Importez en quelques minutes une équipe entière, voire l’ensemble de votre effectif, en utilisant un fichier Excel pré-rempli. Idéal pour la mise en route initiale d’Illizeo, la migration depuis votre ancien SIRH ou l’arrivée d’une nouvelle équipe en bloc.

Rôle requis : Administrateur
Temps estimé : 5–15 min
Difficulté : Intermédiaire
Premium

Avant de commencer #

L’import en masse est conçu pour ajouter ou mettre à jour plusieurs collaborateurs en une seule opération, à partir d’un fichier Excel ou CSV. Selon votre besoin, Illizeo prend en charge plusieurs types d’imports :

Import basique — création rapide d’employés avec uniquement les informations essentielles (ID, nom, prénom, email)
Import complet — création d’employés avec toutes leurs sections (informations personnelles, poste, dépendants, adresses, contacts, banque, assurances, etc.)
Import de sections personnalisées — import de données dans vos sections sur-mesure (Custom Sections)
Import de soldes — historique de salaire, soldes d’absences, périodes de présence, primes
Import de documents — bibliothèque documentaire et photos de profil en masse

Astuce
Pour un déploiement Illizeo réussi, faites toujours un import basique en premier (les comptes employés). Ensuite seulement, lancez les imports complémentaires (poste, banque, etc.) en utilisant l’employeeId que vous aurez attribué.

Prérequis #

Vous avez les droits administrateur sur votre espace Illizeo (le bouton « Importer » n’apparaît pas pour les autres rôles)
Votre fichier est au format .xlsx ou .csv, encodé en UTF-8 (sinon les caractères accentués é, ç, à seront corrompus)
Pour un import basique, vous avez à minima : un identifiant unique par employé, un prénom, un nom
La taille du fichier ne dépasse pas les limites de l’upload (configurable côté serveur, généralement 10–50 Mo)

Étape par étape #

Ouvrir l’écran d’import #

Connectez-vous à Illizeo. Dans le menu principal, allez dans Paramètres → Importations, ou tapez directement l’URL /import/upload/ derrière votre sous-domaine. L’écran d’import s’ouvre avec le sélecteur de type en haut.

Choisir le type d’import #

Dans le menu déroulant Type d’import, sélectionnez le scénario qui correspond à votre besoin :

Basic Import — création express d’employés (5 colonnes seulement)
Csf Personal Info — informations personnelles complètes
Csf Job Info — données poste, contrat, hiérarchie
Csf Dependent — dépendants familiaux
Salary upload — historique salarial
Custom Bonus upload — primes personnalisées
One-time / Recurring compensation upload — compléments de rémunération
Attendance / Absence periods upload — soldes et périodes
Accrual balance upload — soldes d’acquisition
Employee Documents (Multiupload) — documents en masse
upload Profile picture — photos de profil
Vos sections personnalisées apparaîtront aussi automatiquement si vous en avez créées

Pour ce premier guide, choisissez Basic Import.

Télécharger le fichier modèle #

Cliquez sur Télécharger le modèle. Illizeo génère un fichier Excel avec 3 feuilles :

Basic Import — la feuille à remplir, avec 5 lignes d’exemples factices déjà saisies pour vous montrer le format attendu
Picklists — la liste des valeurs autorisées (ex: active ou inactive pour le champ Statut)
Guideline — un mémo des règles à respecter

Remplir le fichier #

Ouvrez le fichier dans Excel ou LibreOffice. Supprimez les lignes d’exemple et remplissez les colonnes suivantes :

Colonne (clé technique)	Statut	Format & règles
Effective Date `(effectiveDate)`	Optionnel	Date d’arrivée. Format selon la config globale (par défaut JJ/MM/AAAA en CH/FR). Si vide, prend la date du jour.
Employee ID `(employeeId)`	Requis	Identifiant unique. Lettres + chiffres acceptés. Doit être unique sur l’ensemble de l’organisation, y compris les employés archivés.
First Name `(firstName)`	Requis	Prénom. Validation : caractères humains uniquement (rule `PersonName`).
Last Name `(lastName)`	Requis	Nom de famille. Mêmes règles.
Email `(email)`	Optionnel	E-mail professionnel. Servira à la connexion. Si vide, l’employé devra être invité manuellement plus tard.
Status `(status)`	Optionnel	Valeurs : `active` ou `inactive`. Par défaut `active`.

Attention encodage
Si vous éditez en CSV, assurez-vous d’enregistrer en UTF-8 (et non Windows-1252 ou ISO-8859). Sinon les é, ç, à seront corrompus dans Illizeo. Sous Excel, préférez le format .xlsx qui gère l’UTF-8 par défaut.

Téléverser le fichier #

Glissez-déposez votre fichier rempli dans la zone d’upload, ou cliquez pour le sélectionner. Illizeo l’analyse en arrière-plan et vous redirige vers l’écran d’Analyse.

Mapper les colonnes (Analyze) #

Sur l’écran Analyse, Illizeo affiche en parallèle vos colonnes (à gauche) et les champs Illizeo correspondants (à droite). En général, le mapping est auto-détecté grâce aux clés techniques (employeeId, firstName, etc.). Si une colonne n’est pas reconnue, vous pouvez :

la mapper manuellement vers un champ Illizeo
la créer comme champ personnalisé (Custom Field)
la marquer Ignorer si elle n’est pas pertinente

Personnaliser les options (Customize) #

L’étape Customize vous laisse définir le comportement d’import :

Mettre à jour les employés existants — si l’employeeId existe déjà, mettre à jour ; sinon créer (mode upsert)
Envoyer un e-mail de bienvenue — déclenche l’envoi automatique avec lien d’activation à chaque nouvel employé
Affecter à une organisation — Société, Département, Bureau, Équipe, Cost Center par défaut
Politique d’absences — appliquer un régime de congés à toute la fournée
Profil de tracking — pointage, badgeage, télétravail

Vérifier la prévisualisation (Preview) #

L’étape Preview affiche un aperçu ligne par ligne du résultat avant écriture en base. Vous voyez :

les lignes valides (en vert) — créeront/mettront à jour un employé
les lignes en avertissement (en orange) — données manquantes optionnelles, valeurs par défaut appliquées
les lignes en erreur (en rouge) — bloquantes : email dupliqué, ID en doublon, format invalide. Ces lignes sont skippées.

Bonne pratique
À cette étape, n’hésitez pas à corriger votre fichier source, à recommencer le wizard. Mieux vaut réimporter un fichier propre qu’avoir 50 employés mal renseignés en base.

Lancer l’import (Save) #

Cliquez sur Importer maintenant. Illizeo écrit toutes les lignes valides en base, vous affiche un récapitulatif (X créés, Y mis à jour, Z erreurs) et vous renvoie sur la liste des collaborateurs. Si vous avez activé l’option, les e-mails de bienvenue partent dans la foulée.

Cas d’erreur courants et solutions #

Erreur	Cause	Solution
« Email already exists »	L’email est déjà associé à un autre employé (actif ou archivé)	Soit vous mettez à jour l’employé existant via son `employeeId`, soit vous utilisez une autre adresse
« Employee ID duplicated »	Doublon d’ID dans votre fichier ou avec un employé archivé	Activez l’option Mettre à jour ou changez l’ID
Caractères corrompus (é → é)	Encodage CSV non-UTF-8	Réenregistrer en `.xlsx` ou en CSV UTF-8 (BOM)
« Invalid date format »	Format de date différent de la config globale	Vérifier Paramètres → Général → Format de date. Adapter le fichier en conséquence (typiquement `JJ/MM/AAAA` en Suisse/France)
« Validation failed: PersonName »	Caractères non-humains dans nom/prénom (chiffres, ponctuation)	Nettoyer le fichier (les apostrophes simples ‘ et tirets – sont autorisés)
Upload échoue silencieusement	Fichier > limite serveur (50 Mo par défaut)	Découper en plusieurs imports plus petits, ou demander à votre Customer Success de relever la limite

Aller plus loin #

Combiner plusieurs imports #

L’import basique ne crée que les comptes. Pour compléter le profil (poste, contrat, banque, dépendants…), enchaînez avec d’autres types d’imports en utilisant l’employeeId que vous avez attribué :

Ordre recommandé pour un onboarding en bloc #

1. Basic Import (création des comptes)
2. Csf Personal Info (données personnelles)
3. Csf Job Info (poste, contrat, hiérarchie)
4. Csf Dependent (familles)
5. Employee bank details (RIB)
6. Employee insurances (assurances obligatoires)
7. Salary upload (historique salarial)
8. Multi documents (contrat de travail, fiches…)
9. Employee profile picture (photos)

Imports planifiés (récurrents) #

Pour les organisations avec un flux RH important, Illizeo permet de programmer des imports automatiques (Import Schedule) à partir d’un fichier déposé sur SFTP, OneDrive ou Google Drive. Voir l’article Programmer des imports automatiques.

FAQ #

Combien d’employés puis-je importer en une seule fois ?

Aucune limite stricte côté Illizeo, mais nous recommandons de découper par lots de ~5 000 lignes maximum pour éviter les timeouts d’upload. Au-delà, programmez plusieurs imports successifs ou utilisez les imports planifiés.

Que se passe-t-il si une ligne est en erreur ?

Seules les lignes en rouge dans la prévisualisation sont rejetées. Les autres sont créées normalement. Vous récupérez le rapport d’import à la fin avec la liste détaillée des lignes en erreur — vous pouvez les corriger et relancer un import partiel.

Puis-je annuler un import après coup ?

Pas en un clic. Si vous venez de créer 200 employés par erreur, contactez votre Customer Success Manager — il peut soit archiver tous les employés créés via une opération en masse, soit faire un rollback ciblé en base. À titre préventif, faites toujours un Preview attentif avant de cliquer Import.

Les e-mails de bienvenue partent-ils automatiquement ?

Uniquement si vous avez coché l’option « Envoyer un e-mail de bienvenue » à l’étape Customize. Sinon les comptes sont créés en silence — vous pouvez ensuite envoyer les invitations en masse depuis la liste des collaborateurs.

Comment importer des informations qui ne sont pas dans le template ?

Deux options : (1) créer un Champ personnalisé (Custom Field) dans Paramètres → Champs et formulaires, il apparaîtra automatiquement dans les imports suivants ; (2) créer une Section personnalisée (Custom Section) pour grouper plusieurs champs métiers (ex: badges PIN, taille uniforme, etc.). L’import de cette section deviendra alors un type d’import dédié.

Mes employés vont-ils recevoir un mot de passe par e-mail ?

Non, jamais. L’e-mail de bienvenue contient un lien d’activation à durée limitée (24h). À l’ouverture, l’employé choisit lui-même son mot de passe. Si le lien expire, il peut redemander une nouvelle invitation depuis l’écran de connexion.

Puis-je importer mes collaborateurs depuis Excel sans passer par le template Illizeo ?

Oui, à condition de respecter les noms de colonnes attendus (en clé technique : employeeId, firstName, etc.) et l’encodage UTF-8. L’étape Analyze s’occupera du mapping, mais utiliser le template officiel reste plus rapide et évite les surprises.

Besoin d’aide pour votre première migration ? #

Notre équipe Premium Consulting peut prendre en charge votre import initial : extraction depuis votre ancien SIRH, nettoyage, mapping, contrôle qualité.

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