Rappels de rôle et rappels personnels

Un rappel de rôle prévient automatiquement les personnes qui détiennent un rôle avant une échéance qui concerne leurs collaborateurs : fin de période d’essai, fin de contrat, expiration d’un permis de travail, visite médicale, anniversaire… Il se règle une fois sur le rôle, et chacun le reçoit pour les salariés qu’il suit. Cet article explique comment créer ces rappels, qui les reçoit et quand, et ce que chacun retrouve dans ses paramètres personnels, rappels personnels compris. Il s’adresse aux administrateurs, aux RH, aux managers et à tous les utilisateurs pour la dernière partie.

Avant de commencer #

• Les rappels de rôle se règlent dans Paramètres › Gérer les employés › Rôles des employés : choisissez la carte du rôle, puis l’onglet Rappels sous les cartes.
• Le droit « Voir les cartes de rôles » (matrice des rôles, rubrique Rôles et permissions, section Gestion des rôles) ouvre la page et l’onglet en lecture. Pour créer, modifier, activer, désactiver ou supprimer un rappel, il faut « Créer un nouveau rôle » au palier Exécuter, détenu par défaut par le seul rôle Administrateur.
• Les rôles et leurs populations sont décrits dans Permissions & rôles.

Qui reçoit un rappel de rôle #

• Le rappel part aux détenteurs du rôle : les personnes de sa Population autorisée.
• Chacun le reçoit pour les salariés que le rôle lui fait suivre (sa Population cible), réduits par le champ Concerne du rappel : Tous les employés de cette population, Mes collaborateurs (toute la ligne hiérarchique sous le détenteur), Mes collaborateurs directs, ou un salarié choisi par son nom.
• Personne ne reçoit de rappel sur lui-même.
• Le destinataire doit pouvoir lire la donnée rappelée sur le salarié : les informations de contrat pour une fin de contrat, le salaire pour un changement de salaire, la section de santé pour une visite médicale. Pour une absence, la règle de visibilité des absences s’applique. Sinon, le rappel ne part pas pour ce salarié.

Créer un rappel de rôle #

1. Dans l’onglet Rappels du rôle, cliquez sur Ajouter un rappel. La fenêtre Nouveau rappel de rôle s’ouvre.
2. Saisissez le Nom du rappel (obligatoire) : il apparaît dans l’objet et le titre du rappel reçu.
3. Choisissez la Catégorie, c’est-à-dire l’échéance suivie : fin de période d’essai, date d’embauche, dernier jour de travail, fin de contrat, date de résiliation, dernier changement de salaire, prochaine absence, anniversaires, fin de permis de travail, formation obligatoire, renouvellement de certification ou d’habilitation, prochaine visite médicale, visite médicale due (France), entretien professionnel, fin de validité RQTH, fin de congé maternité ou parental.
4. Dans Concerne, choisissez un groupe (Tous les employés, Mes collaborateurs, Mes collaborateurs directs) ou recherchez un salarié.
5. Choisissez l’Icône et la Couleur de la carte.
6. Choisissez la Récurrence : Une seule fois ou Chaque année.
7. Dans Quand envoyer, réglez le délai : un nombre, une unité (jours, semaines, mois) et un sens (avant l’événement, après l’événement, ou le jour même). Ajouter ajoute un autre délai, jusqu’à cinq.
8. Si besoin, saisissez un Message (facultatif) : il est repris dans l’e-mail.
9. Cliquez sur Créer le rappel.

Dans la liste, chaque carte indique la catégorie, Quand : (les délais) et Notifier : (le champ Concerne). Le bouton d’activation passe un rappel de Actif à Inactif sans le supprimer ; Modifier rouvre la fenêtre ; la corbeille le supprime après confirmation. Une recherche et des compteurs (Total, Actifs, Annuels) aident à s’y retrouver.

Les rappels posés par Illizeo #

Chaque espace reçoit des rappels de rôle ordinaires, visibles et modifiables comme les autres :

Ils ne sont posés que si le rôle n’a pas déjà un rappel sur la même échéance. Vous pouvez les modifier ou les désactiver ; un rappel posé par Illizeo que vous supprimez ne revient pas.

Quand et comment le rappel arrive #

• Illizeo passe les rappels chaque matin. Le jour d’envoi se calcule à partir de la date de l’échéance et du délai choisi.
• Les échéances de contrat (fin d’essai, fin de contrat, résiliation, dernier jour) se lisent sur chaque contrat : une personne qui a plusieurs contrats peut déclencher un rappel par contrat.
• Les anniversaires et les dates d’embauche reviennent chaque année, quelle que soit la récurrence choisie.
• Le rappel arrive dans la cloche, onglet Alertes, et par e-mail. L’e-mail reprend le nom du salarié, la date et le message, avec un bouton vers sa fiche si le destinataire peut l’ouvrir.
• Un même rappel ne part qu’une fois par jour et par destinataire.

Dans vos paramètres personnels #

Ouvrez le menu de votre compte, puis Paramètres personnels, onglet Rappels de rôle. Il compte deux parties.

• Rappels de rôle : les rappels des rôles que vous détenez, en lecture seule (« Hérités de vos rôles · lecture seule »), avec les compteurs Hérités, Actifs et Annuels. Seul un administrateur peut les changer.
• Rappels personnels : vos propres rappels, qui ne préviennent que vous. Cliquez sur Nouveau rappel : dans Définir un rappel, saisissez le Nom du rappel, l’icône et la couleur, la Récurrence (Une seule fois, Chaque jour, Chaque vendredi, 1er de chaque mois, Dernier jour du mois, Chaque année), la date de l’événement pour une seule fois ou chaque année, le délai d’envoi et un message facultatif, puis Créer le rappel. Chaque carte se modifie, se désactive ou se supprime.

Ce que chacun peut régler #

• Le canal se règle dans Paramètres personnels › Notifications, ligne Rappels et relances : décocher E-mail ou Tableau de bord coupe ce canal pour vos rappels, sauf si votre entreprise l’a verrouillé (voir Choisir ses notifications).
• Le texte de l’e-mail se modifie dans le modèle « Rappel d’échéance », catégorie RH & Workflows (voir Modifier un modèle d’e-mail). Désactiver ce modèle coupe l’e-mail des rappels ; la cloche continue de les recevoir.

À savoir #

• Le nom du rappel est limité à 255 caractères, le message aussi.
• Les rappels personnels, et la réception de tout rappel, relèvent du droit « Notes et commentaires — Informations Biographiques » (rubrique Gestion des employés) : un destinataire qui ne le détient pas ne reçoit aucun rappel. La liste des rappels hérités relève de « Voir les rôles actuels de l’employé ». Les rôles fournis détiennent ces deux droits par défaut au palier Accès ; vérifiez-les sur un rôle créé sur mesure.
• Les rappels posés sur la fiche d’un collaborateur suivent la même règle que les rappels personnels : ils préviennent la personne qui les a posés, tant qu’elle garde son droit sur ce collaborateur.

Questions fréquentes #

Un manager ne reçoit pas le rappel de fin de contrat de son collaborateur. #

Vérifiez qu’il fait partie de la population autorisée du rôle qui porte le rappel, que le collaborateur est dans sa population cible et dans le champ Concerne, que le rappel est actif, et que la ligne Rappels et relances de ses préférences n’est pas décochée.

Puis-je être prévenu pour une seule personne ? #

Oui : dans Concerne, recherchez le salarié et choisissez-le.