Illizeo Pulse est la méthode avec laquelle Illizeo conduit le déploiement de votre solution RH, du lancement jusqu’au transfert au support. Elle repose sur trois principes simples :
- Partir du standard. Illizeo est livré avec des réglages éprouvés par pays et par module. On vous les montre sur vos propres cas avant de parler de spécifique.
- Ne traiter que les écarts. Seul ce qui s’écarte du standard est relevé, chiffré en jours et en CHF, puis arbitré par le comité de pilotage.
- Valider par des démonstrations. Plutôt qu’un long cahier des charges, vos référents valident régulièrement ce qu’ils voient fonctionner.
Cet article décrit les cinq phases de la méthode, ce que l’on attend de vous à chacune, et la façon dont tout se pilote dans le portail projets Illizeo.
Cinq phases, chacune close par le COPIL #
Le cadre est séquentiel : P, U, L, S, E. Une phase ne se ferme que sur un go du comité de pilotage (COPIL), qui ouvre la suivante. Un no-go laisse la phase ouverte ; son motif est consigné et un nouveau COPIL statue une fois les points levés. À l’intérieur de ce cadre, la réalisation est agile : la phase L avance par itérations courtes.
| Phase | Objectif | Ce qui en sort |
|---|---|---|
| P — Préparer | Lancer le projet, organiser l’équipe, planifier. | Planning détaillé, équipe et COPIL désignés, environnement de démonstration avec un échantillon de vos données. |
| U — Unifier sur le standard | Montrer le standard sur vos cas, relever et arbitrer les écarts. | Backlog des écarts, classeur de paramétrage, cahier des besoins, cadrage des interfaces, devis. |
| L — Livrer par itérations | Paramétrer par lots, démontrer, valider. | Itérations validées par vos référents et poussées dans votre instance de test, reprise des données en essai, interfaces. |
| S — Sécuriser le déploiement | Recetter, former, mettre en production. | PV de recette, sessions de formation émargées, production ouverte (PV de go-live), paies parallèles si la paie est dans le périmètre. |
| E — Exploiter et évoluer | Accompagner les premières semaines, passer la main. | Hypercare, passation au support, bilan signé, évolutions priorisées. |
La durée de chaque phase dépend de votre périmètre : elle est fixée au planning dès la phase P et suivie dans le portail.
Le portail projets : tout le projet au même endroit #
Votre projet se conduit dans le portail projets Illizeo. Vous y accédez avec le compte reçu par invitation ; un partenaire intégrateur l’ouvre depuis son espace partenaires. Le portail est disponible en français, anglais, allemand et italien.
La liste des projets montre, pour chacun, la frise Pulse et la phase en cours. Une mention vous indique si vous siégez au COPIL.
La fiche d’un projet regroupe tout le pilotage : équipe, phases et COPIL, planning, standard, classeur, ateliers, tableaux Kanban (actions, écarts, itérations), recette, formation, hypercare, bilan, devis, budget, risques, météo du projet et documents. Vous ne voyez que les onglets que votre rôle permet d’ouvrir.
P — Préparer #
La phase P pose les bases du projet :
- Lancement et organisation : désignation du chef de projet, de vos référents métier et des membres du COPIL côté Illizeo et côté client.
- Planning détaillé : dates prévues de chaque phase et jalons. Le chef de projet et le COPIL sont prévenus sept jours avant la fin prévue de la phase en cours.
- Environnement de démonstration : vous déposez un échantillon de vos données, importé par les contrôles de la plateforme. Les ateliers de la phase U s’appuient dessus.
À savoir. Vos données ne sont jamais injectées directement en base : elles passent par les mêmes imports et les mêmes contrôles que ceux que vous utiliserez ensuite.
U — Unifier sur le standard #
C’est le cœur de la méthode. Plutôt que de partir d’une page blanche, on part de ce qu’Illizeo fait déjà, et on ne discute que de ce qui doit changer.
Le standard, module par module #
L’onglet Standard rassemble le périmètre du projet (plan, effectif prévu, pays) et, pour chaque module, ce que le plan inclut et ce que le catalogue préréglé fournit : sections du dossier du personnel, types d’absence, jours fériés, circuits d’approbation…
Des ateliers guidés par un questionnaire #
Chaque atelier parcourt le questionnaire de ses modules. Pour chaque question, le standard d’Illizeo est rappelé, et la réponse se classe en Conforme au standard, Écart ou Non applicable. Un écart part directement au backlog. L’atelier garde son compte rendu, ses décisions, ses actions et ses pièces jointes.
Analyse de vos documents. Si vous l’acceptez pour votre projet, vos règlements et procédures peuvent être analysés par intelligence artificielle pour pré-remplir les questionnaires. Chaque proposition cite sa source et reste un brouillon jusqu’à sa validation par l’équipe Illizeo ; vous ne voyez que ce qui a été validé.
Le parcours d’un écart #
Un écart porte une nature (paramétrage, interface ou développement) et une estimation en jours et en CHF. Il n’est réalisé qu’après une décision du COPIL, qui le retient, le refuse (le besoin revient au standard) ou le reporte après le go-live. Un refus ou un report est toujours motivé.
Le classeur de paramétrage #
Le classeur décrit votre futur paramétrage, famille par famille : dossier du personnel, listes de valeurs, absences, jours fériés, rôles et droits, workflows, reprise des données et interfaces. Il part du standard lu dans votre espace. Vos équipes y proposent des modifications ; toute valeur qui s’écarte du standard ouvre un écart « paramétrage », à chiffrer puis arbitrer.
Le classeur, le backlog et le cahier des besoins (un PDF généré à partir d’eux, en quatre langues) sont versionnés. Chaque nouvelle version est acceptée par le COPIL ; tout changement ultérieur crée une version à revalider. On peut comparer deux versions.
Le devis #
À la fin de la phase U, les écarts retenus et payants s’ajoutent au devis de services, à côté des licences (au mois et à l’année). Le devis est accepté dans le portail par un membre du COPIL côté client. Vous confirmez ensuite, dans votre espace Illizeo, une souscription pré-remplie : votre espace de production est préparé, fermé aux employés, et une instance de test est créée à côté.
L — Livrer par itérations #
Le paramétrage avance par lots de modules : ce sont les itérations de la phase L. Chacune suit le même cycle court et se termine par une démonstration à vos référents métier.
- Validation : un référent valide l’itération après sa démonstration. Elle est alors poussée dans votre instance de test, avec un rapport de ce qui a été appliqué.
- Remarques : une remarque de démonstration devient soit un ajustement, pris dans l’itération suivante, soit un écart, qui rejoint le backlog et passe en COPIL.
- Reprise des données en essai : vous remplissez le gabarit de reprise tiré du classeur ; le fichier est contrôlé automatiquement, avec un rapport des lignes à corriger, puis importé dans l’instance de test sans envoyer la moindre invitation.
- Interfaces : les interfaces retenues sont développées et testées pendant cette phase.
Le go de la phase L n’est possible qu’une fois toutes les itérations poussées.
S — Sécuriser le déploiement #
La phase S mène de la recette à l’ouverture de la production.
La recette #
Des scénarios de recette sont proposés à partir de la version acceptée du classeur et de vos écarts retenus. Vos équipes les jouent : un scénario non conforme ouvre une anomalie (bloquante, majeure ou mineure), corrigée par l’équipe Illizeo puis rejouée. Le PV de recette se signe dans le portail, par un membre du COPIL côté client, quand tous les scénarios ont été joués et qu’aucune anomalie bloquante ne reste ouverte. Les autres anomalies ouvertes y figurent comme réserves.
La mise en production #
Seule la version du classeur couverte par le dernier PV de recette est poussée en production. La reprise définitive de vos données suit, à partir d’un fichier complet et conforme. Pendant tout ce temps, votre espace reste fermé : seules les personnes nommées dans le projet s’y connectent, et aucun e-mail ne part vers vos employés.
La formation #
Les sessions de formation sont planifiées dans le portail. Chaque participant qui a un compte émarge lui-même, d’une demi-heure avant la session jusqu’au lendemain de sa fin ; le formateur pointe les personnes sans compte. La feuille d’émargement se télécharge en PDF.
Le go-live #
Le go-live est le go de la phase S en COPIL. Il n’est possible que si :
- les réserves du PV de recette sont levées, ou acceptées explicitement par le COPIL ;
- le push en production est terminé ;
- la reprise définitive est terminée sans ligne refusée ;
- au moins une session de formation a été tenue ;
- les données de démonstration ont été retirées de la production.
Le PV de go-live ouvre alors votre espace et envoie les invitations à tous vos employés.
Paies parallèles. Si la paie fait partie du projet, vous constatez les écarts entre votre ancienne paie et la nouvelle, campagne par campagne ; l’équipe Illizeo les explique ou les corrige. Le portail suit ces écarts, il ne calcule aucun salaire.
E — Exploiter et évoluer #
L’hypercare #
Après le go-live s’ouvre une période de suivi renforcé, dont la durée est fixée pour votre projet. Vous signalez les incidents dans le portail ; l’équipe les prend en charge et les résout, ou les transfère au support. Vous pouvez rouvrir un incident résolu, en indiquant pourquoi.
La passation au support #
Le chef de projet transmet au support Illizeo un dossier de passation (en PDF) qui reprend les incidents en cours. Le support prend ensuite le relais, y compris après la clôture du projet.
Le bilan et les évolutions #
Vous notez le projet sur cinq critères (respect des délais, qualité du paramétrage, accompagnement, formation, communication) et ajoutez un commentaire. Le chef de projet rédige la synthèse : ce qui a été livré, les points forts, les points à améliorer. Les écarts reportés et les nouvelles demandes forment la liste des évolutions, classées par priorité.
Le go de la phase E clôt le projet. Il demande que l’hypercare soit terminée, qu’aucun incident ne reste ouvert ou en cours, et que le bilan soit signé.
Le COPIL et ses procès-verbaux #
Le comité de pilotage réunit les membres désignés d’Illizeo et de votre entreprise. À chaque fin de phase, il prononce le go ou le no-go ; c’est aussi lui qui arbitre les écarts et accepte les versions du classeur. L’onglet Phases et COPIL montre l’état de chaque phase, ses dates prévues et réelles.
Chaque décision est consignée avec sa date, ses participants, son motif et ses réserves, puis figée dans un procès-verbal en PDF, disponible en quatre langues. Une décision ne se modifie pas : une erreur se rectifie par un nouveau COPIL.
Qui fait quoi #
| Rôle | Qui | Ce qu’il fait dans Pulse |
|---|---|---|
| Chef de projet | Un consultant Illizeo ou d’un partenaire intégrateur | Planifie, anime les ateliers, chiffre les écarts, paramètre et pousse les itérations, prépare la recette, la formation et le go-live. |
| Référents métier | Vos experts RH, temps, paie… | Répondent aux questionnaires, valident les démonstrations, jouent la recette. |
| COPIL | Membres désignés d’Illizeo et de votre entreprise | Go ou no-go de chaque phase, arbitrage des écarts, acceptation des versions du classeur. Côté client : acceptation du devis, signature du PV de recette et du bilan. |
| Support Illizeo | L’équipe support | Reprend les incidents transmis à la passation, pendant et après le projet. |
Vos données pendant le projet #
- Les fichiers déposés dans le portail (documents, échantillons, fichiers de reprise) sont chiffrés.
- Les données de reprise sont supprimées une fois la reprise définitive faite ; les autres fichiers le sont douze mois après la clôture du projet. Les PV et les décisions du COPIL sont conservés.
- Aucune analyse par intelligence artificielle n’a lieu sans votre accord pour le projet.
- Avant le go-live, aucune invitation ni notification ne part vers vos employés.
Questions fréquentes #
Que se passe-t-il en cas de no-go ? #
La phase reste ouverte et le motif est inscrit au PV. Les points à lever deviennent des actions ; un nouveau COPIL statue ensuite. Rien n’est perdu : un no-go est une décision normale de la méthode.
Peut-on demander un développement spécifique ? #
Oui, sous forme d’écart de nature « développement ». Il est chiffré, puis arbitré par le COPIL. S’il est retenu et payant, il s’ajoute au devis de services ; s’il est reporté, il rejoint les évolutions après le go-live.
Qui valide quoi ? #
Deux niveaux : vos référents métier valident chaque démonstration d’itération ; le COPIL prononce le go ou le no-go de chaque phase.
Nos employés verront-ils l’outil avant la fin du projet ? #
Non. Votre espace de production reste fermé jusqu’au PV de go-live : seules les personnes nommées dans le projet y ont accès. Les invitations partent toutes au go-live.
Où trouver les documents du projet ? #
Dans le portail : PV du COPIL, cahier des besoins et ses versions, comptes rendus d’atelier, PV de recette, feuilles d’émargement, dossier de passation et bilan se téléchargent en PDF depuis leurs onglets.
