Les types d’absence et leurs politiques sont le cœur du paramétrage : le type décrit la nature de l’absence et ses règles de dépôt, la politique fixe le droit (combien, comment il s’acquiert, ce qu’il devient en fin d’exercice). Cet article s’adresse aux administrateurs et aux RH qui configurent le module.
Avant de commencer #
- Droits (section CONFIG — TYPES D’ABSENCE de la matrice des rôles) : « Voir les types d’absence » (Accès) pour ouvrir la page ; « Créer / Dupliquer un type d’absence », « Modifier un type d’absence » et « Supprimer / Archiver un type d’absence » au palier Exécuter ; « Configurer les politiques (prorata, report, arrondi) » au palier Accès pour lire les politiques, Exécuter pour les créer, les modifier et les attribuer. Par défaut, seul l’Administrateur les a.
- Un type n’est demandable par un collaborateur que si une politique de ce type lui est attribuée.
La liste des types #
Ouvrez Paramètres › Gestion du temps › Types d’absence. L’écran affiche le nombre de Types actifs, de Politiques totales et de Politiques attribuées, puis un tableau (Nom, Code, Politiques, Actions). Les onglets Actifs, Inactifs et Tous filtrent la liste ; la recherche porte sur le nom et le code. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le type.
Créer un type #
Deux chemins :
- Importer un type d’absence ouvre une galerie de types prêts à l’emploi (congés payés, maladie, maternité, paternité…), chacun avec son public (Femmes uniquement, Hommes uniquement, Tout le monde). Cliquez sur Importer ; un type déjà présent porte la mention Présent.
- Ajouter un type d’absence ouvre un formulaire vide.
Un type existant peut être dupliqué avec Dupliquer : la copie est créée inactive, avec ses politiques en brouillon, et s’ouvre en modification.
Les réglages du type #
En modification, le type se règle carte par carte, puis Sauver. L’interrupteur Actif / Inactif en haut décide si le type accepte encore des demandes.
| Carte | Ce qu’elle règle |
|---|---|
| Identité du type | Nom (le globe ouvre les traductions FR, EN, DE, IT ; Traduire tout propose une traduction par l’IA à relire), Code, Icône, Couleur. |
| Paramètres généraux | Genre éligible ; Visible dans les compteurs (ESS) ; Demi-journées autorisées ; Approbation de suppression (l’annulation d’une absence approuvée passe par l’approbateur) ; Certificat requis, à partir de N jours, avec trois niveaux : Avertir seulement, Exiger avant l’approbation, Exiger au dépôt ; Remplaçant requis (Jamais, Optionnel, Toujours) et Permettre la demande en tant que remplaçant. |
| Décompte des jours | Comment les jours d’une absence sont comptés (voir ci-dessous). |
| Paramètres de validité | Exempté des périodes bloquées, Exempté des quotas d’équipe (utile pour la maladie), Compte comme du télétravail (Flex Office) avec le Régime du télétravail (Régulier, Exceptionnel ; seul le régulier part à la paie), Durée forfaitaire paie (heures par jour). |
| Agendas Outlook | Écrire ce type dans Outlook, le Libellé dans Outlook, la Disponibilité pour les autres (Absent, Travaille ailleurs, Occupé, Provisoire, Disponible) et Privé. |
| Règles de soumission | Délai minimum avant le début (en jours ouvrés, calendaires ou ouvrables), horizon maximum de planification, durée maximale d’une demande et ce qui se passe au-delà (Refusée, Déposée puis refusée, Toujours validée par un humain), plafonds de jours d’affilée et par semaine, soumission le jour même, déclaration rétroactive et sa limite, approbation automatique si le délai est respecté, rejet automatique s’il ne l’est pas, préavis par durée de congé. |
Le décompte des jours #
| Valeur | Jours comptés |
|---|---|
| Calendaires | Tous les jours, fériés compris (maladie, accident, maternité). |
| Ouvrables | Du lundi au samedi, hors fériés. |
| Ouvrés | Du lundi au vendredi, hors fériés. |
| Jours du planning | Les jours de l’horaire du contrat, hors fériés ; du lundi au vendredi s’il n’y a pas d’horaire. Valeur par défaut. |
Le décompte ne peut plus changer dès qu’une politique avec droit est attribuée : cela réécrirait des soldes.
Quand le type est verrouillé #
Dès qu’une politique du type est attribuée, le bandeau Configuration verrouillée s’affiche. Restent modifiables : traductions, icône, couleur, actif ou inactif, genre, visibilité dans les compteurs, exemptions, télétravail, Outlook, forfait paie, règles de soumission, certificat, demi-journée et remplaçant. Le code, lui, ne change plus une fois enregistré. Pour changer le reste, dupliquez le type.
Les politiques d’un type #
Au bas de la fiche, la section Politiques liste les politiques du type avec leur statut : Brouillon, Active ou Archivée. Ajouter une politique ouvre l’assistant ; Importer un preset pays ajoute une politique toute prête pour un pays (par exemple 20 jours de vacances pour la Suisse, 25 pour la France), dont les chiffres sont à faire valider par vos RH ou votre juriste.
L’assistant de politique #
- Informations de base : le nom de la politique.
- Attribution des droits : mode Cyclique (droits rechargés périodiquement) ou Événementiel (droits accordés à chaque événement : mariage, naissance, décès, déménagement, prime de fidélité, achat de vacances, compte épargne-temps…). En cyclique : droit limité ou illimité, en jours ou en heures, fréquence (annuelle à mensuelle), attribution en une fois ou mensuelle, début du cycle (date d’embauche, 1er janvier, date personnalisée), solde négatif autorisé et son plafond. En événementiel : jours par événement, fenêtre pour les poser, plafonds annuels.
- Acquisition : prorata à l’entrée et à la sortie en cours de cycle (pas de prorata, au jour, au mois), prorata au taux d’activité, règle d’arrondi, période de carence.
- Report, solde & paiement : report (pas de report, avec expiration, plafonné, illimité), paiement du solde (qui peut le demander, part payable, plafonds, rubrique de paie) et conversion vers un autre solde.
- Contraintes de pose : bloc de jours consécutifs obligatoire (rappelé au collaborateur lors de sa demande).
- Automatismes : plafonds de jours d’affilée et par semaine, calendrier des jours de repos, congés payés pendant un arrêt, règles de congés (contrats de moins d’un mois, jours en plus par enfant à charge, journée de solidarité).
- Ancienneté & Âge : bonus d’ancienneté ponctuel ou récurrent, tranches d’âge, cumul ou plus favorable.
- Paramètres avancés : ancienneté minimale requise pour demander, continuation salariale, l’absence compte comme du temps de travail, statut du collaborateur pendant l’absence.
- Récapitulatif : relisez puis Créer.
Une politique déjà attribuée est en lecture seule : pour la faire évoluer, dupliquez-la, modifiez la copie, puis attribuez-la.
Attribuer une politique #
- Sur la ligne de la politique, cliquez sur Attribuer.
- Choisissez la Date d’effet : Depuis l’embauche (le solde est recalculé depuis l’embauche), Période en cours, Période suivante ou À partir du… (la politique actuelle se ferme la veille).
- Cochez les Salariés (Tout sélectionner, recherche). Un salarié qui a déjà une autre politique du type porte la mention Remplace ; une confirmation annonce le nombre de remplacements.
- Confirmez. Une date future programme l’attribution, appliquée la nuit de cette date ; elle peut être annulée tant qu’elle n’a pas pris effet (Annuler l’attribution programmée).
Les salariés sortis et les embauches en brouillon ne sont pas proposés. La politique d’un seul collaborateur se change aussi depuis sa fiche (voir Soldes et compteurs de congés).
Désactiver ou supprimer #
- Un type est supprimable seulement s’il n’a ni politique attribuée, ni historique de solde, ni absence enregistrée. Sinon, désactivez-le.
- Si une politique du type est attribuée, la suppression propose Désactiver et réassigner : le type est désactivé, ses politiques attribuées archivées, et les collaborateurs passent sur une politique active d’un autre type, choisie dans Politique de destination.
- Une politique déjà attribuée une fois ne se supprime plus : archivez-la. L’archivage est immédiat et définitif.
À savoir #
- Le préavis exigé est le plus strict entre celui du type et celui de la politique.
- La demi-journée proposée au collaborateur dépend du réglage du type (Demi-journées autorisées), pas de celui de la politique.
- Certains réglages sont enregistrés mais n’ont pas encore d’effet sur les demandes ni sur les soldes : la carte Réduction des droits aux vacances, les sources de conversion du type, l’escalade, l’approbation et le refus automatiques et l’annulation de l’étape Automatismes, les jours de fractionnement, ainsi que la carence et le plafond par occurrence d’une politique événementielle. Pour l’approbation et le refus automatiques, utilisez les règles de soumission du type.
- Les galeries de types et de presets pays sont présentées en français.
