Le jour venu, l’employé signale le début et la fin de son shift. Illizeo peut contrôler qu’il se trouve sur le lieu de travail prévu. Cet article décrit les deux modes de pointage, la zone du lieu, les rappels, les tâches et la conservation des positions ; il s’adresse aux personnes qui planifient et aux administrateurs.
Avant de commencer #
- Les réglages de pointage et de géolocalisation se trouvent dans les paramètres du module : il faut le droit « Réglages du module Planning ».
- La zone d’un lieu se pose sur la fiche du bureau, dans Paramètres › Gérer l’organisation : il faut pouvoir modifier les bureaux.
- Le pointage des Présences suppose que le module Présences soit installé et que l’employé ait le droit de pointer.
Deux modes de pointage #
Illizeo choisit le mode pour chaque employé.
Pointage des Présences. Si l’employé pointe déjà dans les Présences (module installé, droit de pointer), son shift propose « Pointer ». Le bouton ouvre une vraie session de pointage, rattachée au shift. « Terminer le pointage » la ferme. Les heures comptent comme tout pointage.
Statut du shift. Sinon, le shift propose « Check-in » puis « Terminé ». Ce sont de simples statuts : aucun temps n’est compté. Ces boutons n’apparaissent que si les réglages « Ajouter un bouton Pointer » et « Ajouter un bouton Terminé » sont actifs, dans Paramètres › Général.
Le pointage n’est pas imposé #
L’employé peut toujours pointer librement dans les Présences. Un pointage libre, un jour où il a un shift publié ou confirmé, sur le contrat du shift et dans la fenêtre d’ouverture, est rattaché automatiquement au shift. En dehors de cette fenêtre, le pointage reste libre. Il n’est jamais bloqué.
Pointer trop tôt. Par défaut, un employé ne peut pas pointer sur un shift plus de 15 minutes avant son début. Il voit : « Vous pourrez pointer à partir de HH:MM. » Cette limite ne vaut que pour les gestes du shift, jamais pour le pointage libre.
Un employé qui a deux contrats pointe sur le contrat du shift.
Définir la zone du lieu #
La zone se règle sur le lieu : dans Paramètres › Gérer l’organisation, ouvrez l’entité « Bureau / Site ».
- Ouvrez la fiche du bureau, section « Zone de pointage ».
- Recherchez l’adresse, ou cliquez sur la carte. Vous pouvez déplacer l’épingle.
- Réglez le « Rayon (m) ». Il vaut 200 mètres par défaut.
- Enregistrez la fiche.
Sans zone, aucun contrôle n’a lieu : la position est seulement notée. « Effacer la zone » retire le contrôle.
Ce qui est contrôlé #
Le réglage « Activer la géolocalisation GPS à chaque changement de statut » est actif par défaut. La position est alors relevée au moment de chaque geste : check-in, terminé, début et fin du pointage. Elle n’est jamais suivie en continu.
Le contrôle porte seulement sur un geste rattaché à un shift dont le lieu a une zone. Si l’employé est plus loin que le rayon, en tenant compte de la précision de l’appareil, il est hors zone. Si l’appareil ne donne pas de position, le geste compte aussi comme hors zone.
Le réglage « Hors de la zone du lieu » dit ce qui se passe alors :
- « Accepter et signaler » (par défaut) : le geste est accepté et marqué « hors zone ». Le planificateur le voit dans la grille et dans la fiche du shift.
- « Refuser » : le geste est refusé. L’employé voit : « Vous êtes hors de la zone de » suivi du nom du lieu.
Rappels et avis #
Illizeo envoie trois rappels, un seul par shift et par événement :
- « Shift non confirmé avant le début » : à l’employé et à l’auteur de la publication, 2 jours avant par défaut, si le bouton Confirmer est actif ;
- « Pas de pointage après début de shift » : à l’auteur et au supérieur, 15 minutes après le début par défaut ;
- « Shift non terminé après l’heure de fin » : à l’auteur et au supérieur, 15 minutes après la fin par défaut.
Un shift non terminé n’est jamais clôturé automatiquement. La clôture des sessions reste celle des Présences. Les délais et les canaux se règlent dans Paramètres › Notifications : Les réglages de la Planification.
Les tâches du shift #
Les tâches s’ajoutent dans la fiche du shift. Elles se cochent par le titulaire du shift, par la personne à qui la tâche est confiée (dans « Mes tâches »), ou par le planificateur depuis la fiche.
Une tâche « Obligatoire » non faite empêche « Terminé ». Elle n’empêche pas de terminer le pointage.
Combien de temps les positions sont conservées #
Les positions relevées sur les shifts et sur les pointages ne sont pas gardées indéfiniment.
- Positions GPS : effacées après la durée de conservation de votre espace. Par défaut, 2 mois. Après l’effacement, l’indicateur « hors zone » du pointage reste ; la position elle-même disparaît.
- Historique des shifts (onglet « Activité ») : conservé 5 ans par défaut.
Ces deux durées se règlent dans la politique de rétention de l’espace : Gérer Illizeo › Conservation des données. Les deux lignes « Positions GPS du pointage » et « Historique des shifts » y sont marquées Planification. Chaque ligne explique sa durée par défaut. Cet écran est réservé au rôle DPO / administrateur conformité. La purge a lieu chaque jour, même si le module est désactivé.
L’export RGPD d’un employé comprend une section Planification. Son effacement supprime ses données de planning, positions comprises. Là où il n’était qu’acteur, par exemple dans l’historique du shift d’un collègue, son nom est remplacé par « Employé supprimé ».
Informer les salariés #
Avant d’activer la géolocalisation ou une zone, informez les employés concernés. Illizeo rédige pour vous une notice : ce qui est relevé, pourquoi, et combien de temps (la durée de votre espace).
- Retrouvez la notice dans Paramètres › Général du module quand la géolocalisation est active, ou dans la fiche du lieu quand une zone est posée.
- Cliquez sur « Copier la notice ».
- Diffusez-la aux employés concernés avant la mise en service : affichage, intranet, e-mail.
Au moment du pointage, l’employé voit la mention : « Votre position est relevée au pointage et conservée 2 mois. » La durée affichée suit la politique de rétention de votre espace.
À savoir #
La géolocalisation des salariés est encadrée, en France comme en Suisse. Quelques repères, à vérifier avec votre délégué à la protection des données (DPO) :
- une finalité précise : ici, vérifier que le pointage a lieu sur le lieu prévu ;
- une collecte limitée au geste de pointage, sans suivi continu ;
- une information des salariés avant la mise en service ;
- une durée de conservation courte. Les 2 mois par défaut s’inspirent des repères de la CNIL.
En Suisse, la loi sur la protection des données (LPD) demande aussi un traitement proportionné et transparent. Selon votre organisation, d’autres démarches peuvent être nécessaires, par exemple auprès des représentants du personnel. Votre DPO vous le dira.
