Les réglages du module s’ouvrent depuis « Paramètres », dans le menu Planification. L’écran compte sept sections : Général, Rôles & droits, Affichage, Semaine & temps, Notifications, Limitations et Périodes. Cet article les parcourt ; il s’adresse aux administrateurs du module.
Avant de commencer #
- Il faut le droit « Réglages du module Planning ». Par défaut, les rôles Responsable RH et Administrateur le portent.
- Après un changement, cliquez sur « Enregistrer », en bas à droite.
Général #
Planning des utilisateurs. Choisissez ce que voient les employés dans « Mon planning » :
- « Les utilisateurs voient tous les plannings » : ils voient aussi la section « Mon équipe cette semaine » ;
- « Les utilisateurs voient uniquement leur planning ».
« Sauf » permet de désigner des exceptions à la règle choisie.
Disponibilités. « Activer les disponibilités » ouvre « Mes disponibilités » aux employés. Le mode dit s’ils déclarent seulement leurs indisponibilités, ou aussi leurs préférences : Disponibilités et préférences.
Remplacements.
- « Activer la cession de shifts » : un employé peut céder son shift à un collègue éligible. Avec « Les cessions nécessitent une approbation admin », la cession attend une décision.
- « Activer l’échange de shifts » : un employé peut échanger son shift contre celui d’un collègue. Avec « Les échanges nécessitent une approbation admin », l’échange attend une décision.
Détails dans Shifts ouverts et remplacements.
Boutons de l’employé. « Ajouter un bouton » suivi de :
- « Refuser » : l’employé peut refuser un shift ;
- « Confirmer » : l’employé peut confirmer un shift ;
- « Pointer » : le bouton Check-in du shift ;
- « Terminé » : le bouton Terminé du shift.
Géolocalisation. « Activer la géolocalisation GPS à chaque changement de statut » relève la position à chaque geste. « Hors de la zone du lieu » choisit entre « Accepter et signaler » et « Refuser » : Pointage sur le shift et géorepérage. Quand la géolocalisation est active, la notice à diffuser aux employés s’affiche dans cette section, avec le bouton « Copier la notice ».
Rôles & droits #
Les droits du module se règlent dans les rôles d’Illizeo : « Accès au module Planning », « Planning : lire (Accès), poser et modifier les shifts (Exécuter) de sa population », « Modèles de shift : lire (Accès), gérer (Exécuter) » et « Réglages du module Planning ». Chaque rôle y porte son palier et sa population. « Ouvrir les rôles » vous y mène. Les droits proposés par défaut (employés, managers, RH, auditeur) sont décrits dans Démarrer avec la Planification.
Affichage #
« Personnalisation de l’affichage du planning » règle ce qu’affiche une carte de shift, pour trois vues :
- « Vue dashboard par utilisateurs » : la grille par employé ;
- « Vue dashboard par poste » : la vue par poste ;
- « App mobile » : Mon planning.
Pour chaque vue, choisissez les champs (heures, poste, libellé, lieu, notes, employés) avec « Ajouter un champ ». Deux options complètent : « Afficher les champs vides dans l’aperçu » et « Ajouter un espacement entre les champs ». Un aperçu montre le résultat.
Dans la même section, « Demander aux utilisateurs d’accéder au shift pour le confirmer » retire Confirmer de la liste : l’employé confirme seulement depuis la fiche ouverte du shift.
Semaine & temps #
- « La semaine commence » : « Lundi » ou « Dimanche ». La grille, la copie de semaine, les modèles de semaine, le préavis court et les rappels suivent ce choix. Le plafond d’heures par semaine se compte toujours du lundi au dimanche, comme dans les Présences.
- « Heures de travail » : les horaires proposés pour un shift neuf. Par défaut, de 09:00 à 17:00.
- « Fuseau horaire » : le fuseau du planning. Par défaut, Europe/Zurich. Les délais (gel, désistement, rappels) se lisent dans ce fuseau.
Notifications #
« Notifications du planning » active ou coupe les avis du module. Pour chaque événement, trois canaux : « Push », « Cloche », « E-mail ». Le push passe aussi par la cloche.
« Être notifié quand les employés : »
- ont confirmé, refusé, pointé ou terminé un shift ;
- ont pris ou rendu un shift ouvert ;
- ont envoyé une demande de shift ouvert ou de remplacement ;
- ont complété une tâche, ou toutes les tâches d’un shift ;
- ont marqué une indisponibilité, ou préfèrent travailler ;
- n’ont pas confirmé avant le début, pas pointé après le début, pas terminé après l’heure de fin.
Les trois derniers sont des rappels. Leur délai se règle avec une « Unité du délai » : minutes, heures ou jours. Par défaut : 2 jours avant le début, puis 15 minutes après le début et 15 minutes après la fin.
Deux lignes préviennent aussi le planificateur, actives par défaut :
- « Shifts annulés par une fin de contrat » : la fin d’un contrat a annulé des shifts, à rouvrir en offre si besoin (Créer et publier un planning) ;
- « Période de planning en retard » : une période n’est pas publiée, ou pas validée, à son échéance.
« Être notifié quand les admins : » ont créé, modifié ou supprimé un shift, ou publié un planning. L’avis va aux personnes qui ont le droit Planning au palier Admin sur la population du shift. L’auteur du geste n’est jamais prévenu.
Le lien « Gérez toutes les notifications dans le centre de notifications » mène au centre de notifications d’Illizeo.
Limitations #
« Limitations utilisateurs » : « Les employés ne peuvent pas » faire un geste à moins d’un certain délai avant le début du shift.
- refuser un shift : 1 jour par défaut ;
- se désister d’un shift obtenu par une offre : 2 jours ;
- céder, échanger ni reprendre un shift : 2 jours ;
- pointer sur un shift : 15 minutes.
Chaque limite peut être désactivée.
« Gel des disponibilités » : pas d’ajout, de modification ni de suppression d’une disponibilité à moins de 7 jours de sa date (défaut).
Chevauchement. « Bloquer les prises de shifts en chevauchement avec un shift déjà planifié » refuse une réclamation qui chevauche un autre shift de l’employé. Inactif par défaut.
Offres commencées. « Les employés peuvent prendre/pointer des shifts après leur heure de fin » : inactif par défaut, une offre déjà commencée ne peut plus être réclamée.
« Règles de planification » : les conflits viennent du profil de présence du contrat de chaque employé (repos, plafonds, règles de séquence) et, s’il est installé, du socle légal du contrat. Le planning avertit ; il ne bloque pas. « Régler les profils de présence » ouvre les profils.
« Minimum de shifts ouverts à prendre » : actif par défaut, 3 par semaine. Chaque mercredi à 09:00, l’employé qui a des offres à sa portée la semaine suivante, mais moins de réclamations que le minimum, reçoit un rappel.
« Alertes délai court » : actif par défaut, 72 heures. Un changement qui touche une semaine commençant dans ce délai demande une confirmation : Créer et publier un planning.
Périodes #
« Périodes de planning » pose une série de périodes, chacune avec son échéance de publication et, si besoin, de validation. La liste montre leur état (« Publiée », « À publier », « En retard », « Validation en retard »). Détails dans Créer et publier un planning.
Réglages hors du module #
- Circuits d’approbation : dans Workflows, catégorie Présences, déclencheurs « Publication du planning », « Candidature à un shift ouvert » et « Remplacement de shift ». Les trois circuits livrés par Illizeo sont inactifs : rien n’attend une approbation tant que vous ne les activez pas. Vous pouvez les modifier ou leur donner un périmètre.
- Zone de pointage : sur la fiche du bureau, dans Paramètres › Gérer l’organisation, entité « Bureau / Site ». Un bureau ou un poste encore utilisé par le planning (shifts à venir, offres ouvertes, modèles) ne peut pas être supprimé.
- Conservation des positions et de l’historique : dans Gérer Illizeo › Conservation des données.
- Profils de présence : repos minimal, plafonds d’heures et règles de séquence.
- Journal : les changements de réglages, comme les autres gestes du module, se lisent dans Gérer Illizeo › Logs utilisateurs, module « Planification ».
À savoir #
- Un réglage marqué « Pas encore actif » est enregistré mais n’a pas encore d’effet sur le planning. Les réglages décrits ici ont tous un effet.
- Le planning avertit des conflits sans bloquer le planificateur ; les limites de cet écran (délais, gel, chevauchement) s’appliquent aux gestes des employés.
