Le Flex Office vous prévient dans la cloche de l’application et, pour les changements importants, par e-mail ; selon les réglages de l’entreprise, aussi par Slack, Microsoft Teams ou notification push. Cet article explique ce qui part, où chacun règle ce qu’il reçoit, et où l’administrateur règle les défauts de l’entreprise et les e-mails.
Avant de commencer #
- La page Notifications des Paramètres Flex Office : les personnes qui ont accès au module et détiennent le droit des notifications de l’entreprise. Au palier Accès, elles lisent les cases ; au palier Exécuter, elles les règlent.
- Les préférences personnelles : chaque collaborateur, pour lui-même. Les lignes Flex Office n’apparaissent qu’avec l’accès au module.
- Les modèles d’e-mail : les personnes qui gèrent les e-mails de l’application.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Accès au module Flex Office » : l’entrée du module et les lignes Flex Office des préférences.
- « Notifications — défauts et verrous de l’entreprise » : la page Notifications, en lecture au palier Accès, en écriture au palier Exécuter.
- Les modèles d’e-mail se règlent avec le droit de gérer les e-mails de l’application, hors du module.
À quoi sert cette page #
La page Notifications des Paramètres Flex Office règle ce que reçoivent par défaut les collaborateurs pour les avis du Flex Office, canal par canal, et ce qu’ils ne peuvent pas changer. C’est le même réglage que Réglages › Notifications, limité au Flex Office : une case changée ici l’est aussi là-bas.
Chaque case du tableau porte deux réglages :
- Coché : ce que reçoit un nouvel embauché, et quiconque n’a jamais réglé ses préférences. Il reste libre de le désactiver.
- Verrouillé : le collaborateur ne peut pas le changer. Verrouillé sur « coché », le canal est imposé ; verrouillé sur « décoché », il est interdit, même à qui le voudrait.
Le tableau reprend les lignes de la famille Flex office (voir ci-dessous), avec les colonnes Tableau de bord, E-mail et Push, plus Slack si l’espace Slack de l’entreprise est connecté et Teams si l’entreprise a ouvert Teams. La ligne Demandes d’approbation, commune à tous les modules, s’y lit seulement : elle se règle dans Réglages › Notifications. Au-dessus du tableau, Couverture push réelle indique combien d’employés peuvent réellement recevoir un push : verrouiller la colonne Push autorise l’envoi, sans le faire arriver.
Le reste se règle à deux autres endroits :
- vos préférences de notification (vos réglages personnels, onglet Notifications, ou le bloc Mes notifications de la fenêtre Préférences du calendrier Flex Office) : chacun choisit ce qu’il reçoit et par quel canal, hors des cases verrouillées ;
- les modèles d’e-mail (Réglages › Gérer Illizeo › Emails, catégorie « Lieu de travail ») : l’administrateur règle le texte de chaque e-mail, ou le coupe.
Pas à pas #
Régler ce que vous recevez #
- Ouvrez vos réglages personnels, onglet Notifications : « Choisissez ce qui vous parvient, et par quel canal. » Vous pouvez aussi ouvrir, dans le calendrier Flex Office, Préf. puis le bloc Mes notifications, qui ne montre que les lignes du Flex Office.
- Dans la famille Flex office, cochez ou décochez les canaux de chaque ligne :
- Réservations de bureau : votre réservation modifiée ou annulée par quelqu’un d’autre ou par le système, libérée faute de pointage ou rétablie, votre poste changé, retiré ou posé, votre poste attribué libéré par une autre personne, le poste préféré de votre semaine type retiré ;
- Réservations de parking ;
- Réservations de repas ;
- Visites (côté hôte) ;
- Semaine type ;
- Salles de réunion : vos réunions, comme organisateur ou comme participant, et les réponses de vos participants ;
- Fermetures et événements du site ;
- Rappels de planning ;
- Télétravail : votre accord de télétravail et sa convention.
- Enregistrez vos préférences. Une case verrouillée par votre entreprise ne se change pas.
Régler les e-mails du module (administrateurs) #
- Ouvrez Réglages › Gérer Illizeo › Emails, catégorie « Lieu de travail ».
- Ouvrez le modèle voulu, réglez son texte dans chaque langue, ou coupez-le.
Les modèles du Flex Office et ce qu’ils portent :
- Réservation à valider : la demande adressée à un approbateur, avec ses relances.
- Réservation confirmée : votre demande de réservation approuvée.
- Réservation refusée : votre demande refusée, avec le motif.
- Réservation annulée : votre réservation annulée par une autre personne.
- Déclaration d’un jour : une réservation posée pour vous par quelqu’un d’autre.
- Bureau — réservation changée : votre réservation de bureau modifiée pour vous, une modification refusée, une réservation annulée par le système ou libérée faute de pointage, votre poste changé, retiré ou posé, votre poste attribué libéré par une autre personne, le poste préféré de votre semaine type retiré.
- Parking — vos réservations : vos places de parking.
- Repas — vos réservations : vos repas.
- Semaine type — récapitulatif : l’avis de la nuit de la semaine type.
- Site — fermetures et événements : fermetures du site et événements.
- Salles de réunion — vos réunions : une salle réservée pour vous ; votre réunion, ou votre série, modifiée, annulée ou libérée par une autre personne ; une invitation reçue, modifiée, annulée ou retirée ; la réponse d’un participant ; la visite de vos invités externes confirmée ou refusée.
- Visites — avis à l’hôte : les visites dont vous êtes l’hôte.
- Mise à jour du lieu de travail : la relance de planning.
- Visiteur — invitation, Visiteur — modification, Visiteur — annulation : les e-mails aux visiteurs externes.
- Visiteur — invitation à une série, Visiteur — modification d’une série, Visiteur — annulation d’une série : les e-mails aux visiteurs d’une série de réunions, qui listent leurs dates.
À savoir #
- Ce qui part aussi par e-mail. Les avis qui changent un engagement : réservation annulée, réduite, modifiée pour vous ou faite pour vous, libérée faute de pointage ou rétablie, poste changé, retiré ou posé, poste attribué libéré par une autre personne, repas promu depuis la liste d’attente, site fermé, événement modifié ou annulé, salle d’un événement annulée, réunion réservée pour vous, modifiée, annulée ou libérée par une autre personne, invitation à une réunion reçue, modifiée, annulée ou retirée, réponse d’un participant, visite confirmée, refusée ou annulée, récapitulatif de la semaine type.
- Ce qui reste dans la cloche. Les rappels de la veille d’un événement, la publication d’un événement prioritaire, la réouverture d’un site, l’alerte « N jours avant » une fermeture, l’arrivée d’un visiteur, « hôte absent », une absence approuvée qui tombe sur une réunion que vous organisez (la réunion reste).
- Trois conditions pour un e-mail. Le modèle est actif, la case E-mail de la ligne est cochée dans vos préférences, et l’avis fait partie de ceux qui partent par e-mail. Couper un modèle retire l’e-mail, pas l’avis dans la cloche.
- L’invitation d’un visiteur ne se coupe pas. Le modèle Visiteur — invitation porte les informations d’accès du lieu : son texte se réécrit, mais il part toujours.
- Réunions et séries. Pour une série de réunions, un seul avis récapitule les réunions touchées. L’objet d’une réunion n’est jamais écrit dans un avis ni dans un e-mail.
- Agenda. Vos réservations, réunions comprises, peuvent aussi partir dans votre agenda, si l’entreprise l’a activé et selon les types que vous avez cochés. Voir Intégrations.
- Langue. Votre langue, sinon celle de votre espace. Un texte absent en allemand ou en italien se lit en anglais. Les e-mails aux visiteurs partent en français, en anglais, en allemand ou en italien, selon le choix fait à l’invitation ; sans choix, dans la langue de l’hôte, sinon en anglais.
- Avant l’ouverture générale (go-live). Tant que le module n’est pas ouvert à tous, ses avis ne partent qu’aux administrateurs, sur tous les canaux. Les e-mails aux visiteurs externes partent toujours.
- Chaque e-mail le dit. Sa note indique pourquoi il arrive et quelle case décocher pour ne plus le recevoir.
- Approbations. La demande à un approbateur relève de la famille « Approbations et flux » des préférences.
