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title: Archiver et réactiver un collaborateur
description: "L'archivage met un collaborateur hors effectif sans détruire ses données : son historique de paie, ses documents et ses traces RH restent disponibles pour les contrôles. Vous pouvez réactiver une fiche à tout moment, par exemple pour un retour de…"
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updated: "2026-05-07"
category: Services RH de base / Administration du personnel
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# Archiver et réactiver un collaborateur

L'archivage met un collaborateur hors effectif sans détruire ses données : son historique de paie, ses documents et ses traces RH restent disponibles pour les contrôles. Vous pouvez réactiver une fiche à tout moment, par exemple pour un retour de mobilité ou une réembauche.

- **Lecture**5 min
- **Niveau**Intermédiaire
- **Mise à jour**Mai 2026
- **Module**Administration du personnel

## Quand archiver plutôt que supprimer ?

Illizeo recommande l'archivage dès qu'un collaborateur quitte l'effectif. La suppression définitive est réservée aux fiches créées par erreur, car elle efface l'historique et peut compromettre vos obligations légales (conservation des bulletins, archivage RGPD).

## Procédure d'archivage

1. ### Vérifier la sortie de paie

   Avant d'archiver, assurez-vous que le solde de tout compte a été calculé et que le dernier bulletin a été émis. L'archivage gèle les calculs futurs.
2. ### Ouvrir la fiche du collaborateur

   Depuis *Collaborateurs*, cliquez sur le nom puis sur le menu *Plus* en haut à droite.
3. ### Cliquer sur Archiver

   Renseignez la date de sortie, le motif (démission, fin de CDD, retraite...) et confirmez. Le collaborateur disparaît des listes actives mais reste accessible via le filtre *Archivés*.
4. ### Couper les accès

   Illizeo désactive automatiquement le SSO et l'accès au libre-service. Pensez aussi à révoquer les accès aux outils tiers via votre IdP.

## Procédure de réactivation

1. ### Filtrer les archivés

   Dans la liste des collaborateurs, activez le filtre *Inclure les archivés* ou choisissez l'onglet *Archivés*.
2. ### Ouvrir la fiche et cliquer sur Réactiver

   Renseignez la nouvelle date d'entrée et choisissez si vous repartez sur la fiche existante ou si vous créez un nouveau contrat lié.
3. ### Vérifier les droits et les workflows

   Manager, équipe, droits SSO, modules accessibles : tous les paramètres sont à revalider avant que le collaborateur ne se reconnecte.

## Que devient la donnée après archivage ?

| Donnée | Statut après archivage | Durée de conservation |
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| Bulletins de salaire | Conservés et accessibles | 50 ans (LPP/AVS) |
| Contrats signés | Conservés dans le coffre | 10 ans |
| Données personnelles non obligatoires | Anonymisées sur demande | Selon politique RGPD |
| Notes d'évaluation | Conservées | 5 ans |
| Accès au libre-service | Coupé | Immédiat |

## FAQ

   Le collaborateur archivé compte-t-il dans la facturation ?

Non. Seuls les actifs sont décomptés dans votre plan. Vous pouvez archiver autant de fiches que nécessaire sans surcoût.

   Puis-je archiver en masse ?

Oui, depuis la liste des collaborateurs en sélectionnant plusieurs fiches puis *Actions groupées → Archiver*.

   Comment exporter le dossier complet avant archivage ?

Depuis la fiche, cliquez sur *Exporter le dossier* pour obtenir un ZIP contenant les bulletins, contrats et documents signés.

   Et si je dois supprimer pour conformité RGPD ?

Utilisez la fonction *Anonymiser* : les données personnelles sont remplacées mais l'historique légal reste lisible.

### Préparer un offboarding propre

Lancez un parcours d'offboarding pour orchestrer restitution du matériel, entretien de sortie et coupure des accès.

[Voir les articles RH de base](/centre-aide/?cat=services-rh-de-base)

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