Une fois le serveur SFTP de l’entreprise réglé, plusieurs modules d’Illizeo s’en servent pour déposer des fichiers ou en relever. Cet article dit ce qui peut y être déposé, où chaque usage se règle, où suivre chaque dépôt et que faire quand un dépôt échoue. Il s’adresse aux administrateurs et aux responsables des modules concernés.
Avant de commencer #
- Le serveur doit être réglé dans Paramètres › Gérer Illizeo › Serveur SFTP (voir Régler le serveur SFTP de l’entreprise).
- Chaque usage a ses propres droits, ceux de son module : planifier un rapport, régler le dépôt de la paie, régler l’interface de paie ou l’import du budget.
Ce qui passe par ce serveur #
| Usage | Où le régler | Où le suivre |
|---|---|---|
| Rapports planifiés de People Analytics, au canal Dépôt SFTP | La fenêtre de planification du rapport | La même fenêtre : date du dernier envoi, et message d’erreur en cas d’échec |
| Sorties de la Paie suisse : pièce comptable, fiches de paie, fichier de paiement pain.001, certificats et attestations | Paramètres › Paie suisse › Dépôt SFTP | Le Journal des dépôts de la même page |
| Sorties de la Paie Canada : pièce comptable, bulletins de paie, T4, relevés d’emploi | Paramètres › Paie Canada › Dépôt SFTP | Le Journal des dépôts de la même page |
| Flux de fichiers avec le logiciel de paie : dossiers, structures, absences, éléments variables | Paramètres › Gestion du temps › Interface de paie, un dossier par flux | Les comptes rendus de chaque flux |
| Import du réalisé de paie, relevé chaque heure | Paramètres › Budget & masse salariale, carte Import SFTP du réalisé | Le journal des imports du module |
Seuls les modules activés dans votre espace sont concernés. Tous utilisent le même serveur, les mêmes identifiants et la même empreinte retenue : un serveur supprimé ou une clé de serveur changée les arrête tous.
Les rapports planifiés #
Une planification au canal Dépôt SFTP utilise par défaut le serveur de l’entreprise ; sa liste l’indique par « SFTP entreprise » suivi du nom du serveur. À l’heure dite, le fichier du rapport est déposé dans le dossier distant réglé pour le serveur. Si l’envoi échoue, la planification le signale par une icône d’alerte et le message de l’erreur, sous la date du dernier envoi. La planification elle-même est décrite dans Planifier l’envoi d’un rapport.
Les dépôts de la paie #
La page Dépôt SFTP de la Paie suisse et celle de la Paie Canada fonctionnent de la même façon :
- un bandeau indique si le serveur de l’entreprise est réglé, avec l’empreinte de sa clé, et mène à sa page ;
- sous Sorties déposées, cochez les sorties à déposer et choisissez leur Dossier sur le serveur, rangé sous le dossier distant du serveur ; chaque fichier porte le matricule du salarié, jamais son nom ;
- le dépôt part automatiquement quand la sortie est produite (à la clôture, à la génération des fiches…), et peut aussi être demandé à la main depuis la paie ;
- il agit au nom de la personne qui a fait le geste : si elle n’a pas le droit de télécharger ce fichier à l’écran, le dépôt est refusé.
Le Journal des dépôts montre les cent dépôts les plus récents : Demandé le, Sortie, Fichier, État, Essais et Par (automatique, ou au nom de qui). Un dépôt fait trois essais en tout : tout de suite, puis 5 et 30 minutes plus tard.
| État | Sens |
|---|---|
| En attente | Dans la file, il part dans les instants qui suivent. |
| Déposé | Le fichier est sur le serveur, avec sa date de dépôt. |
| À réessayer | L’essai a échoué ; la date du prochain essai est indiquée. |
| Échec | Les trois essais ont échoué. Certaines causes arrêtent le dépôt dès le premier essai : aucun serveur réglé, adresse interne, clé du serveur changée, identifiants refusés. |
| Refusé | Le dépôt n’a pas été tenté : son auteur n’a pas le droit de télécharger ce fichier à l’écran. |
| Remplacé | Un dépôt plus récent du même fichier a réussi depuis. |
Un dépôt manqué est signalé aux gestionnaires de la paie. Le bouton Relancer du journal le fait repartir, à votre nom, quand vos droits le permettent.
Pourquoi un dépôt échoue #
| Raison | Que faire |
|---|---|
| Aucun serveur SFTP réglé pour l’entreprise | Régler le serveur, puis relancer. |
| Serveur sur un réseau interne, introuvable ou injoignable | Vérifier l’hôte et le port avec votre service informatique, puis tester la connexion. |
| La clé du serveur a changé | Comparer et accepter la nouvelle empreinte dans Paramètres › Gérer Illizeo › Serveur SFTP, si votre informatique la confirme. |
| Identifiants refusés par le serveur | Mettre à jour le mot de passe ou la clé, puis tester. |
| Le serveur n’a pas reçu le fichier | Vérifier que le dossier existe et que le compte peut y écrire. |
| L’auteur n’a pas le droit de télécharger ce fichier | Faire relancer le dépôt par une personne qui a ce droit. |
À savoir #
- Quand un dépôt planifié se heurte à une clé de serveur changée, les personnes qui peuvent accepter l’empreinte reçoivent un avis dans la cloche et par e-mail, une fois par clé présentée.
- Illizeo ne garde pas de copie lisible des fichiers de paie en attente : chaque essai recompose le fichier depuis sa source.
- L’import du réalisé de paie (module Budget & masse salariale) range les fichiers lus dans des sous-dossiers « traites » ou « refuses » ; il est décrit dans Piloter la masse salariale face au budget.
Questions fréquentes #
Puis-je déposer la paie et les rapports dans des dossiers différents ? #
Oui. Les rapports vont dans le dossier distant du serveur ; chaque sortie de paie a son propre dossier, rangé sous celui-ci.
Le journal indique « Refusé » alors que le serveur répond. #
Le dépôt agit avec les droits de la personne qui l’a déclenché. Si elle ne peut pas télécharger ce fichier à l’écran, le dépôt est refusé : faites-le relancer par une personne qui en a le droit.
