Une formation laisse des pièces : la convention passée avec l’organisme, son financement, la facture, l’attestation remise au stagiaire, et chaque année des dossiers à présenter au CSE ou à l’administration. Cet article décrit les écrans Administratif et Réglementaire du module Formation. Il s’adresse aux gestionnaires de formation, à la comptabilité et aux RH. Le vocabulaire (OPCO, Qualiopi, CSE, DOETH, bilan social) est celui du droit français.
Avant de commencer #
- Le module Formation doit être installé pour votre espace.
- Écran Administratif : droit « Conventions, factures & attestations » (rubrique ADMINISTRATIF de la matrice des rôles), palier Accès pour consulter, palier Exécuter pour créer une convention, valider ou contester une facture et renseigner Qualiopi.
- Écran Réglementaire : droit « Dossier réglementaire » (rubrique CONFORMITÉ), palier Accès pour consulter, palier Exécuter pour produire un dossier.
- Activer le référentiel réglementaire : droit « Réglages du module Formation », palier Exécuter.
- Les organismes de formation se déclarent dans Paramètres › Formation › Salles, formateurs & organismes, onglet Organismes (numéro SIRET, numéro de déclaration d’activité, certification Qualiopi et sa date d’expiration).
L’écran Administratif #
Ouvrez Formation › Administrer › Administratif. La page Conventions & administratif signale en tête les sessions démarrées sans convention signée, puis affiche cinq tuiles : À faire signer, Factures à valider, Attestations à émettre, Écarts Qualiopi et Qualiopi organismes (certifications qui expirent sous 90 jours). Cinq onglets suivent : Conventions, Financement, Factures, Attestations et Qualiopi.
Conventions #
L’onglet Conventions liste les conventions avec leur organisme, leur période, leur montant HT, leur mode de financement et leur état de signature. Cherchez par référence, organisme ou formation, ou filtrez par Statut. Une ligne signale les risques : session démarrée sans convention signée, démarrage avant signature (prise en charge OPCO à risque), organisme sans Qualiopi, document manquant.
Pour créer une convention :
- Cliquez sur Nouvelle convention.
- Choisissez l’Organisme de formation et la Formation. Avec le droit « Sessions & planning », vous pouvez Rattacher des sessions couvertes par la convention.
- Saisissez le Montant HT (€), la TVA (%), le Financement (plan de formation de l’entreprise, OPCO, CPF, cofinancement, FNE-Formation), le Collecteur (OPCO) et la Prise en charge (€) attendue.
- Indiquez le nombre de Stagiaires, les Heures au total, le Début et la Fin de la période.
- Cliquez sur Créer la convention. Elle est créée en brouillon.
Un clic sur une ligne rouvre la convention : modifiez ses champs, puis cliquez sur Enregistrer.
Financement #
L’onglet Financement fait la synthèse des conventions affichées par le filtre en cours : Total conventionné HT, Pris en charge OPCO, Reste à charge entreprise, conventions qui annoncent une prise en charge sans numéro de dossier, Répartition par mode de financement, Dossiers de prise en charge avec leur état. L’encart CPF — ce que l’entreprise sait rappelle que les droits CPF d’un salarié lui appartiennent et ne sont pas affichés. Cet onglet est en lecture seule.
Factures #
L’onglet Factures présente les factures des organismes avec leur échéance, leur montant HT, leur Écart convention et leur statut (À valider, Validée, Payée, En litige). L’écart se calcule contre le montant de la convention ; une facture sans convention est signalée.
- Valider : pour une facture conforme à sa convention.
- Contester : saisissez le motif (5 caractères au moins, par exemple « 14 stagiaires facturés, 11 présents à l’émargement »), puis confirmez par Contester. La facture passe « En litige ».
Attestations #
L’onglet Attestations suit les attestations de fin de formation des sessions réalisées. Pour chaque session : le nombre de stagiaires et d’attestations émises ; pour chaque stagiaire : les heures suivies sur les heures prévues (avec la mention d’une assiduité partielle), l’atteinte des objectifs et, le cas échéant, ce qui bloque l’émission (session non marquée réalisée, feuille de présence incomplète, atteinte des objectifs non renseignée). Une attestation émise se télécharge depuis sa ligne. Le stagiaire retrouve la sienne dans Mes attestations (voir Votre espace de formation).
Qualiopi #
Qualiopi certifie les organismes qui vendent des actions de formation : l’onglet ne concerne votre entreprise que si elle en vend. Il compte les indicateurs conformes sur les indicateurs applicables, et signale ceux déclarés conformes sans preuve déposée. Les indicateurs sont rangés par critère (de 1, Information du public, à 7, Recueil et traitement des appréciations).
- Choisissez le statut d’un indicateur dans sa liste (Conforme, Partiellement conforme, Non conforme, Non applicable) : il est enregistré aussitôt.
- Pour garder une trace, cliquez sur Note, indiquez où se trouve la preuve et ce qui reste à faire, puis Enregistrer.
Sous les onglets, la carte Bilan pédagogique et financier de l’année donne les stagiaires, les heures et la répartition des produits (fonds propres, OPCO, fonds publics, particuliers). Elle est calculée et ne se saisit pas.
Activer le référentiel réglementaire #
Les obligations de reporting formation diffèrent d’un pays à l’autre ; tant qu’aucun référentiel n’est activé, l’écran Réglementaire ne produit rien. Le référentiel disponible est celui de la France (quatre documents).
- Ouvrez Paramètres › Gérer Illizeo › Conformité, choisissez la France, puis l’onglet Formation.
- Dans Référentiel appliqué, cliquez sur Appliquer en face du référentiel. Un seul s’applique à la fois ; Aucun référentiel le retire.
Vous pouvez aussi cliquer sur Activer depuis l’écran Réglementaire, quand aucun référentiel n’est actif.
Produire un dossier réglementaire #
- Ouvrez Formation › Administrer › Réglementaire.
- Choisissez le rapport : Consultation CSE — formation, DOETH — volet formation, Bilan social — formation ou Annexe habilitations — DUER.
- Choisissez l’Exercice. Les trois premiers dossiers portent sur l’exercice écoulé (proposé par défaut) ; l’annexe DUER décrit l’état au jour de sa génération.
- Lisez le rapport : destinataire, échéance, statut (Complet, Incomplet, Indisponible) et chiffres calculés depuis les sessions réalisées. Si le dossier est incomplet, chaque point à traiter porte un lien Corriger.
- Dans Produire le dossier, cliquez sur Figer et produire, ajoutez une note (obligatoire, 15 caractères au moins, si le dossier porte des lacunes), puis cliquez sur Produire.
Les chiffres sont figés au moment de la production. Le dossier rejoint la liste Dossiers produits avec son exercice, sa date, son auteur, sa note et, s’il y a lieu, la mention Incomplet.
À savoir #
- Les montants sont affichés en euros.
- Les lignes de ventilation qui concernent moins de personnes que le seuil d’anonymat sont masquées ; les totaux les incluent.
- Le contenu des dossiers réglementaires est rédigé en français, quelle que soit la langue de l’interface.
- Un dossier figé ne se recalcule pas : pour corriger un chiffre, produisez un nouveau dossier.
Questions fréquentes #
L’écran Réglementaire affiche « Aucun référentiel réglementaire n’est activé ». #
Activez le référentiel France depuis cet écran (Activer) ou depuis les paramètres de conformité. Il faut le droit « Réglages du module Formation » au palier Exécuter.
Je ne trouve pas mon organisme dans la convention. #
Déclarez-le d’abord dans Paramètres › Formation › Salles, formateurs & organismes, onglet Organismes, et vérifiez qu’il est actif.
Mon entreprise forme seulement ses salariés : dois-je renseigner Qualiopi ? #
Non. Qualiopi concerne les organismes qui vendent de la formation. Vérifiez seulement, dans l’onglet Organismes des paramètres, que les organismes auxquels vous faites appel sont certifiés quand vous demandez un financement OPCO.
