Gérer les heures supplémentaires, de nuit, de week‑end et de jours fériés dans Illizeo #

Illizeo propose un module de suivi du temps permettant d’enregistrer vos heures travaillées et de suivre automatiquement vos heures excédentaires (heures supplémentaires).

Le suivi du temps fonctionne de manière similaire pour les heures supplémentaires, les heures de nuit, les heures du samedi/dimanche et les jours fériés. Aucune catégorie ne doit être sélectionnée manuellement : il suffit d’enregistrer la période travaillée et Illizeo classera les heures selon le calendrier de l’entreprise (jours fériés, week‑end) et la plage horaire définie (jour/nuit).

1. Accéder au suivi du temps #

1. Dans le tableau de bord Illizeo, ouvrez la fiche du salarié concerné. Depuis la page d’accueil, le bouton Ma présence ouvre directement votre fiche de présence.
2. Dans la fiche salarié, cliquez sur l’onglet Présence. Cet onglet affiche un tableau de bord composé de trois encadrés : Solde de présence, Heures de travail et horaire et Heures excédentaires. L’encadré Heures de travail et horaire indique l’horaire hebdomadaire (par ex. 5 jours et 40 heures). L’encadré Heures excédentaires ventile déjà les heures enregistrées par catégorie (heures supplémentaires, heures de jours fériés, heures de samedi, heures de dimanche et heures de nuit).

2. Comprendre le tableau de bord « Présence » #

• Solde de présence : affiche les heures déjà suivies dans le mois et l’objectif mensuel d’heures contractuelles.
• Heures de travail et horaire : rappelle le nombre de jours travaillés par semaine et l’horaire hebdomadaire (par ex. 5 jours et 40 heures).
• Heures excédentaires : indique le cumul des heures classées dans les catégories suivantes :
  • Heures de jours fériés : heures enregistrées lors d’un jour férié.
  • Heures de samedi et heures de dimanche : heures enregistrées pendant le week‑end.
  • Heures de nuit : heures enregistrées en dehors des heures normales de travail (la plage est définie par l’entreprise).
  • Heures Supplémentaires : heures enregistrées en fonction du paramétrage
  Les calculs se font en fonction du paramétrage dans le settings

3. Saisir des heures de travail ou des heures supplémentaires #

Sélectionner le jour #

Dans le calendrier mensuel, cliquez sur le jour pour lequel vous voulez enregistrer des heures. Le jour sélectionné sera mis en surbrillance.

Ce panneau se compose des champs suivants :

• Heure(s) travaillée(s) : saisissez l’heure de début et l’heure de fin de votre période travaillée.
• Pause : si vous avez pris une pause, indiquez sa plage horaire.
• Projets (facultatif) : sélectionnez un projet si votre entreprise utilise la ventilation par projets.
• Commentaires (facultatif) : ajoutez toute information utile (ex. motif du travail en dehors des heures normales).

Enregistrer l’entrée de temps #

1. Remplissez les champs (heures de début/fin et pause).
2. Ajoutez un commentaire si nécessaire.
3. Cliquez sur Ajouter une entrée pour valider.
4. L’entrée est enregistrée pour le jour sélectionné et les heures apparaissent dans le résumé sur la page au dessus du calendrier.

Modifier ou supprimer une entrée #

Si vous avez commis une erreur, sélectionnez le jour concerné dans le calendrier. Les entrées existantes s’affichent et peuvent être modifiées ou supprimées. Mettez à jour l’heure ou le commentaire puis enregistrez de nouveau.

4. Suivi des heures supplémentaires, de jours fériés, de nuit, du samedi ou du dimanche #

Illizeo gère les différents types d’heures excédentaires sans intervention manuelle.

Après avoir enregistré vos heures dans le panneau de suivi du temps, elles sont ventilées ainsi :

• Heures de jours fériés : si vous enregistrez du temps sur un jour férié paramétré dans le calendrier de l’entreprise, ces heures apparaîtront dans la colonne Heures de jours fériés de l’encadré Heures excédentaires.
• Heures de samedi et de dimanche : toute heure saisie un samedi ou un dimanche est automatiquement classée dans la catégorie correspondante.
• Heures de nuit : les heures saisies en dehors de la plage horaire diurne (par ex. entre 22 h et 6 h) sont comptabilisées comme heures de nuit.
• Heures supplémentaires classiques : les heures enregistrées sur des jours ouvrés au‑delà de l’horaire hebdomadaire (par ex. plus de 40 h par semaine) sont comptées comme heures supplémentaires « classiques ».

Ces catégories se cumulent automatiquement et sont affichées dans l’encadré Heures excédentaires

Vous pouvez consulter ce cumul à tout moment en cliquant dessus.

5. Exporter ou envoyer vos heures pour approbation #

Dans le tableau de bord de présence se trouvent deux boutons :

Exporter

et

Aller aux approbations

• Exporter : permet de générer un fichier (PDFl) contenant vos heures pour la période sélectionnée. Choisissez cette option pour conserver vos données ou contrôler la paie.
• Aller aux approbations : ouvre la liste des demandes d’approbation. Si votre entreprise exige une validation des heures supplémentaires, cette section permet de soumettre vos entrées à votre supérieur hiérarchique.

6. Bonnes pratiques #

• Enregistrez vos heures quotidiennement pour éviter les oublis et conserver un suivi précis.
• Vérifiez régulièrement vos heures excédentaires dans l’encadré dédié afin d’anticiper les récupérations ou les paiements d’heures supplémentaires.
• Ajoutez un commentaire clair lorsque vous travaillez un jour férié, la nuit ou le week‑end afin de faciliter le processus d’approbation et le calcul des primes.
• En cas d’erreur ou d’oubli, modifiez votre entrée dès que possible ou contactez votre manager/administrateur Illizeo.

En suivant ces étapes, vous pouvez enregistrer vos heures normales et excédentaires dans Illizeo et laisser le système les catégoriser automatiquement (jours fériés, nuit, samedi, dimanche, heures supplémentaires). Le tableau de bord « Présence » vous offre une vision claire de votre quota d’heures et de vos soldes, tandis que les outils d’export et d’approbation facilitent le processus administratif.