L’archivage met un collaborateur hors effectif sans détruire ses données : son historique de paie, ses documents et ses traces RH restent disponibles pour les contrôles. Vous pouvez réactiver une fiche à tout moment, par exemple pour un retour de mobilité ou une réembauche.
Quand archiver plutôt que supprimer ? #
Illizeo recommande l’archivage dès qu’un collaborateur quitte l’effectif. La suppression définitive est réservée aux fiches créées par erreur, car elle efface l’historique et peut compromettre vos obligations légales (conservation des bulletins, archivage RGPD).
Procédure d’archivage #
-
Vérifier la sortie de paie #
Avant d’archiver, assurez-vous que le solde de tout compte a été calculé et que le dernier bulletin a été émis. L’archivage gèle les calculs futurs.
-
Ouvrir la fiche du collaborateur #
Depuis Collaborateurs, cliquez sur le nom puis sur le menu Plus en haut à droite.
-
Cliquer sur Archiver #
Renseignez la date de sortie, le motif (démission, fin de CDD, retraite…) et confirmez. Le collaborateur disparaît des listes actives mais reste accessible via le filtre Archivés.
-
Couper les accès #
Illizeo désactive automatiquement le SSO et l’accès au libre-service. Pensez aussi à révoquer les accès aux outils tiers via votre IdP.
Procédure de réactivation #
-
Filtrer les archivés #
Dans la liste des collaborateurs, activez le filtre Inclure les archivés ou choisissez l’onglet Archivés.
-
Ouvrir la fiche et cliquer sur Réactiver #
Renseignez la nouvelle date d’entrée et choisissez si vous repartez sur la fiche existante ou si vous créez un nouveau contrat lié.
-
Vérifier les droits et les workflows #
Manager, équipe, droits SSO, modules accessibles : tous les paramètres sont à revalider avant que le collaborateur ne se reconnecte.
Que devient la donnée après archivage ? #
| Donnée | Statut après archivage | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Bulletins de salaire | Conservés et accessibles | 50 ans (LPP/AVS) |
| Contrats signés | Conservés dans le coffre | 10 ans |
| Données personnelles non obligatoires | Anonymisées sur demande | Selon politique RGPD |
| Notes d’évaluation | Conservées | 5 ans |
| Accès au libre-service | Coupé | Immédiat |
FAQ #
Le collaborateur archivé compte-t-il dans la facturation ?
Non. Seuls les actifs sont décomptés dans votre plan. Vous pouvez archiver autant de fiches que nécessaire sans surcoût.
Puis-je archiver en masse ?
Oui, depuis la liste des collaborateurs en sélectionnant plusieurs fiches puis Actions groupées → Archiver.
Comment exporter le dossier complet avant archivage ?
Depuis la fiche, cliquez sur Exporter le dossier pour obtenir un ZIP contenant les bulletins, contrats et documents signés.
Et si je dois supprimer pour conformité RGPD ?
Utilisez la fonction Anonymiser : les données personnelles sont remplacées mais l’historique légal reste lisible.
Préparer un offboarding propre #
Lancez un parcours d’offboarding pour orchestrer restitution du matériel, entretien de sortie et coupure des accès.
