Cet article s’adresse aux personnes qui valident des demandes : managers, RH, gestionnaires de paie, comptabilité. Il décrit la boîte d’approbations commune à tous les modules, comment examiner une demande, l’accepter, la refuser ou la déléguer, et ce que reçoit chacun.
Avant de commencer #
Les droits se lisent dans la rubrique WORKFLOWS de la matrice des rôles (voir Permissions & rôles).
| Droit (matrice des rôles) | Ce qu’il permet | Par défaut |
|---|---|---|
| Liste des approbations (tous statuts) | Accès : ouvrir l’onglet Approbations et le détail d’une demande, écrire un commentaire | Administrateur, Gestionnaire Paie, Manager, Responsable RH, Comptabilité, Auditeur |
| Approuver une demande | Exécuter : accepter quand vous êtes désigné ; Admin : décider à n’importe quelle étape | Exécuter : Gestionnaire Paie, Manager, Responsable RH, Comptabilité ; Admin : Administrateur |
| Refuser une demande | Exécuter : refuser quand vous êtes désigné ; Admin : à n’importe quelle étape | Idem |
| Déléguer une approbation | Exécuter : confier votre décision à quelqu’un d’autre ; Admin : à n’importe quelle étape | Idem |
| Filtrer par catégorie / statut | Accès : les filtres de la boîte | Les six rôles de la première ligne |
| Voir les KPI d’approbation | Accès : les compteurs en tête de la boîte | Administrateur, Gestionnaire Paie, Manager, Responsable RH, Auditeur |
| Approbations — Absences, Approbations — Notes de frais… | Accès : voir et traiter les demandes de cette catégorie, et ouvrir son entrée du menu | Administrateur, Gestionnaire Paie, Manager, Responsable RH, Auditeur (Comptabilité aussi pour Salaire / Paie et Notes de frais) |
Les absences, les présences et les notes de frais se décident en outre selon les droits de leur module (par exemple « Approuver / rejeter / déléguer une demande » pour les absences) : voir les articles de ces modules.
Trouver les demandes à décider #
Ouvrez Flux de travail, onglet Approbations. Le nombre entre parenthèses compte les demandes qui attendent votre décision, délégations comprises ; vos propres demandes n’y sont pas comptées. L’onglet réunit toutes les catégories :
- les compteurs En attente, Approuvé et Refusé ;
- la liste Approbations, en trois sections : En attente (ce que vous devez décider), Traitées (ce qui n’attend plus de décision) et Mes demandes (vos propres demandes, en lecture seule) ;
- à droite, le détail de la demande choisie.
Les entrées du menu (Flux de travail › Absences, Notes de frais, Présences…) ouvrent l’onglet propre à une catégorie, qui affiche les informations du module. Le lien d’une notification ou d’un e-mail ouvre directement la demande concernée.
Filtrer la liste #
- Toutes les catégories et Tous les statuts restreignent la liste ; Effacer retire tous les filtres.
- Plus de filtres ajoute Département, Site, Équipe, Salarié et une période (Du, Au) qui porte sur la Date de la demande ou sur les Dates de l’absence. Département, site et équipe se lisent sur la fiche du salarié ou sur l’un de ses contrats en cours.
Examiner une demande #
Cliquez sur une ligne. Le détail montre :
- la frise Workflow d’approbation, avec les étapes franchies, l’étape en cours et celles à venir ;
- Déclencheur, Étape courante, Approbateur, Source (le nom du workflow), Date début et Délai restant, affiché en rouge quand il reste moins de 24 heures ou que le délai est dépassé ;
- l’Historique : chaque décision avec son auteur, sa date et son commentaire, et la ligne de l’étape en attente ;
- le fil Commentaires, si le workflow les autorise.
Décider #
- Accepter : la demande passe à l’étape suivante, ou est approuvée si c’était la dernière.
- Refuser : saisissez le Motif du refus, obligatoire, puis Confirmer le refus. La demande est refusée et le motif est transmis au demandeur.
- Déléguer : choisissez la personne dans Déléguer à, puis Confirmer. Elle devient seule à décider de cette étape. Elle doit elle-même pouvoir décider de la demande, sinon Illizeo refuse la délégation.
Les boutons n’apparaissent que si votre rôle porte le droit correspondant au palier Exécuter et que vous êtes désigné à l’étape en cours.
Décider plusieurs demandes d’absence d’un coup #
Dans l’onglet Approbations, les demandes d’absence que vous pouvez trancher portent une case à cocher. Cochez-les, puis Valider la sélection ou Refuser la sélection ; un refus groupé demande un motif commun. Un compte rendu indique les demandes décidées et celles restées en attente, avec la raison.
Commenter une demande #
Quand le workflow autorise les commentaires, le détail affiche le fil Commentaires. Saisissez votre texte dans Écrire un commentaire… puis Envoyer. Le fil est visible par les personnes qui peuvent ouvrir la demande. Un commentaire n’engage aucune décision et n’envoie pas de notification.
Suivre ses propres demandes #
La section Mes demandes liste vos demandes en cours et récemment traitées, sans bouton de décision. Leur statut se lit sur le badge : En attente, Approuvé, Refusé, Délégué, Escaladé (transmise au supérieur de l’approbateur faute de réponse) ou Annulé (retirée par son auteur).
Ce que reçoit chacun #
| Moment | Qui | Comment |
|---|---|---|
| Une étape attend une décision | Tous les approbateurs de l’étape | Notification et e-mail « Demande de validation (workflow) » |
| Délégation | Le délégué, la personne qui en était chargée et le demandeur | Notification et e-mail |
| Escalade faute de réponse | Le supérieur de l’approbateur | Notification et e-mail |
| Décision finale, humaine ou automatique | Le demandeur | Notification et e-mail « Workflow — décision rendue » ; une décision automatique mentionne la règle appliquée |
Les absences, les présences et les notes de frais envoient leurs propres e-mails, décrits dans les articles de ces modules. Les modèles se personnalisent dans Paramètres › Gérer Illizeo › Email (voir Emails).
À savoir #
- Sur une étape à plusieurs approbateurs, tous sont prévenus. Selon le réglage Palier à plusieurs approbateurs, la première décision suffit ou tous doivent approuver (voir Paramètres globaux, délais et actions automatiques).
- Un approbateur au palier Admin peut décider à n’importe quelle étape, même sans être désigné : c’est le moyen de débloquer une demande restée sans approbateur. Ce contournement est tracé.
- La décision groupée ne concerne que les demandes d’absence.
Questions fréquentes #
Je vois la demande mais pas les boutons Accepter et Refuser. #
Vous n’êtes pas l’approbateur de l’étape en cours, ou votre rôle ne porte pas « Approuver une demande » et « Refuser une demande » au palier Exécuter.
Une demande reste en attente sans approbateur. #
Aucun approbateur valide n’a été trouvé pour l’étape (rôle sans membre actif, personne nommée partie, approbateur sans le droit de décider). Un administrateur peut décider à sa place, puis corriger l’étape dans Paramètres › Gérer les employés › Workflows.
