Un workflow de signature dans Illizeo orchestre l’ensemble du circuit : ordre des signataires, relances automatiques, conditions de validation et archivage post-signature. Bien construit, il transforme un parcours papier de plusieurs jours en quelques minutes.
Procédure pas à pas #
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Ouvrir le constructeur de workflow #
Dans Documents → Workflows, cliquez sur + Nouveau workflow. Donnez-lui un nom métier (ex. « Signature contrat CDI Suisse »).
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Sélectionner le modèle #
Choisissez le modèle de document (PDF avec champs dynamiques) qui sera signé. Le workflow s’adapte aux variables détectées.
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Définir l’ordre des signataires #
Drag & drop : par exemple Collaborateur → Manager → RH → Direction. Le workflow peut être séquentiel, parallèle, ou mixte.
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Configurer les relances #
Choisissez l’écart entre les rappels (par défaut 48h, 5j, 7j) et le canal (email, SMS, Slack). Les rappels s’arrêtent dès la signature.
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Définir les actions post-signature #
Une fois tous les signataires validés, Illizeo peut classer le PDF dans le coffre, déclencher la création de fiche, lancer la paie, ou notifier un manager.
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Tester et activer #
Le simulateur joue le workflow sur un cas fictif : vous voyez chaque étape avec les emails envoyés. Quand tout est OK, activez-le.
Modes de circulation #
| Mode | Quand l’utiliser | Délai typique |
|---|---|---|
| Séquentiel | Validation hiérarchique stricte | 2 à 5 jours |
| Parallèle | Plusieurs signataires sans dépendance | Quelques heures |
| Mixte | Manager d’abord puis RH + Légal en parallèle | 1 à 3 jours |
| Conditionnel | Étape variable selon montant ou pays | Variable |
Sécurité et traçabilité #
Chaque étape est journalisée : qui a signé, à quelle heure, depuis quelle IP, quel niveau d’authentification. Le journal d’audit est exporté en PDF avec le document final. C’est ce certificat qui fait foi en cas de contestation.
FAQ #
Que se passe-t-il si un signataire refuse ?
Le workflow s’arrête, l’initiateur est notifié et peut soit relancer après modification, soit annuler. Le motif de refus est journalisé.
Puis-je rappeler un workflow déjà lancé ?
Oui, tant qu’il n’est pas finalisé. Le bouton Annuler le workflow est disponible pour les rôles RH et Admin.
Qui peut éditer un workflow actif ?
Seuls les administrateurs. Toute modification crée une nouvelle version. Les workflows en cours conservent l’ancienne version pour rester valides juridiquement.
Comment relier au module Salaires ?
Les avenants de salaire signés via Illizeo se synchronisent automatiquement avec la paie : le nouveau salaire devient effectif à la date paramétrée.
Lancer un projet RH dans Illizeo #
Découvrez comment créer et piloter un projet RH transverse (refonte processus, déménagement, audit).
