La page Intégrations des Paramètres Flex Office montre l’état des liens du module avec vos autres outils : l’API publique et ses clés, les webhooks, Slack, Microsoft Teams et les agendas. Vos réservations peuvent partir dans votre agenda professionnel, et les données du module sortent et entrent aussi par des exports, des rapports et des imports.
Avant de commencer #
La page demande l’accès au module Flex Office et au moins l’un des droits des écrans qu’elle résume. Chaque bloc n’apparaît qu’avec le droit de son propre écran ; sans aucun de ces droits, la tuile Intégrations n’est pas affichée.
Droits dans la matrice des rôles #
- « Accès au module Flex Office » : l’entrée du module.
- « Voir les tokens API » : le bloc API du Flex Office. Créer une clé demande en plus « Créer / éditer / révoquer un token » au palier Exécuter.
- « Voir les webhooks et leurs livraisons » : le bloc Webhooks.
- « Connecteurs du magasin d’applications (connexion / déconnexion OAuth) », au palier Exécuter : les blocs Slack et Microsoft Teams.
- « Intégrations calendrier — réglages de l’entreprise (ce qui est poussé, application OAuth) » : le bloc Agendas ; au palier Exécuter, ses interrupteurs.
- « Relier et délier son propre agenda (Google / Outlook) » : le lien Relier mes agendas.
Les blocs API et Webhooks suivent aussi votre abonnement : ils n’apparaissent que s’il comprend l’accès à l’API et les webhooks.
À quoi sert cette page #
Elle réunit, en lecture, l’état de chaque intégration qui touche le Flex Office. Chaque bloc renvoie à l’écran qui gère l’intégration, où se font les réglages ; seul l’interrupteur des agendas se règle aussi ici.
- API du Flex Office : l’Adresse de base de l’API publique, à copier, et les Clés qui portent le Flex Office. Pour chaque clé : son nom, le début masqué de la clé, son état (Active, Expirée, Désactivée ou Ne répond plus), « Agit au nom de » suivi du nom de la personne qui l’a créée, ses droits du Flex Office, son dernier usage, son expiration et le lien Ouvrir la clé. Le lien Gérer les jetons API ouvre l’écran des jetons, Documentation de l’API sa documentation.
- Webhooks : les abonnements qui écoutent les événements du Flex Office (réservations, visites, réunions, pointage), avec l’hôte de leur adresse de réception, leur état et leur dernière livraison. Ils se règlent par Gérer les webhooks.
- Slack : si l’espace Slack de l’entreprise est connecté, son nom et le nombre de collaborateurs appariés. Les avis du Flex Office partent en message privé à qui a coché Slack dans ses préférences, ou à qui l’entreprise l’a mis par défaut.
- Microsoft Teams : si Teams est connecté, si les notifications et les validations sont ouvertes, et combien de collaborateurs ont un compte Microsoft relié. Avec les notifications ouvertes, les avis du Flex Office arrivent en message du bot ; avec les validations, les demandes de bureau et de visite s’y approuvent.
- Agendas : pour Google et pour Outlook, l’interrupteur qui laisse partir le Flex Office vers ce fournisseur et le nombre de personnes reliées, en pause, à reconnecter ou sans agenda « illizeo » ; puis l’état de l’abonnement par lien, Apple et autres agendas : abonnement.
Slack et Teams se connectent dans les connecteurs du magasin d’applications : le lien Ouvrir les connecteurs y mène. Rien de secret n’est affiché : ni jeton complet, ni secret de signature, ni adresse de réception complète.
Pas à pas #
Créer une clé d’API pour le Flex Office #
- Dans le bloc API du Flex Office, cliquez sur Créer une clé Flex Office.
- L’écran des jetons API s’ouvre sur la création, pré-remplie : le nom « Intégration Flex Office » et le droit de lecture du Flex Office coché.
- Ajoutez si besoin les droits d’écriture, puis terminez la création comme pour tout jeton. Voir Créer et gérer les jetons API.
La clé agit en votre nom : avec vos droits et votre population, jamais plus. Créez-la avec un compte qui a les droits du Flex Office et la population voulus ; si ce compte est désactivé, la clé ne répond plus. Les jetons se gèrent aussi dans Paramètres › Gérer Illizeo › Jetons API.
Laisser partir le Flex Office vers les agendas #
- Dans le bloc Agendas, activez l’interrupteur de Google, d’Outlook, ou des deux.
- Le message « Synchronisation enregistrée » confirme le réglage.
Le même réglage s’appelle Synchroniser le Flex Office dans le connecteur d’agenda de l’entreprise, au magasin d’applications. Il est désactivé par défaut : tant qu’il l’est, aucune réservation du Flex Office, réunions comprises, ne part vers ce fournisseur.
Vos réservations dans votre agenda #
Chaque personne reçoit ses propres réservations du Flex Office dans son agenda professionnel, et seulement les siennes, à trois conditions :
- l’entreprise a activé la synchronisation du Flex Office pour ce fournisseur (Google ou Outlook) ;
- la personne a relié son agenda Google ou Microsoft à Illizeo (Paramètres personnels, onglet Mes agendas). Si l’entreprise a ouvert l’application « Agendas Outlook », le Flex Office va directement dans l’agenda Outlook de chacun, sans rien relier ;
- la personne a coché ce type de réservation dans le bloc Agenda des préférences du calendrier Flex Office (tout est coché tant qu’elle n’a rien choisi).
Les six types :
- Mes jours au bureau : en journée entière ou en demi-journée, avec le lieu et, s’ils sont réservés, l’étage, la zone et le poste ;
- Mes jours de télétravail : en journée entière, « Télétravail » ;
- Mes réunions en salle : au créneau de la réunion (voir ci-dessous) ;
- Mes places de parking ;
- Mes repas : à l’heure du service ;
- Les visites que je reçois : chez l’hôte, avec le nombre de visiteurs et le lieu d’accueil.
Une réservation en attente d’approbation, ou un repas en liste d’attente, part en provisoire, marqué « [En attente] » ; il est mis à jour à la décision et retiré en cas de refus. L’événement suit les changements de la réservation et disparaît quand elle est annulée. Il est écrit dans la langue de chacun et ne porte jamais le plat, la plaque, le commentaire, le motif ni le nom d’un visiteur.
Les réunions dans votre agenda #
Une réunion en salle part dans l’agenda de l’organisateur et de chaque participant qui ne l’a pas déclinée, aux mêmes conditions :
- l’événement est posé à la réservation et à l’invitation ;
- il est mis à jour quand la salle, le jour, les heures ou le lien de visioconférence changent ;
- il est retiré quand la réunion est annulée ou que la salle est libérée, quand le participant décline l’invitation ou est retiré de la réunion ;
- il porte la salle, le lieu, le jour, les heures et le lien de visioconférence, dans la langue de chacun ; jamais l’objet de la réunion ;
- chacun reçoit son propre événement, sans invitation d’agenda : on répond à une invitation dans Illizeo, pas depuis son agenda.
Une personne qui n’a pas relié son agenda voit la réunion dans Illizeo et la reçoit par e-mail. Une réunion d’une série donne un événement par occurrence.
Apple et autres agendas #
Quand l’entreprise a activé la synchronisation pour au moins un fournisseur, chacun peut aussi s’abonner par lien : dans le bloc Agenda des préférences, S’abonner ouvre « S’abonner au calendrier » avec la catégorie « Mes réservations Flex Office » cochée. C’est un repli, pas une synchronisation : l’agenda relit le lien à son rythme, une réservation peut mettre plusieurs heures à y apparaître. Il faut le droit « Exporter le calendrier ».
Les données qui sortent et qui entrent #
- API publique : un autre système (badgeuse, borne, outil de réservation) lit et écrit le Flex Office avec une clé. Voir Créer et gérer les jetons API.
- Exports CSV depuis le tableau de bord : l’occupation (anonyme) et la présence par personne (nominative).
- Rapports système de People Analytics : « Occupation par site », « Présence sur site par salarié » et « Repas et parking par jour ». Chacun peut être déposé régulièrement sur un serveur SFTP avec Planifier un dépôt SFTP. Le dépôt est calculé avec les droits de la personne qui l’a planifié.
- Imports CSV des zones, postes de travail, salles de réunion, places de parking, membres et règles des profils, restaurants, services et menus. Voir Imports.
À savoir #
- Dans le calendrier, la fenêtre Préférences porte le bloc Agenda de chacun : l’état de ses agendas et les types qu’il y envoie. Voir Calendrier Flex Office.
- Couper le module, ou le retirer à une personne, arrête la synchronisation ; elle reprend à la réactivation.
- Un événement de réunion supprimé à la main dans l’agenda est recréé à la prochaine modification de la réunion.
