Installer les modules et choisir qui y accède

Les modules d’Illizeo (Gestion des absences, Notes de frais, Performance, Formation…) s’installent pour toute l’entreprise depuis le magasin d’applications. Une fois un module installé, vous décidez qui y a accès : tout le monde, certaines unités de l’organisation ou certaines personnes. Cet article s’adresse aux administrateurs de l’espace.

Avant de commencer #

• Le magasin d’applications s’ouvre avec le droit « Changer d’application (Illizeo) », menu « Tableau de bord » de la matrice des rôles, palier Accès.
• Installer ou désinstaller un module, et modifier qui y accède, demandent « Activer / désactiver un module » au palier Exécuter (menu « Administration de la plateforme », section « Activation des modules »).
• L’onglet Personnes assignées demande « Voir l’activation des modules » au palier Accès. Sans ce droit, l’onglet n’est pas affiché.
• Par défaut, ces trois droits sont réservés au rôle Administrateur. Ils se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés (voir Permissions & rôles).

Ouvrir le magasin d’applications #

1. Cliquez votre avatar, en haut à droite.
2. Dans la rubrique Réglages, cliquez Applications. La page Magasin d’applications s’ouvre sur l’onglet Modules Illizeo.

Les modules sont rangés en trois sections : Installées chez vous, Disponibles et À venir. Les filtres placés au-dessus (Toutes, puis une puce par catégorie, comme Présence & temps ou Paie & rémunération) réduisent la liste à une catégorie.

Chaque carte indique l’état du module (INSTALLÉE ou DISPONIBLE) et son rattachement à l’offre : Inclus (compris dans le plan principal), Premium (vendu à part) ou Inclus pendant l’essai. Quand il est connu, le nombre d’utilisateurs actifs du module est affiché.

Les onglets Connecteurs externes et Conventions collectives, quand ils s’affichent, concernent les intégrations et les conventions : ils ne sont pas traités ici.

Installer un module #

1. Cliquez la carte du module dans la section Disponibles. Sa fiche s’ouvre sur l’onglet Vue d’ensemble : description, fonctionnalités et informations (plan, version, date de mise à jour, catégorie).
2. Cliquez Installer, en haut à droite.
3. Le badge passe à INSTALLÉE et le module rejoint la section Installées chez vous.

À l’installation, tous les salariés actifs ont accès au module. Il apparaît dans leur menu, selon les droits de leur rôle, et sa carte apparaît dans les Paramètres. Le bouton Configurer de la fiche ouvre directement ses réglages.

Après la période d’essai #

Pendant l’essai, tous les modules s’installent librement. Une fois l’essai terminé, un module que votre abonnement ne couvre pas affiche Souscrire à la place d’Installer. La fenêtre Souscription requise rappelle que le module n’est pas inclus dans votre abonnement : Souscrire ouvre l’ajout d’applications à l’abonnement, Plus tard referme la fenêtre. Le bouton Souscrire n’apparaît qu’aux personnes qui gèrent l’abonnement (voir Souscrire et faire évoluer son abonnement).

Désinstaller un module #

Dans la fiche d’un module installé, cliquez Désinstaller. La désinstallation est immédiate, sans demande de confirmation : le module disparaît du menu de tous les salariés et sa carte disparaît des Paramètres.

Si vous le réinstallez plus tard, tous les salariés actifs retrouvent l’accès : les retraits individuels faits avant la désinstallation sont effacés.

Choisir qui accède au module #

Ouvrez la fiche d’un module installé, puis l’onglet Personnes assignées. Trois compteurs résument la situation : Avec accès, Sans accès et Total employés.

Par utilisateur #

1. Restez sur Par utilisateur. La liste montre chaque salarié actif avec son poste et son département, et son état : ACCÈS ou INACTIF.
2. Cherchez une personne avec le champ Rechercher….
3. Basculez l’interrupteur de sa ligne. Le changement s’enregistre aussitôt.

Tout activer et Tout désactiver appliquent le même choix à toute la liste en une fois.

Par organisation #

1. Cliquez Par organisation.
2. Choisissez le critère : Société, Sous-société, Bureau, Département ou Équipe. Chaque unité s’affiche avec son nombre d’employés.
3. Désactivez l’interrupteur d’une unité pour lui retirer l’accès. L’unité passe à DÉSACTIVÉ.

Par défaut, toutes les unités ont accès. Une unité désactivée forme une règle durable : ses salariés actuels perdent l’accès, et les salariés créés ensuite dans cette unité n’y ont pas accès non plus. Réactivez l’interrupteur pour rendre l’accès à l’unité. Un choix fait personne par personne l’emporte sur la règle de son unité.

Prévenir les personnes concernées #

Cochez Notifier par email avant de faire vos changements : chaque personne dont l’accès change reçoit un e-mail et une notification dans Illizeo qui lui indiquent que le module est activé ou désactivé pour elle. La case vaut pour les deux modes, individuel et par unité.

Ce que change un retrait d’accès #

Un salarié dont l’accès est retiré ne voit plus le module, même si son rôle porte des droits sur ce module. À l’inverse, l’accès au module ne donne aucun droit à lui seul : ce que chacun peut faire dans le module dépend toujours des droits de son rôle.

Modules particuliers #

• Projets n’a ni bouton d’installation ni réglage d’accès : il s’active dès que Notes de frais ou Présences est installé, et son accès suit ces deux modules. Sa fiche l’indique par le message Module géré automatiquement.
• D’autres modules n’ont pas de bouton d’installation : leur état suit votre abonnement. Leur accès se règle quand même personne par personne.
• Un module de la section À venir n’est pas encore ouvert sur votre espace : sa fiche affiche Bientôt disponible, sans bouton.
• Certains modules sont réservés à des rôles précis, par exemple au rôle Administrateur. L’onglet Personnes assignées ne liste alors que les personnes qui détiennent ce rôle, avec l’étiquette Admin rattaché (rattaché directement au rôle) ou Admin par population (le détient par les critères du rôle).

À savoir #

• Désinstaller agit pour toute l’entreprise et sans confirmation : préférez retirer l’accès par unité ou par personne pour un retrait partiel.
• Les écrans de réglage d’un module non installé ne sont pas accessibles, même par leur adresse.
• Pour l’application mobile, un réglage distinct décide quels modules sont proposés sur téléphone (voir Application mobile).

Questions fréquentes #

Aucun bouton Installer n’apparaît. #

Vérifiez votre droit « Activer / désactiver un module » au palier Exécuter. Si un bandeau jaune indique que l’état des modules n’a pas pu être chargé, vérifiez que vous êtes bien sur l’adresse de votre espace, puis reconnectez-vous.

Un salarié ne voit pas un module installé. #

Ouvrez l’onglet Personnes assignées du module : il est peut-être INACTIF, à titre individuel ou par la règle de son unité. Sinon, vérifiez les droits de son rôle sur ce module.