Illizeo tient cinq registres de protection des données : les durées de conservation, les violations de données, les demandes de droits, les analyses d’impact et les sous-traitants et transferts. Cet article explique comment tenir chacun d’eux et ce que le serveur contrôle. Il s’adresse au délégué à la protection des données et aux administrateurs.
Avant de commencer #
- Les cinq registres sont des tuiles de Paramètres › Gérer Illizeo : Conservation des données, Violations de données, Demandes de droits, Analyses d’impact et Sous-traitants et transferts.
- Les droits relèvent du menu « Confidentialité des données (RGPD) » de la matrice des rôles (voir Permissions & rôles) : « Politiques de rétention — Configurer », « Gestion des violations de données », « Registre des demandes de droits » et « Analyse d’impact (DPIA) », qui couvre aussi les transferts. Le palier Accès permet de lire (et d’exporter les demandes), le palier Exécuter d’écrire. Valider une analyse d’impact et arbitrer une évaluation de transfert demandent le palier Admin.
- Par défaut, seul le rôle Administrateur porte ces droits.
- Ces registres n’envoient ni e-mail ni rappel : les échéances s’affichent à l’écran. Chaque geste est inscrit au journal d’audit RGPD (voir Gouvernance & Sécurité).
Conservation des données #
- Ouvrez Conservation des données et lisez l’Avertissement juridique. Cliquez sur J’ai lu et j’accepte : sans cette acceptation, personnelle et propre à chaque version, aucune durée ne se modifie.
- Chaque juridiction a sa carte (FRA, CHE…), avec les colonnes Classe de données, Borne, Valeur légale, Courante, Ancre, Base légale et Action.
- Pour changer une durée, cliquez sur Modifier, saisissez la valeur et l’unité, puis Enregistrer. Une durée sous le plancher légal ou au-dessus du plafond légal est bloquée.
- Pour ajouter un pays, choisissez-le sous Ajouter un pays depuis le référentiel Illizeo, puis cliquez sur Ajouter depuis le référentiel. Toutes les classes du référentiel sont ajoutées ; vos durées existantes ne sont jamais écrasées.
- Pour un pays absent du référentiel, ouvrez Ajouter une classe de votre fait (Ajouter un pays) : Pays, Classe de données, Borne, Durée, Ancre et Base légale, puis Ajouter le pays. Ces lignes portent « défini par vous » ; vous en êtes seul responsable et elles seules se suppriment.
Illizeo cite un texte de loi, avec ses bornes, pour la Belgique, la Suisse, l’Allemagne et la France ; ailleurs, une ligne peut rester sans borne. Ce que les durées déclenchent :
- chaque nuit, Illizeo efface les données échues des positions GPS du pointage, de l’historique des shifts, de la présence au bureau et des visiteurs, des contacts clients des projets, de l’annualisation et du journal des recalculs, selon la règle du pays de la société (du lieu, pour le Flex Office) ;
- les classes RH (paie, contrat, données personnelles, santé, retraite) ne sont pas effacées à l’âge : leurs durées décident de ce qui est gardé anonymisé ou effacé lors de l’effacement des données d’un salarié ;
- au Canada, une règle reste « à confirmer par le responsable de traitement » et ne purge rien tant qu’elle n’est pas confirmée dans Modifier.
Violations de données #
- Ouvrez Violations de données et cliquez sur Consigner une violation.
- Saisissez Découverte le (le délai part de la découverte, pas des faits), Survenue le (si connue), la Juridiction concernée, la Nature (Confidentialité, Intégrité ou Disponibilité) et la Description des faits, puis Consigner. L’entrée reçoit une référence VIO-année-numéro ; sa nature et sa description ne changent plus.
- Ouvrez l’entrée et complétez Personnes concernées, Enregistrements concernés, Catégories de données, Conséquences probables et Mesures prises. Sous Arbitrage de notification, cochez L’autorité a été notifiée et nommez l’Autorité notifiée, ou saisissez un Motif de non-notification. Cliquez sur Enregistrer l’analyse.
- Cliquez sur Clore l’entrée. Tant qu’un élément manque, la clôture est refusée et l’écran liste ce qui manque.
L’échéance dépend du régime de la juridiction : 72 heures pour le RGPD, le RGPD britannique et le droit indien ; 30 jours d’évaluation en Australie ; « sans délai », sans durée chiffrée, en Suisse, au Canada, au Québec ou au Brésil ; « Régime non qualifié » pour un pays sans régime connu. Le compte à rebours s’arrête dès que l’autorité est notifiée ou qu’un motif est saisi. Au Canada, une évaluation du préjudice et l’avis aux personnes s’ajoutent. Une entrée close ne se modifie plus et aucune entrée ne se supprime.
Demandes de droits #
- Ouvrez Demandes de droits et cliquez sur Consigner une demande.
- Saisissez Reçue le (le délai part de la réception), le Droit exercé, le Canal, le Demandeur (salarié) ou, pour une personne sans fiche, le Nom du demandeur, le Régime de la personne, l’Objet de la demande et les éventuels Frais annoncés. Cliquez sur Consigner.
- Pour prolonger, ouvrez la demande, bloc Reporter l’échéance : Nouvelle échéance, date Annoncé à la personne le et Motif du report, puis Reporter. Le report est unique, plafonné, et doit être annoncé avant l’échéance initiale.
- Pour terminer, bloc Clore la demande : issue Servie, Partiellement servie ou Refusée (motif obligatoire en cas de refus), date de réponse, puis Clore. Une réponse tardive reste inscrite comme telle.
Le délai suit le régime de la personne : un mois dans l’Union européenne et au Royaume-Uni (report de deux mois au plus), 30 jours en Suisse, au Canada et au Québec (sans report au Québec), 45 jours en Alberta. Au Canada, l’absence de réponse dans le délai vaut refus : la ligne l’indique. Exporter le registre produit un fichier CSV, demandes closes comprises. Une demande consignée ne se corrige plus.
Analyses d’impact #
- Ouvrez Analyses d’impact, saisissez le titre du traitement et cliquez sur Nouvelle analyse. Le titre ne change plus ensuite.
- Complétez Description du traitement, Finalités, Catégories de données, Personnes concernées, Nécessité et proportionnalité, Risques pour les droits et libertés, Mesures envisagées, Avis du DPO, Risque résiduel (après mesures) et Prochaine revue, puis cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Soumettre en revue.
- Au palier Admin, cliquez sur Valider. La validation porte sur le contenu enregistré : enregistrez d’abord. Elle est refusée tant que manquent la description, les finalités, la nécessité, les risques, les mesures ou le risque résiduel, et l’avis du DPO si le risque résiduel est élevé. Sans date de revue, Illizeo la fixe à un an.
Enregistrer une modification du contenu d’une analyse validée la repasse en À réviser et retire sa validation. Les compteurs suivent les analyses validées, à réviser, à la revue échue et soumises à consultation préalable. Seul un brouillon se supprime, sans demande de confirmation.
Sous-traitants et transferts #
- La page liste les destinations de vos données : Illizeo et ses sous-traitants, tels que les nomme la page publiée dont le lien et la version sont donnés en tête. Les services toujours utilisés sont cochés ; les services optionnels le sont quand Illizeo les détecte dans votre configuration, sinon cochez vous-même Utilisé.
- Ajoutez vos propres destinataires (banque, prestataire de paie…) avec leur Pays et Rédiger l’EFVP.
- Pour un transfert hors du Québec, la Loi 25 exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Rédiger l’EFVP ouvre un brouillon : pays de destination, quatre facteurs, conclusion et, si la protection est adéquate, entente écrite. Enregistrer garde le brouillon ; Arbitrer (palier Admin) l’enregistre puis le fige. Une EFVP arbitrée ne se modifie plus : Nouvelle version en ouvre une autre.
- Le badge « EFVP manquante » ne s’affiche que si votre société ou l’un de vos bureaux est au Québec. Le registre documente les transferts ; il ne bloque aucun traitement.
À savoir #
- Le référentiel des durées, les régimes de délai et la liste des sous-traitants sont tenus par Illizeo ; une correction du référentiel ne modifie pas les durées déjà en place dans votre espace.
- Les registres ne remplacent pas l’export ni l’effacement des données d’une personne : ils en gardent la trace et le délai.
