Une formation qui engage un budget, ou qui ne figure pas au catalogue, se demande dans Illizeo : le salarié dépose sa demande, son manager la transmet aux RH, et les RH la valident ou la refusent. Cet article décrit ce circuit pour les trois acteurs : le salarié qui demande, le manager qui donne son avis et l’équipe RH qui tranche. Tout se passe dans Formation › Demandes de formation.
Avant de commencer #
- Le module Formation doit être activé pour votre espace.
- Le droit Demandes de formation (rubrique FORMATION, section DEMANDES de la matrice des rôles) règle ce que chacun peut faire :
- Accès : consulter ses propres demandes ;
- Exécuter : déposer, retirer et redéposer ses demandes, et arbitrer celles de ses collaborateurs directs ;
- Admin : la file RH (valider, refuser, demander un complément au stade RH) et les enveloppes budgétaires.
- Le manager qui reçoit une demande est le supérieur hiérarchique inscrit sur la fiche du demandeur au moment du dépôt.
Le circuit d’une demande #
- Dépôt. Le salarié décrit la formation, son coût estimé et sa motivation, puis transmet la demande.
- Manager. La demande arrive chez son manager, qui la transmet aux RH, la refuse ou demande un complément. Si le salarié n’a pas de manager sur sa fiche, la demande va directement aux RH.
- RH. Les RH ajustent au besoin le coût retenu, puis valident ou refusent la demande, ou demandent un complément.
- Décision. Le salarié est prévenu de la décision et, en cas de refus, de son motif.
Le circuit est le même quel que soit le montant demandé. À chaque étape, la demande peut repartir chez son auteur pour un complément ; elle revient ensuite chez la personne qui l’a renvoyée.
Déposer une demande #
Ouvrez Formation › Demandes de formation, onglet Mes demandes, puis cliquez sur Nouvelle demande. Vous arrivez aussi sur cette page par le bouton Demander cette formation de la fiche d’une formation, ou par le lien Faire une demande de Mes habilitations. Une carte de la rubrique « Suggestions pour votre poste » ouvre directement le formulaire, pré-rempli.
Le formulaire « Demander une formation » compte trois étapes :
- La formation : « Quelle formation ? » (elle n’a pas besoin d’être au catalogue : décrivez ce que vous visez), « Organisme (si connu) » et « Durée ». Cliquez sur Continuer.
- Quand & combien : « Coût estimé (€) » (une estimation suffit, les RH corrigeront au devis), « Période souhaitée » et « Urgence » (Basse, Normale, Haute). Si vous disposez d’une enveloppe, le formulaire indique ce qu’il en restera, ou que la demande la dépasse : vous pouvez la transmettre quand même, votre manager arbitrera.
- Votre motivation : expliquez en quoi cette formation vous aidera dans votre poste, en 20 caractères au minimum ; c’est sur ce texte que votre manager décide. Vous pouvez rattacher la demande à l’un de vos objectifs annuels avec « Rattacher à un objectif (facultatif) », ou préciser l’objectif visé en texte libre.
Cliquez sur Transmettre : la demande part chez votre manager, qui en est averti.
Suivre vos demandes #
L’onglet Mes demandes affiche votre enveloppe de formation de l’année (« Mon enveloppe formation » : disponible, consommé, engagé), si une enveloppe vous concerne, puis chaque demande avec une frise de son avancement et une phrase qui dit où elle en est (« Chez … depuis 4 jours », « Validée par votre manager, en attente RH depuis 2 jours »).
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Enregistrée sans être transmise. |
| Chez votre manager | En attente de l’avis de votre manager. |
| Chez les RH | Transmise aux RH, qui doivent trancher. |
| Complément demandé | Le valideur attend une précision de votre part. |
| Validée | Les RH ont accepté la demande. |
| Refusée | Refusée par le manager ou par les RH ; le motif et le message éventuel sont affichés. |
| Annulée | Vous avez retiré la demande. |
- Retirer ma demande annule une demande tant qu’elle n’est pas arbitrée.
- Une demande en attente depuis plus de 15 jours porte la mention « vous pouvez relancer ».
- Complément demandé : l’encadré « Ce qu’il manque pour trancher » affiche le message du valideur. Apportez-lui l’élément demandé, puis cliquez sur Redéposer ma demande : la demande repart chez la personne qui l’a renvoyée, et le temps que vous avez pris ne compte pas dans son délai d’arbitrage. Le contenu de la demande ne se modifie pas : si le complément change la demande (coût, organisme), retirez-la et déposez-en une nouvelle.
Arbitrer en tant que manager #
L’onglet À valider apparaît si vous avez des collaborateurs directs ou une demande en attente chez vous. Il présente l’enveloppe de votre équipe, le nombre de demandes « À arbitrer », celles qui sont en retard (plus de 15 jours) et le taux d’acceptation des 12 derniers mois. Chaque demande affiche le demandeur, son poste, le coût, la motivation, l’objectif rattaché et la mention « Hors enveloppe » si le coût dépasse l’enveloppe disponible.
- Transmettre aux RH : vous donnez votre accord, la demande passe chez les RH.
- Demander un complément : écrivez ce qui manque (10 caractères au minimum), puis Renvoyer au demandeur.
- Refuser : choisissez un « Motif du refus » (Budget insuffisant, Non prioritaire cette année, Aucune session disponible, Prérequis manquant, Demande en doublon, Autre motif), ajoutez de préférence un message au demandeur, puis Confirmer le refus. Le motif est obligatoire.
Arbitrer en tant que RH #
L’onglet File RH liste les demandes transmises par les managers et celles des salariés sans manager. Le bandeau rappelle l’enveloppe globale de l’année et ce qui est déjà engagé. Pour chaque demande :
- ajustez au besoin le Coût retenu, par exemple d’après le devis ;
- Valider et inscrire au plan : la demande passe à « Validée » avec le coût retenu ; si un plan de formation est ouvert pour l’année en cours et n’est pas verrouillé, elle y est ajoutée ;
- Demander un complément ou Refuser, comme pour le manager.
Les enveloppes budgétaires #
Les enveloppes se règlent dans Paramètres › Formation › Demandes & validation, rubrique Enveloppes budgétaires (droit Demandes de formation au palier Admin). Pour l’exercice en cours :
- choisissez la Portée : un Collaborateur ou une Équipe (un service) ;
- saisissez le montant de l’Enveloppe (€) ;
- cliquez sur Enregistrer.
Le tableau montre, pour chaque enveloppe, l’engagé et le consommé, et le disponible. L’enveloppe individuelle prime sur celle de l’équipe. Supprimer l’enveloppe ne supprime aucune demande. Tant qu’aucune enveloppe n’existe, toutes les demandes s’affichent « Hors enveloppe » côté manager.
E-mails et relances #
- L’arbitre (le manager, puis les RH) est prévenu quand une demande arrive chez lui : au dépôt, à la transmission aux RH et quand le demandeur redépose après un complément. Des relances suivent tant que la demande attend à la même étape.
- Le demandeur est prévenu de la décision finale, avec le motif en cas de refus.
- Une demande de complément n’envoie pas d’e-mail au demandeur : elle s’affiche dans Mes demandes.
- Les canaux (e-mail, notification dans l’outil) et les destinataires de ces avis se règlent avec les autres relances du module : voir Administrer le module Formation.
À savoir #
- Seul le demandeur peut retirer sa demande ; un manager ou les RH qui veulent la clore la refusent avec un motif.
- Un brouillon reste dans votre liste mais ne peut pas être transmis ensuite : pour la transmettre, déposez une nouvelle demande et retirez le brouillon.
- Un manager qui dépose une demande pour lui-même la voit partir chez son propre supérieur hiérarchique.
Questions fréquentes #
Mon manager ne voit pas ma demande. #
La demande va au supérieur hiérarchique inscrit sur votre fiche au moment du dépôt. Si votre fiche n’en indique pas, elle est partie directement aux RH. Vérifiez le statut affiché dans Mes demandes.
Puis-je modifier une demande déjà transmise ? #
Non. Retirez-la avec Retirer ma demande tant qu’elle n’est pas arbitrée, puis déposez-en une nouvelle.
