes appellent Illizeo en HTTPS sortant : aucune ouverture de votre réseau n’est nécessaire.

Mettre une borne en service #

Cliquez sur Ajouter une borne. Deux méthodes sont proposées.

Par numéro de série #

1. Dans l’onglet Par numéro de série, saisissez le Nom de la borne et son Numéro de série (au dos de l’appareil ou dans son menu d’informations système).
2. Choisissez le Site et les Salariés poussés sur la borne : Salariés du site, Liste choisie ou Tous les salariés actifs.
3. Réglez le Fuseau horaire, la Langue de la borne et les Modes d’identification (RFID coché par défaut).
4. Cliquez sur Déclarer la borne. Le bouton reste grisé tant qu’il manque le nom, un numéro valide, un mode, ou le site quand vous avez choisi « Salariés du site ».
5. La fenêtre « URL de la borne » affiche l’adresse propre à cette borne. Copiez-la : elle contient le secret de la borne et ne sera plus jamais affichée.
6. Sur la borne, ouvrez les réglages du serveur (menu administrateur), collez l’URL dans le champ « base_url » et vérifiez le numéro de série. Cliquez sur J’ai copié l’URL.

Par l’URL de la société #

1. Dans l’onglet Par l’URL de la société, cliquez sur Créer l’URL de la société : une seule adresse sert à tout le parc et reste consultable.
2. Sur chaque borne, dans Communication › Serveur Web et proxy : URL du serveur Web = cette URL, point d’aboutissement API laissé vide, HTTPS activé si l’URL commence par https://, proxy et authentification désactivés.
3. La borne apparaît dans l’encadré « Bornes détectées ». Cliquez sur Adopter, complétez la fiche et confirmez ; ou Écarter. Rien n’est envoyé à une borne avant son adoption.

Dès son premier appel, la borne passe de « En attente du premier appel » à « En ligne » et reçoit sa configuration, les fiches des salariés (nom, matricule, badges, code PIN, mode d’identification), les projets actifs et ses touches : Arrivée, Départ, Début du repas, Fin du repas, Début de pause, Fin de pause.

Gérer la flotte #

L’onglet Bornes liste chaque borne avec son site, son état (En ligne, Hors ligne, Révoquée), son dernier contact, ses modes et, dans « À traiter », ses pointages en quarantaine et ses anomalies. Sur la fiche d’une borne :

• Configuration : nom, site, fuseau, langue, intervalle d’appel (30 s par défaut). Changer la langue redémarre la borne.
• Salariés sur la borne : qui est poussé et les Administrateurs de la borne, qui ouvrent son menu local (c’est là que s’enrôlent badges et biométrie sur place). Un administrateur doit avoir un badge actif ou un code PIN.
• Actions : Tout resynchroniser, Relire la configuration, Informations de la borne, Redémarrer, Rattraper les pointages d’une période, Nouvelle URL (rotation du secret), Retirer du parc (purger, puis révoquer).
• Affichage et comportement : luminosité, volume, mise en veille, durée du message, fenêtre anti-double-badge (60 s par défaut), formats de date et d’heure, langues proposées à l’accueil.
• Historique des commandes : En attente, Remise à la borne, Exécutée, En échec, Sans réponse.

L’onglet Réglages fixe qui traite la quarantaine (les RH seuls, ou les RH et le responsable direct pour son équipe), la conservation des pointages bruts (5 ans au moins), le champ de la borne qui porte le projet, les seuils d’alerte et les messages de l’écran d’accueil.

Les badges des salariés #

1. Ouvrez le profil du salarié, onglet Badges.
2. Saisissez le Numéro du badge, choisissez le Type (RFID, NFC, QR code) et cliquez sur Attribuer.
3. Gérez ensuite chaque badge : Corriger le numéro, Perdu, Restitué, Révoquer.

Un salarié porte au plus six badges actifs. Le même onglet définit son code PIN (4 à 8 chiffres, jamais réaffiché) et ses modes d’identification propres. Un badge enrôlé directement sur une borne arrive en « Proposé par une borne » : Valider ou Refuser. L’onglet Badges de la page Badgeuses permet aussi d’importer des badges par fichier CSV (matricule;numéro;type, 5000 lignes au plus).

La biométrie #

Les modes empreinte et visage sont verrouillés tant qu’un administrateur n’a pas acquitté, sur la fiche de la borne, l’avertissement « Modes biométriques : avertissement ». Il confirme que l’usage de la biométrie a été ou sera validé par votre service juridique, puis clique sur Acquitter et activer. Chaque acquittement est tracé (date, auteur, modes, version du texte) dans la carte « Acquittements biométriques », avec une attestation PDF. Les gabarits biométriques restent sur la borne : Illizeo ne les reçoit ni ne les conserve ; chaque salarié s’enrôle sur chaque borne. Le recueil du consentement des salariés reste à la charge de l’entreprise.

Traiter les pointages en quarantaine #

Un pointage qu’Illizeo ne peut pas ranger sans risque part en quarantaine, avec un motif ; rien n’est perdu. Motifs les plus fréquents : Badge inconnu, Salarié inactif, Aucun profil de présence, Profil sans pointage, Journée soumise, Après la clôture de saisie, Paie approuvée, Jour d’absence, Double arrivée, Départ sans arrivée, Sortie oubliée la veille, Chevauchement.

1. Ouvrez Flux de travail › Pointages de badgeuse (ou cliquez sur Traiter dans le bandeau de Flux de travail › Présences).
2. Filtrez par état, motif et dates, puis cliquez sur un pointage.
3. Dans « Pointage en quarantaine », consultez ses pointages et intervalles du jour, puis choisissez quoi faire : Rejouer (la cause est corrigée), Rattacher à un salarié, Corriger l’heure, Appliquer malgré la clôture, Compléter l’arrivée manquante, Fermer l’intervalle resté ouvert, ou Ignorer.
4. Pour « Ignorer » et « Appliquer malgré la clôture », saisissez une note. Cliquez sur Appliquer.

Plusieurs pointages se traitent en lot (200 au plus) avec Rejouer, Appliquer malgré la clôture ou Ignorer. Une paie approuvée ne se force jamais. Chaque décision est journalisée.

À savoir #

• Un pointage de borne s’inscrit à l’heure de la borne, arrondie à la minute ; dans la feuille, une icône indique « Badgeuse » et le nom de la borne. Un rejeu ne crée pas de doublon.
• Un salarié qui devient inactif est retiré aussitôt de toutes les bornes ; un changement de nom ou de site repousse sa fiche. Une modification faite localement sur la borne est écrasée par la fiche Illizeo.
• Un numéro de badge reste lié à son premier porteur, même restitué : il ne peut pas être attribué à un autre salarié.
• Alertes envoyées chaque nuit (cloche et e-mail) : pointages en quarantaine, borne qui ne répond plus, borne en ligne sans aucun pointage, borne hors ligne qui risque de perdre ses pointages.
• Le responsable direct autorisé à traiter la quarantaine de son équipe n’a pas d’entrée de menu : il ouvre la page par son adresse.
• Avec les réglages par défaut, le projet choisi sur la borne peut ne pas être repris dans la feuille : vérifiez le champ « Champ de la borne porteur du projet ».
• La reconnaissance palmaire n’est pas appliquée par la borne. L’avertissement biométrique existe en français et en anglais, l’attestation PDF en français.
• Au retrait d’une borne, la purge efface de l’appareil les fiches, les gabarits et les pointages ; les pointages déjà reçus restent dans Illizeo.