Cet article s’adresse aux administrateurs qui construisent les circuits d’approbation : créer un workflow ou partir d’un modèle, poser les étapes et les flèches, choisir les approbateurs, orienter la demande selon des conditions, puis activer le workflow.
Avant de commencer #
| Droit (matrice des rôles) | Ce qu’il permet | Par défaut |
|---|---|---|
| Voir les paramètres d’approbation | Accès : ouvrir Paramètres › Gérer les employés › Workflows et lire les workflows | Administrateur, Gestionnaire Paie, Responsable RH, Auditeur |
| Créer un workflow d’approbation | Exécuter : créer un workflow, dupliquer un workflow | Administrateur |
| Modifier un workflow | Exécuter : ajouter ou retirer des étapes et des flèches, renommer, activer, désactiver, réinitialiser, supprimer, autoriser les commentaires | Administrateur |
| Définir les approbateurs / niveaux | Exécuter : configurer une étape (approbateurs, délais, notifications, messages) et déplacer les étapes | Administrateur |
Sans droit d’écriture, l’écran reste en lecture : les boutons de modification n’apparaissent pas.
Le catalogue des workflows #
- Ouvrez Paramètres › Gérer les employés › Workflows, onglet Workflows.
- Les workflows sont rangés par catégorie, repliée au départ ; le chiffre entre parenthèses compte ses workflows. Rechercher une catégorie… filtre la liste.
- Cliquez sur une catégorie pour la déplier. Chaque workflow affiche son nom, son état Actif ou Inactif, le badge ILLIZEO s’il est fourni par Illizeo, sa description et son nombre d’instances.
- Cliquez sur un workflow pour l’ouvrir dans l’éditeur, à sa place dans la liste.
Créer un workflow #
- Cliquez sur + Nouveau workflow.
- Pour partir de zéro, cliquez sur Créer un workflow vierge, puis choisissez la catégorie. Le workflow est créé avec un Déclencheur et une Fin, et s’ouvre dans l’éditeur.
- Pour partir d’un modèle Illizeo, choisissez-le sous OU CHOISIR UN MODÈLE : il rejoint la liste de sa catégorie avec son état d’origine, que vous vérifiez avant de l’utiliser.
Un workflow vierge naît actif et mène directement à une fin « Approuvé » : désactivez-le le temps de le construire. Dupliquer, sur la liste ou dans l’éditeur, crée une copie nommée comme l’original suivi de « (copy) », dans le même état que lui : si l’original reste actif, désactivez la copie, car un déclencheur ne lance qu’un workflow.
L’éditeur #
En tête, le nom du workflow, son état et ses commandes :
- Modifier renomme un workflow que vous avez créé ;
- Réinitialiser, sur un workflow ILLIZEO, rend aux étapes, aux flèches et à l’option des commentaires leurs valeurs d’origine ; vos modifications sont perdues, l’activation ne change pas ;
- Dupliquer, Activer ou Désactiver, Fermer ;
- Supprimer, pour un workflow que vous avez créé. Illizeo refuse la suppression tant que des demandes de ce workflow sont en cours.
Sous l’en-tête, Activer les commentaires ouvre le fil de discussion sur les demandes de ce workflow. Puis viennent la barre d’outils et le schéma du circuit.
Ajouter et relier les étapes #
- Dans la barre Ajouter :, cliquez sur un type d’étape : il se place à la fin du circuit. Si une étape est sélectionnée, la barre devient Insérer après : et la nouvelle étape s’insère après elle.
- Vous pouvez aussi glisser un type d’étape dans le schéma. L’étape posée n’est enregistrée qu’une fois reliée : cliquez sur Flèche, puis sur l’étape de départ et sur l’étape d’arrivée (Échap annule).
- Cliquez sur une flèche pour la voir, choisir sa Branche de sortie ou la supprimer.
- Glissez sur une zone vide pour sélectionner plusieurs étapes, puis supprimez-les ensemble (touche Suppr).
Chaque changement s’enregistre aussitôt. Si le circuit obtenu n’est pas valide (étape détachée, second déclencheur…), Illizeo le refuse, explique pourquoi et revient au schéma précédent.
Configurer une étape d’approbation #
Cliquez sur l’étape, puis sur Modifier :
- Nom de l’étape et Notification envoyée à l’approbateur : Email + In-app, Email, In-app ou Aucune ;
- Type d’approbateur : Manager hiérarchique (N+1) (s’il ne peut pas décider, la demande remonte la hiérarchie), Manager (N+2), Membre d’un rôle, Membre d’un groupe, Personne nommée, Relation d’emploi du salarié (RH référent, manager matriciel, second manager…), Plusieurs approbateurs (plusieurs natures sur la même étape) ou Valideurs choisis dans la demande (campagnes de signature) ;
- Action si non-réponse, Délai de réponse et Escalade N+1 (jours) : voir Paramètres globaux, délais et actions automatiques ;
- l’Aperçu indique qui sera sollicité.
Cliquez sur Enregistrer. Si la même personne figure à plusieurs étapes, Illizeo vous en avertit : plusieurs validations devraient venir de personnes distinctes.
Les autres étapes #
- Déclencheur : seuls les événements qu’un module émet sont proposés. Sur un workflow démarré par son module (paie, documents, signatures…), le déclencheur se lit sans se changer.
- Condition : choisissez le Type de condition et, s’il y a lieu, le seuil ; puis nommez les flèches qui en partent OUI et NON. Les conditions les plus utiles : « Population de salariés (règles sur la fiche ou le rôle) », « Type d’absence parmi… », « Montant de la note supérieur à » (un seuil par devise), « Montant supérieur à », « Poste parmi… », « Pays du contrat », « Type de contrat », « Sous-société du contrat ».
- Notification : le Destinataire (Employé concerné, Manager (N+1), N+2, Responsable RH, Tous les participants…), le Canal et le Message.
- Fin : le Statut final, Approuvé ou Rejeté.
- Action : un geste automatique propre à la catégorie. Pour garder une trace, utilisez « Créer une entrée d’audit » ; pour prévenir quelqu’un, préférez l’étape Notification.
Sur une étape d’approbation ou de notification, Messages ouvre les Messages de notification : un message par langue, envoyé selon la langue du destinataire ; un champ vide garde le message par défaut. Si l’intelligence artificielle est disponible pour votre espace, Traduire les langues manquantes propose les traductions. Cliquez sur Enregistrer les messages.
À savoir #
- Les demandes en cours gardent le circuit de leur départ ; vos changements valent pour les nouvelles demandes.
- Toutes les conditions et actions proposées ne sont pas exécutées par Illizeo. Une demande qui rencontre une condition qu’Illizeo ne sait pas trancher, ou une action qu’il ne sait pas exécuter, s’arrête à cette étape jusqu’à ce qu’un administrateur la débloque. Vérifiez votre circuit sur une première demande.
- Une étape d’approbation sans approbateur trouvé (rôle sans membre actif, personne partie) met la demande en attente, sans l’approuver. Quand la personne nommée à une étape est effacée de l’espace, les personnes qui règlent les workflows reçoivent une alerte dans la cloche pour désigner quelqu’un d’autre.
- Choisissez des approbateurs qui ont le droit de décider : « Approuver une demande » au palier Exécuter et la catégorie d’approbation du module. Les autres ne reçoivent pas la demande.
Questions fréquentes #
L’étape que j’ai glissée a disparu après rechargement. #
Une étape non reliée n’est pas enregistrée. Reliez-la au circuit avec Flèche avant de quitter l’éditeur.
Le message « Aucun module n’émet… : ce workflow ne démarrera jamais » s’affiche. #
Le déclencheur du workflow n’est plus émis par aucun module. Choisissez un déclencheur dans la liste proposée.
