Le module Présences & badgeages enregistre le temps de travail de vos collaborateurs, du pointage quotidien jusqu’aux heures transmises à la paie. Cet article présente les écrans du module, le parcours d’un mois de présence et l’article à lire pour chaque sujet.
Avant de commencer #
- Le module Présences doit être activé pour votre espace. Sans lui, l’onglet Présence du profil, le calendrier des présences et les réglages de la gestion du temps n’apparaissent pas.
- Chaque collaborateur doit avoir un profil de présence (profil horaire) : sans profil, sa feuille de temps affiche « Profil de présence requis » et il ne peut ni pointer ni saisir.
- Ce que chacun voit dépend des droits de son rôle (matrice des rôles, rubrique Time Management). Les droits sont détaillés dans l’article Administrer le module Présences.
Ce que fait le module #
| Sujet | Ce que vous pouvez faire | Article |
|---|---|---|
| Pointer | Pointer l’arrivée, les pauses, le repas et la sortie depuis l’en-tête ou la carte « Pointage » du tableau de bord. | Pointer son arrivée et son départ |
| Feuille de présence | Saisir et corriger ses journées, répéter une journée, soumettre le mois, exporter ses pointages. | Remplir et soumettre sa feuille de présence |
| Validation | Approuver, refuser ou déléguer les feuilles déposées ; suivre l’équipe dans le calendrier des présences. | Valider les présences et suivre l’équipe |
| Profils de présence | Définir l’horaire, les modes de saisie, les limites légales, les heures supplémentaires, la nuit, les pauses ; affecter un profil. | Créer et affecter les profils de présence |
| Règles d’entreprise | Tolérance de retard, arrondi, pause par défaut, sessions oubliées, clôture de la saisie, motifs de présence, forfait jours réduit. | Règles de pointage, clôture et motifs de présence |
| Compteurs d’heures | Suivre les heures supplémentaires, de nuit, du week-end, les comptes de temps ; ajuster, payer ou convertir un solde. | Les compteurs d’heures |
| Indemnités et astreintes | Paramétrer les indemnités calculées depuis le pointage et organiser les plannings d’astreinte. | Indemnités et astreintes |
| Badgeuses | Relier des bornes de pointage ZKTeco, gérer les badges et traiter les pointages en quarantaine. | Les badgeuses |
| Administration | Droits, notifications, import et export des présences, données personnelles. | Administrer le module Présences |
Les écrans du module #
- Profil › Présence : la feuille de présence d’un collaborateur, avec les onglets Pointage, Compteurs d’heures, Historique et Indemnités (chacun selon vos droits). L’action rapide Ma présence du tableau de bord ouvre la vôtre.
- Calendrier › Calendrier des présences : les heures travaillées de l’équipe, jour par jour.
- Flux de travail › Présences : les feuilles et journées à valider. Flux de travail › Pointages de badgeuse : les pointages de borne en quarantaine.
- Paramètres › Gestion du temps : les tuiles Présences (profils horaires), Règles d’entreprise, Motifs de présence, Indemnités, Astreintes et Badgeuses.
Le parcours d’un mois de présence #
- Le collaborateur enregistre son temps : il pointe (en-tête, tableau de bord ou badgeuse) ou saisit ses journées dans sa feuille, selon les modes autorisés par son profil.
- Il corrige si besoin jusqu’à la clôture de la saisie (par défaut, le mois précédent reste modifiable jusqu’au 5 du mois suivant).
- Il soumet le mois avec le bouton Soumettre. Les journées passent au statut « Soumis ».
- L’approbateur valide dans Flux de travail › Présences. Le circuit suivi dépend du contenu de la feuille (heures supplémentaires, non-respect d’une règle, horaire flexible).
- Les compteurs sont recalculés à l’approbation : heures supplémentaires, nuit, samedi, dimanche, fériés, comptes de temps.
- La paie récupère des quantités (heures, jours), jamais des montants calculés par le module Présences.
À savoir #
- Trois formes de journée existent : par heures de début et de fin, par durée, ou au forfait-jours (demi-journée ou journée entière). La forme d’un jour vient du planning du profil.
- Le pointage géolocalisé sur un shift relève du module Planification : voir Pointage et géorepérage. Le pointage depuis l’en-tête ou le tableau de bord n’envoie aucune position.
- Les plannings de shifts (Planification) et les absences (Gestion des absences) ont leurs propres catégories dans le centre d’aide.
- Plusieurs écrans de la feuille de présence existent en français et en anglais seulement : un utilisateur en allemand ou en italien les voit en anglais.
