Planifier et suivre les réunions 1:1

Une réunion 1:1 est un rendez-vous entre un collaborateur et son manager, enregistré sur la page Performance du collaborateur : entretien individuel, point de suivi, comité ou séance de feedback. Cet article explique comment lire l’onglet Réunions à venir, planifier une réunion, la relier à un formulaire et à un agenda, la modifier ou la supprimer. Il s’adresse aux RH et aux administrateurs qui planifient, et aux managers et salariés qui consultent leurs réunions.

Avant de commencer #

• Le droit Réunion 1:1 (rubrique PERFORMANCE de la matrice des rôles) ouvre l’onglet au palier Accès. Planifier, modifier et supprimer une réunion demande le palier Exécuter.
• Par défaut, tous les rôles ont l’Accès ; seuls l’administrateur et le RH ont le palier Exécuter. Un manager consulte donc les réunions de son équipe sans pouvoir en planifier, sauf si l’administrateur lui accorde ce palier.
• Le collaborateur, et le manager choisi pour la réunion, doivent faire partie de la population que couvre votre rôle.

L’onglet Réunions à venir #

Ouvrez le profil du collaborateur, puis Performance › Réunions à venir.

• La bascule À venir (par défaut, la prochaine réunion d’abord), Passées (la plus récente d’abord) ou Toutes choisit les réunions affichées.
• Le compteur indique le nombre de réunions ; la loupe Rechercher une réunion… cherche dans le titre, les notes, le lieu et le lien.
• La liste suit le cycle choisi en haut de l’écran (Tous les cycles pour tout voir) et, si le collaborateur a plusieurs contrats, le contrat choisi dans l’en-tête du profil. Elle est paginée par 20.

Chaque carte montre la date, le type (1:1 Manager, Comité ou Feedback), le statut, le titre, le manager, l’heure de début et la durée, le lieu (ou un lien cliquable vers la visioconférence) et le collaborateur. Une étiquette de contrat s’ajoute quand le collaborateur a plusieurs contrats. Le statut vaut À venir, puis Terminé une fois la date passée.

La flèche à droite de la carte la déplie : vous voyez les Notes (ou « Aucune note ») et le formulaire lié, s’il y en a un.

Planifier une réunion #

1. Sur l’onglet Réunions à venir du collaborateur, vérifiez le contrat affiché dans l’en-tête du profil : la réunion sera rattachée à ce contrat.
2. Cliquez sur Planifier une réunion. La fenêtre Planifier une réunion s’ouvre.
3. Saisissez le Titre (obligatoire), par exemple « Entretien annuel de performance ».
4. Choisissez le Type (obligatoire) : 1:1 Manager, Comité ou Feedback.
5. Choisissez le Manager (obligatoire). La liste ne propose que les personnes que votre rôle vous permet d’associer à ce collaborateur.
6. Réglez la Date (aujourd’hui par défaut), l’Heure début (9 h par défaut) et la Durée (min), 60 minutes par défaut ; la durée fixe l’heure de fin.
7. Renseignez le Lieu / Lien (obligatoire) : une salle, ou l’adresse d’une visioconférence. Une adresse qui commence par http:// ou https:// est enregistrée comme lien ; une icône permet de l’ouvrir pour la vérifier.
8. Facultatif : cochez Ajouter à Google Agenda / Outlook (voir plus bas), saisissez des Notes de préparation ou un ordre du jour, et choisissez un Formulaire lié parmi les modèles de formulaire actifs.
9. Cliquez sur Planifier. Le message « Réunion créée. » confirme l’enregistrement.

La case « Ajouter à Google Agenda / Outlook » #

Proposée à la création seulement, elle crée l’événement dans l’agenda Google ou Microsoft du collaborateur concerné, si celui-ci a connecté son agenda à Illizeo, avec un lien Google Meet ou Microsoft Teams. Les changements ultérieurs de date, d’heure ou de titre sont reportés sur l’événement, et la suppression de la réunion le retire. Si le collaborateur n’a pas connecté d’agenda, la réunion est enregistrée sans événement.

Qui est prévenu #

À la planification, le manager de la réunion et le collaborateur sont prévenus, sauf la personne qui a planifié :

• par un avis dans l’onglet Performance de la cloche (titre, date et heure de la réunion) ;
• par l’e-mail « Entretien de performance planifié », qui indique l’organisateur, la date et l’heure, avec un bouton Voir l’entretien qui ouvre l’onglet Réunions à venir du collaborateur.

Seules les personnes actives, pour qui le module Performance est activé, sont prévenues ; le manager l’est s’il détient le droit Réunion 1:1 sur le collaborateur. Le texte de l’e-mail se personnalise dans Paramètres › Gérer Illizeo › Emails, catégorie RH & Workflows, modèle « Entretien planifié ». Chacun peut régler ses préférences de notification pour les réunions dans ses paramètres personnels.

Modifier ou supprimer une réunion #

• Modifier : cliquez sur le crayon de la carte. La fenêtre Modifier la réunion reprend les champs de la planification, sans la case d’agenda. Cliquez sur Enregistrer. La modification ne déclenche pas de nouvel avis.
• Formulaire lié verrouillé : si le formulaire lié est déjà utilisé par une évaluation signée, il reste lié à la réunion et ne peut plus être changé.
• Supprimer : cliquez sur la corbeille, puis confirmez dans « Supprimer la réunion ». L’événement d’agenda éventuel est retiré, mais personne n’est prévenu : informez vous-même les participants.

Sur le tableau de bord #

• La tuile Entretiens à venir liste les réunions des 30 prochains jours où vous êtes le collaborateur, le manager ou un participant ; une icône permet de rejoindre celles qui ont un lien de visioconférence.
• L’action rapide Planifier 1:1, visible avec le palier Exécuter, ouvre l’onglet Réunions à venir de votre propre page Performance. Pour planifier une réunion avec un collaborateur, ouvrez plutôt son profil.

À savoir #

• Une réunion réunit deux personnes : le collaborateur dont elle porte la page et le manager choisi. Il n’y a pas de liste de participants supplémentaires.
• Une réunion ne s’annule pas à l’écran : pour une réunion qui n’aura pas lieu, supprimez-la et prévenez les intéressés.
• Le manager d’une réunion n’est pas forcément le supérieur hiérarchique : c’est la personne que vous choisissez dans la liste.
• Si votre rôle porte le réglage Exclure l’employé lui-même, vous ne pouvez pas planifier de réunion sur votre propre page.

Questions fréquentes #

Je suis manager et je ne vois pas « Planifier une réunion » #

C’est le réglage par défaut : le rôle Manager détient le droit Réunion 1:1 au palier Accès seulement. Demandez à votre administrateur le palier Exécuter, ou demandez au service RH de planifier la réunion.

Pourquoi ma réunion n’apparaît-elle pas dans la liste ? #

Vérifiez la bascule (À venir ne montre pas les réunions passées), le cycle choisi en haut de l’écran et le contrat affiché dans l’en-tête du profil.