Le circuit type d’une note de frais : collaborateur soumet, manager valide le métier, contrôleur valide la conformité, comptable enregistre. Illizeo permet de modéliser ce circuit en 5 minutes, avec relances et délégations automatiques.
Procédure pas à pas #
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Choisir le nombre d’étapes #
1 étape (manager seul), 2 étapes (manager + compta), 3 étapes (manager + contrôleur + compta). Conditionnel possible selon montant.
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Désigner les valideurs #
Manager direct par défaut. Vous pouvez nommer un valideur fixe par département ou par projet.
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Régler les seuils conditionnels #
Ex : NDF > 500 € passe par la direction, < 50 € auto-validée si politique respectée.
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Activer les relances #
Email à J+2, J+5, escalade vers N+1 à J+7. Réduit le délai moyen de 8 à 3 jours.
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Tester #
Le simulateur joue un cas type et liste les notifications envoyées.
Décisions disponibles aux valideurs #
| Décision | Effet |
|---|---|
| Approuver | Passe à l’étape suivante |
| Approuver avec ajustement | Modifie le montant remboursable |
| Demander un complément | Renvoie au collaborateur avec commentaire |
| Refuser | Termine le workflow, motif obligatoire |
| Réassigner | Délègue à un autre valideur |
FAQ #
Le manager est en congé ?
La délégation auto bascule au valideur de secours. La règle est paramétrable par valideur.
Peut-on valider en lot ?
Oui, la liste filtrable permet de valider 20 notes en un clic après vérification.
Quel SLA viser ?
72h bout en bout est la norme. Au-delà, la satisfaction collaborateur chute.
Comment auditer ?
L’historique de chaque note liste auteur, date, action, commentaire de chaque étape.
Exporter vers la compta #
Sage, Cegid, Quadra : les exports comptables natifs.
