Poser une absence pour toute une population

La Saisie collective d’absences pose une même absence (même type, mêmes dates, même commentaire) pour toute une population en une seule opération : la fermeture de l’entreprise entre deux jours fériés, un pont imposé, une journée de congé pour tout un site. Les absences sont créées directement validées, sans passer par l’approbation. Chaque salarié passe pourtant les mêmes contrôles que lors d’une saisie individuelle, et ceux qui ne les passent pas sont listés avec la raison. Cet article explique comment désigner la population, décrire l’absence, valider et lire le compte rendu. Il s’adresse aux RH et aux administrateurs.

Avant de commencer #

• Le module Gestion des absences doit être installé et ouvert pour toi. L’écran s’ouvre par Accès RH › Saisie collective.
• Deux droits sont nécessaires, tous deux au palier Exécuter : Valider directement une absence (sans approbation) et Créer une demande d’absence. Les rôles livrés Administrateur et Responsable RH les portent. Avec un seul des deux, l’écran l’indique et reste vide.
• Portée : seuls les salariés de ton périmètre sont visés, comme si tu posais leurs absences une par une. Les brouillons d’embauche et les salariés inactifs sont écartés. Voir Définir la population cible d’un rôle.
• Une opération vise au plus 500 salariés. Au-delà, découpe la population en plusieurs saisies.

Désigner la population #

La carte Population combine deux façons de viser des salariés. Les salariés qui répondent aux critères et ceux ajoutés à la main s’additionnent, sans doublon.

Par critères #

1. Clique sur Critères. La fenêtre Filtres personnalisés s’ouvre.
2. Clique sur Ajouter un filtre, puis choisis un Champ (par exemple Sous-société, Bureau, Département, Équipes, Type de contrat ou Responsable), un Opérateur (par exemple Égal à) et une Valeur.
3. Ajoute d’autres conditions avec Ajouter un autre filtre, puis clique sur Enregistrer les filtres. Le bouton affiche alors le nombre de critères, par exemple Critères (1). Retirer les critères les efface tous.

Par salariés choisis #

1. Dans Ou des salariés choisis, ouvre la liste Choisir un salarié et tape le début d’un nom pour le retrouver.
2. Clique sur Ajouter. La personne apparaît sous la liste, avec une croix pour la retirer.
3. Recommence pour chaque salarié.

Vérifier la population #

Clique sur Voir la population. L’écran indique le nombre de salariés visés et liste les premiers noms. Si la population dépasse 500 salariés, le compteur passe en rouge et te demande de la réduire. Rien n’est encore créé à ce stade.

Chaque modification de la population (un critère, un salarié ajouté ou retiré) efface cet aperçu : clique de nouveau sur Voir la population avant de valider.

Décrire l’absence #

1. Dans Type d’absence, choisis le type. La liste ne propose que les types qu’un de tes rôles te permet de saisir pour autrui.
2. Choisis les dates Du et Au dans le calendrier. Les dates en dehors de la fenêtre de saisie autorisée y sont grisées.
3. Pour une absence d’un seul jour, si le type accepte les demi-journées, choisis la Durée : Journée entière, Matin ou Après-midi.
4. Ajoute au besoin un Commentaire : il accompagne l’absence de chaque salarié.

Si le télétravail se gère dans le Bureau flexible pour ton espace, un encadré le rappelle en haut de l’écran : le télétravail imposé ne se saisit pas ici mais dans le Bureau flexible (onglet Télétravail, pose collective), avec un lien Ouvrir le Flex Office.

Créer et valider #

1. Une fois la population vérifiée, le type et la date de début choisis, le bouton devient Créer et valider pour N salarié(s). Clique dessus.
2. Avant toute écriture, les dates sont contrôlées pour tous les salariés visés : si elles sortent de la fenêtre de saisie de l’un d’eux, rien n’est créé et un message l’indique.
3. Sinon, l’absence est posée pour chaque salarié, un par un, avec les contrôles d’une saisie individuelle : solde, chevauchement avec une autre absence, période de paie close, contrat, jour travaillé, justificatif… Un message résume le nombre d’absences créées et de rejets.

Lire le compte rendu #

La carte Compte rendu apparaît sous le formulaire :

• la phrase « N absence(s) créée(s) sur M salarié(s) visé(s). » ;
• Créées avec alerte : les absences créées malgré un contrôle que ton rôle laisse passer en simple alerte, avec le message de l’alerte pour chaque salarié ;
• Rejets : les salariés pour qui l’absence n’a pas été créée, avec le Motif, c’est-à-dire le message que la saisie individuelle aurait affiché.

Si tu fais partie de la population visée, ta propre absence n’est pas validée d’office : elle reste soumise à approbation, et le compte rendu le signale.

À savoir #

• Les salariés reçoivent les mêmes notifications que pour une absence saisie pour eux individuellement.
• Un rejet ne laisse rien derrière lui et n’empêche pas la création pour les autres salariés.
• Chaque saisie collective est journalisée : qui l’a faite, pour combien de salariés, avec le compte rendu.
• Les absences créées sont des absences ordinaires, validées : elles se retrouvent dans le calendrier et les compteurs de chaque salarié. Voir Gestion des absences : présentation et vocabulaire et Approuver les demandes d’absence.

Questions fréquentes #

Le bouton Créer et valider reste grisé. #

Il faut une population vérifiée par Voir la population (au moins un salarié, au plus 500), un type d’absence et une date de début. Après une modification de la population, clique de nouveau sur Voir la population.

Un type d’absence n’apparaît pas dans la liste. #

Seuls les types actifs que l’un de tes rôles permet de saisir pour autrui sont proposés. Certains types se posent ailleurs : le télétravail imposé dans le Bureau flexible quand ton espace l’y gère, par exemple.

Pourquoi un salarié est-il rejeté pour solde insuffisant ? #

La saisie collective applique exactement les règles de la saisie individuelle : si son solde ne couvre pas l’absence et que sa politique ne l’autorise pas à passer en négatif, l’absence n’est pas créée pour lui.