Souscrire et faire évoluer son abonnement

Cet article explique comment passer de la période d’essai à un abonnement, puis comment le faire évoluer : changer de plan, ajouter ou retirer des applications, ajuster l’effectif engagé, et résilier. Il s’adresse au propriétaire de l’espace et aux personnes qui gèrent l’abonnement. Les factures, le paiement et la consommation sont traités dans Factures, paiement, consommation et propriété de l’espace.

Avant de commencer #

• L’abonnement se gère avec le droit « Abonnement et facturation (souscrire, factures, coordonnées de facturation) », menu « Administration de la plateforme », section « Abonnement » de la matrice des rôles. Le palier Accès permet de consulter, le palier Exécuter de souscrire, de modifier et de résilier.
• Par défaut, le rôle Administrateur détient ce droit à tous les paliers, et le rôle Responsable RH aux paliers Accès et Exécuter.
• Ajouter ou retirer une application demande en plus « Activer / désactiver un module » au palier Exécuter, réservé par défaut à l’Administrateur.
• Le paiement se fait sur facture, par virement : aucune carte n’est demandée.

Ouvrir l’abonnement #

Cliquez votre avatar, puis Ma souscription dans la rubrique Compte. Sans abonnement actif, vous arrivez sur le choix de l’offre ; avec un abonnement actif, sur la page de gestion.

Pendant l’essai, un bandeau Renouvellement Illizeo rappelle la date de fin et le nombre de jours restants. Il passe à l’orange puis au rouge quand l’échéance approche. Ses boutons Souscrire maintenant et Voir les forfaits mènent au choix de l’offre.

Choisir l’offre #

1. Dans Cycle de facturation, choisissez Mensuel ou Annuel. L’annuel est un engagement de 12 mois facturé chaque mois, avec un préavis de 90 jours. Le mensuel est sans engagement de durée, résiliable chaque mois avec un préavis de 15 jours.
2. Dans Nombre d’employés, indiquez l’effectif à engager. C’est un engagement contractuel : ce nombre est le plancher facturé pour toute la période. Le bloc propose le nombre d’employés actifs de votre espace ; un minimum s’applique.
3. Cliquez Choisir ce plan sous le plan voulu. Il passe à Sélectionné.
4. Cochez les applications et les services à ajouter au plan. Ceux marqués Bientôt disponible ne se cochent pas.
5. Dans la barre du bas, Voir le détail déplie le récapitulatif ; cliquez Souscrire pour passer à la facturation.

Pour une offre sur mesure, le bouton Réserver un créneau · 30 min ouvre un agenda où choisir un rendez-vous avec Illizeo.

Renseigner la facturation et souscrire #

1. Dans Entreprise et contact, saisissez le nom de l’entreprise, le prénom, le nom, l’E-mail de facturation et le téléphone.
2. Dans Adresse de facturation, les champs suivent le pays choisi. Ajoutez le Numéro de TVA / IDE s’il y a lieu.
3. La section Paiement rappelle le mode Paiement sur facture. Pour la Suisse et le Liechtenstein, les factures portent une QR-facture.
4. Si des modules de l’essai ne font pas partie de votre choix, la liste Modules de l’essai qui se fermeront les nomme. Modifier mes applications permet de revenir les ajouter.
5. Dans le récapitulatif, J’ai un code promo ouvre le champ Code promo ; cliquez Appliquer pour le vérifier.
6. Dans Conditions contractuelles, cochez chaque document. Ceux que vous avez déjà acceptés portent la mention « déjà accepté ».
7. Cliquez Démarrer maintenant.

La souscription met fin à l’essai immédiatement et démarre la facturation. La première facture est émise et envoyée avec son PDF à l’e-mail de facturation. Les applications choisies sont installées ; les modules de l’essai non souscrits se ferment, et le propriétaire de l’espace en est averti par e-mail. La page Souscription confirmée résume votre contrat (offre, effectif engagé, cycle, début, prochaine facture, fin de l’engagement) et propose Gérer les applications, Aller au tableau de bord et Gérer l’abonnement.

Faire évoluer l’abonnement #

La page de gestion affiche en tête le nom du plan, le type d’engagement, le nombre d’employés engagés et la date depuis laquelle vous êtes client, avec les boutons Changer de plan et Gérer les apps.

Changer de plan #

1. Cliquez Changer de plan. Les plans s’affichent avec le nombre d’employés facturés.
2. Cliquez un plan : le Récapitulatif indique la date d’effet et ce qui sera facturé.
3. Cochez la case d’acceptation, puis cliquez Changer maintenant ou Programmer le changement, selon le cas.

Une montée de plan prend effet tout de suite ; le complément du mois en cours est facturé au prorata. Une descente est programmée pour la fin de votre période d’engagement : votre offre actuelle reste active jusque-là, et un bandeau rappelle le changement prévu. Annuler ce changement le défait tant qu’il n’a pas pris effet. Le cycle mensuel ou annuel, lui, ne se change pas après la souscription.

Ajouter ou retirer des applications #

1. Cliquez Gérer les apps. Le panneau Gérer les applications montre chaque application avec son état : incluse dans votre plan, achetée, retrait programmé…
2. Cochez les applications à ajouter, décochez celles à retirer.
3. Cliquez Voir le récapitulatif, vérifiez les dates, cochez la case d’acceptation, puis cliquez Confirmer.

Une application ajoutée est installée dès la confirmation ; une facture au prorata est émise et envoyée par e-mail. Une application retirée reste accessible et facturée jusqu’à la date indiquée dans le récapitulatif, qui correspond à la fin de votre période d’engagement. Vous pouvez annuler un retrait jusque-là.

Ajuster l’effectif engagé #

Cliquez Modifier l’engagement, saisissez le Nouvel engagement (salariés), puis Voir le récapitulatif. Une hausse prend effet tout de suite et se facture au prorata du mois ; une baisse prend effet à la fin de votre période d’engagement, à la date affichée. Les bornes autorisées sont indiquées sous le champ.

Si votre effectif actif dépasse l’engagement, un bandeau Dépassement d’effectif l’indique : les employés supplémentaires sont facturés et la facture est ajustée automatiquement.

Résilier #

1. Cliquez le lien Résilier l’abonnement, sous les boutons de l’en-tête.
2. Lisez Ce que la résiliation entraîne : le contrat prend fin à l’échéance et votre accès reste entier jusque-là ; aucun remboursement au prorata n’est dû ; vous avez ensuite 30 jours pour exporter vos données avant leur suppression définitive.
3. Indiquez, si vous le souhaitez, Ce qui motive votre départ (facultatif).
4. Saisissez RESILIER dans le champ de confirmation, puis cliquez Résilier l’abonnement.

La page affiche alors Résiliation enregistrée, avec le bouton Annuler la résiliation, utilisable jusqu’à l’échéance. Le propriétaire reçoit une confirmation par e-mail, puis des rappels avant la fin de l’accès et avant la suppression des données. Si le préavis est dépassé, la fin glisse à l’échéance suivante.

À savoir #

• Résilier a le même effet que désactiver le renouvellement automatique dans l’onglet Paiement.
• Depuis une instance de test, l’abonnement ne se gère pas : faites-le depuis votre espace principal.
• Un utilisateur au sens du contrat est un employé actif dans Illizeo sur la période de facturation.

Questions fréquentes #

Le Responsable RH ne peut pas ajouter d’application. #

Ajouter ou retirer une application demande aussi « Activer / désactiver un module » au palier Exécuter. Accordez-le à son rôle, ou confiez ce geste à un administrateur.

Peut-on passer du mensuel à l’annuel ? #

Pas depuis l’écran : le cycle choisi à la souscription reste fixe.