Réserver une salle ne se résume plus à bloquer un créneau. Il faut équipement adapté, capacité juste, accueil des invités, parfois café et collation. FlexOffice intègre tout en une réservation.
Procédure pas à pas #
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Choisir le créneau #
Filtrez par durée, capacité minimale, équipement requis (visio, paperboard, écran tactile).
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Sélectionner la salle #
Le plan affiche les salles disponibles avec photos et équipements. Cliquez pour réserver.
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Inviter les participants #
Internes via annuaire Illizeo, externes via email. Notification calendrier automatique.
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Demander des services #
Café, collation, accueil chauffeur, traduction simultanée : services proposés par votre office manager.
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Confirmer #
Vous recevez confirmation, code d’accès et lien visio si la salle est connectée.
Bonnes pratiques #
| Pratique | Bénéfice |
|---|---|
| Réserver pile la durée nécessaire | Libère les créneaux pour autres équipes |
| Annuler dès qu’on sait | Évite les « fantômes » |
| Choisir la capacité juste | Optimise les m² |
| Activer le check-in à l’arrivée | Libère automatiquement après 15 min sans présence |
| Récurrent uniquement si nécessaire | Une réunion fantôme bloque la salle des semaines |
FAQ #
Et si toutes les salles sont prises ?
L’app suggère un créneau alternatif ou une salle dans un autre site selon votre préférence.
Comment gérer les bouchons (réunions trop courtes / trop longues) ?
Le rapport Usage salles identifie les sur-réservations. Vous pouvez ajuster les durées par défaut.
Compatible Outlook / Google Calendar ?
Oui, synchronisation bidirectionnelle. Une réservation dans Outlook crée la réservation dans FlexOffice.
Pour les invités externes ?
Ils reçoivent un email avec adresse, plan d’accès, parking, et un QR code pour entrer.
Optimiser le taux d’occupation #
Apprenez à mesurer et améliorer l’usage de vos m².
