Au-delà des types et des politiques, quelques règles s’appliquent à toute l’entreprise : périodes où l’on ne peut pas poser d’absence, nombre maximal d’absents simultanés, méthode de calcul pour les temps partiels, report par défaut, et bien sûr les jours fériés. Cet article s’adresse aux administrateurs et aux RH.
Avant de commencer #
- La page Congés et temps de travail s’ouvre avec le droit « Horaires de travail ». Chaque section demande ensuite son propre droit, au palier Exécuter pour modifier :
| Sections | Droit requis (matrice des rôles) |
|---|---|
| Périodes bloquées | « Configurer les règles de soumission (délai, rétroactif) » |
| Quotas d’équipe, Heures de grossesse | « Configurer les politiques (prorata, report, arrondi) » |
| Temps partiel, Report de solde, Paiement des compteurs, Réconciliation pointage / absences | « Onglet Présences » (section PAIE PROVISOIRE) |
| Alertes maladie | « Horaires de travail » |
| Jours fériés | « Gérer les jours fériés (calendriers par pays) » pour consulter ; « Créer / Modifier / Supprimer un calendrier de fériés » au palier Exécuter pour modifier |
Les règles de congés de l’entreprise #
Ouvrez Paramètres › Gestion du temps › Règles d’entreprise, puis la tuile Congés et temps de travail. Seules les sections que vos droits permettent s’affichent.
Périodes bloquées #
Aucune demande d’absence n’est acceptée pendant ces périodes (clôture annuelle, inventaire, pic d’activité).
- Cliquez sur Ajouter.
- Renseignez le NOM, la PORTÉE (Entreprise, Bureau, Département ou Équipe, puis lequel), le DÉBUT, la FIN et, si vous le souhaitez, la RAISON.
- Laissez Période active coché et cliquez sur Créer la période.
La période apparaît dans le planning des collaborateurs concernés, et le formulaire de demande refuse l’envoi sur ces dates. Un type d’absence réglé « Exempté des périodes bloquées » (la maladie, par exemple) n’est pas concerné côté serveur.
Quotas d’équipe #
Un quota fixe le nombre maximum de personnes absentes en même temps dans une équipe, un département ou un bureau. Ajouter, choisissez la PORTÉE, le MAX, puis Créer le quota. Quand une demande ferait dépasser le quota, le collaborateur voit un avertissement ; si elle est envoyée, elle est enregistrée puis refusée automatiquement, avec le motif. Les types « Exempté des quotas d’équipe » ne sont pas comptés.
Heures de grossesse #
Réduction hebdomadaire du temps de travail pendant la grossesse et après l’accouchement. Cochez Ouvrir le droit aux heures de grossesse, choisissez le Type d’absence en heures qui les porte, le nombre d’Heures par semaine (au prorata du taux d’activité), le mois de grossesse de début et le nombre de mois après l’accouchement ; pour un forfait-jours, le nombre de demi-journées par semaine. Ce type doit avoir une politique attribuée aux salariées concernées. Les RH saisissent les dates sur la fiche, la salariée pose ses heures, validées par son manager ; le non-utilisé est perdu en fin de semaine.
Temps partiel — Méthode de calcul #
Définit comment le droit et le décompte s’ajustent pour un temps partiel. Trois méthodes :
| Méthode | Principe |
|---|---|
| Prorata symétrique | Le droit ET les jours décomptés suivent le taux d’activité. Standard suisse (art. 329a CO). Valeur par défaut. |
| Décompte avec jours intercalaires | Tous ont le même nombre de jours ; les jours non travaillés intercalés sont aussi décomptés. Logique jours ouvrables (France). |
| Conversion en heures | Les congés sont convertis en heures selon le planning hebdomadaire. Recommandé pour les horaires variables. |
Une simulation sur une semaine de vacances et la liste des collaborateurs (taux, planning, droits) montrent l’effet de la méthode choisie.
Report de solde (congés) #
Le défaut de l’entreprise pour le solde non utilisé au changement d’exercice : Pas de report, Report avec expiration (date fixe annuelle ou délai en mois après la fin de période), Report plafonné (plafond en jours) ou Report illimité. Un type ou une politique peut avoir sa propre règle, qui prime.
Paiement des compteurs #
L’interrupteur Autoriser le paiement des compteurs ouvre le paiement en salaire des compteurs de présence et des soldes d’absence. Chaque solde se rend ensuite payable dans sa politique d’absence. Désactivé, aucune option de paiement n’apparaît ; les demandes en attente reprennent si vous le réactivez.
Réconciliation pointage / absences #
Ce qui se passe en cas de conflit entre un pointage et une absence, dans deux situations : Badge sur journée d’absence (le collaborateur pointe un jour couvert par une absence approuvée) et Absence sur journée pointée (une absence est approuvée sur un jour déjà pointé). Chaque situation propose ses actions, par exemple Autoriser, Avertir l’approbateur, Alerter le RH, Bloquer le pointage, Bloquer la demande d’absence, Écraser les pointages ou Compléter jusqu’au temps prévu. Le formulaire de demande en tient compte dans son bandeau « Pointages existants ».
Alertes maladie #
Prévient la RH, et elle seule (donnée de santé), par le circuit « Congé maladie de longue durée » : absence longue dès N jours de suite ou N jours sur 12 mois glissants, et indice de Bradford (S² × D sur 12 mois) au-delà d’un seuil. Les jours se comptent en calendaires ; chaque alerte part une fois par an et par personne.
La même page porte aussi des réglages de pointage (sessions, clôture de la saisie) traités dans les articles Présences.
Les jours fériés #
Les calendriers #
Ouvrez Paramètres › Gestion du temps › Jours fériés. À gauche, la liste Calendriers sépare les calendriers Système (fériés officiels par pays et par canton ou région) et Personnalisés (les vôtres). À droite, les jours fériés du calendrier choisi pour l’année affichée.
- Pour créer un calendrier, cliquez sur Nouveau calendrier.
- Saisissez le Nom du calendrier, le Pays, la Région / Canton (ou Tout le pays), l’Année et les Types de jours fériés à reprendre.
- Cliquez sur Créer : les fériés officiels correspondants sont importés.
Dans un calendrier personnalisé, Ajouter ouvre Ajouter un jour férié : choisissez la Nature, la date (ou une plage Du / Au (facultatif)), le Nom, le Type et la Durée (Journée entière ou Demi-journée). Modifier et Supprimer agissent sur chaque jour.
| Nature | Effet |
|---|---|
| Jour férié | Offert, ne débite rien. Il n’est pas décompté d’une absence, sauf pour un type compté en jours calendaires. |
| Jour chômé (pont) | Le jour passe à 0 h dans l’horaire prévu et débite le compteur « Compensation des ponts » des profils qui compensent. Aucune demande d’absence n’est créée. L’écran montre les collaborateurs concernés et le débit avant validation. |
Préparer l’année suivante #
Un calendrier porte sur une année. Dupliquer crée sa copie pour l’année suivante : les dates fixes glissent, les fêtes mobiles sont recalculées. Pensez à dupliquer vos calendriers personnalisés avant le 1er janvier.
Quel calendrier pour qui #
Le calendrier de la société se choisit sur la fiche de la société (Référentiel organisationnel) ; un bureau peut suivre un autre calendrier (champ Jours fériés de la fiche du bureau). Pour chaque collaborateur, Illizeo retient, dans l’ordre : une affectation nominative, le calendrier du bureau de son contrat, celui de son bureau, puis celui de la société. Pour un calendrier système, seuls les fériés nationaux et ceux du canton ou de la région du bureau s’appliquent. La tuile Jours fériés des Règles d’entreprise rappelle le calendrier de la société et ses fériés de l’année.
Férié travaillé #
Dans Règles d’entreprise › Jours fériés, la Règle de compensation d’un férié travaillé crédite du temps au compteur « Heures fériées » : Aucune, Majoration en temps (un pourcentage des heures), Récupération (heure pour heure) ou Jour de repos compensateur. Des règles par population (cadres et non-cadres) peuvent la remplacer. Ces compensations relèvent du module Présences.
À savoir #
- Un calendrier auquel des collaborateurs sont affectés ne peut pas être supprimé : désactivez-le.
- Les modifications d’une période bloquée ou d’un quota s’appliquent aux nouvelles demandes et aux modifications, pas aux absences déjà approuvées.
- Les sections de cette page sont en français et en anglais ; les autres langues voient l’anglais.
