Lancer une campagne de signature

Une campagne de signature envoie un même document à signer à toute une population en une seule opération : un avenant de télétravail à tout un service, une attestation à chaque salarié d’une sous-société, la nouvelle charte informatique à toute l’entreprise. Chaque destinataire reçoit sa propre demande de signature, et le document signé est rangé dans son dossier. Cet article déroule l’assistant Nouvelle campagne de signature, étape par étape, jusqu’au lancement. Il s’adresse aux RH et aux administrateurs.

Avant de commencer #

• Le module Documents doit être installé et ouvert pour toi. Les campagnes s’ouvrent par Accès RH › Signatures en masse.
• Droit requis : Campagnes de signature — envoyer un document à signer à toute une population, au palier Exécuter pour créer une campagne. Les rôles livrés Administrateur et Responsable RH le portent.
• Certains réglages de l’assistant exigent en plus les droits de l’envoi un par un, au palier Exécuter : Sélectionner les signataires (autres signataires, personnes informées), Configurer la demande (échéance, ordre, rappels) (ordre des signatures) et Changer la langue de la demande. Sans eux, l’élément correspondant n’apparaît pas.
• Pour un document rempli pour chacun, le modèle doit exister dans les modèles de documents de ton espace, ou tu dois disposer d’un fichier Word (.docx) contenant des variables.
• Portée : seuls les salariés à qui tu peux envoyer une demande de signature un par un reçoivent le document. L’aperçu de l’assistant le vérifie employé par employé.

Ouvrir l’assistant #

1. Ouvre Accès RH › Signatures en masse. L’écran Campagnes de signature liste tes campagnes avec leur Statut, leur date de création (Créée le) et le nombre de documents Signées sur le nombre de destinataires.
2. Clique sur Nouvelle campagne. L’assistant compte cinq étapes. Tu peux revenir librement en arrière ; tu ne peux avancer que si les étapes précédentes sont complètes. Sous l’assistant, l’Aperçu du document montre le document choisi.

Étape 1 — Choisir le document à signer #

Trois sources sont possibles :

• Un modèle rempli pour chacun : choisis un modèle dans la liste Modèle. Ses variables (nom, poste, adresse…) sont remplies à partir du dossier de chaque employé. C’est le choix pour un avenant ou une attestation.
• Un document Word à placeholders : dépose ton propre fichier .docx dans Document Word (.docx). Ses variables, écrites ${...}, sont remplies de la même façon. Le fichier est lu dès que tu le choisis : l’écran affiche le nombre de placeholders trouvés et leur liste, ou un message s’il ne peut pas être lu.
• Un même PDF pour tous : joins le fichier dans PDF à signer. Il est recopié à l’identique dans le dossier de chacun. C’est le choix pour une charte ou un règlement. Seul un PDF est accepté ici ; pour un fichier Word, prends la carte précédente.

La liste Catégorie au dossier indique où la pièce sera rangée dans le dossier de chaque employé. Elle est facultative pour un modèle ou un Word (la catégorie du modèle s’applique alors).

Étape 2 — Désigner la population #

Sous Qui reçoit le document, choisis l’un des deux modes :

• Un groupe, par critères : dans INCLURE, choisis des valeurs parmi Départements, Sites, Équipes, Sous-sociétés, Type de contrat, Groupes, Groupe d’employés et Sous-groupe d’employés. Aucun critère vise toute l’entreprise ; plusieurs valeurs d’un même critère se cumulent, deux critères différents se combinent. Dans EXCLURE, tu peux écarter les personnes Embauchés après le une date, et cocher Exclure les employés en période d’essai.
• Des employés désignés : choisis les personnes une à une dans la liste Employés.

Lire l’aperçu #

Sous la population, l’aperçu indique combien d’employés recevront le document et combien sont bloqués. Il se recalcule tout seul quand tu modifies la population ; le bouton Actualiser le relance à la demande. Pour une grande campagne sur modèle, le calcul se fait en arrière-plan et une barre affiche sa progression.

• Ne recevront pas le document se déplie pour lister les personnes bloquées et la raison : Pas d’adresse e-mail, Variables sans valeur (avec les variables concernées) ou Modèle illisible pour cet employé.
• Si ton espace a un quota de signatures, l’aperçu indique combien sont déjà engagées sur la période et combien la campagne en demande. Si le quota ne suffit pas, la campagne sera refusée : elle ne part jamais à moitié.
• Pour un salarié qui a plusieurs contrats, l’aperçu précise que le document est établi au titre de son contrat principal.

Compléter les variables manquantes #

Pour un modèle ou un Word, certaines variables peuvent ne pas être renseignées dans le dossier de certains employés. Elles apparaissent dans Valeurs communes, avec le nombre de personnes pour qui elles sont vides.

1. Saisis une valeur commune : elle vaut pour tous ceux dont le dossier ne la fournit pas. Une variable restée vide bloque l’employé concerné.
2. Pour une valeur propre à chacun (nouveau salaire, date d’effet, poste), utilise Valeurs par employé : clique sur Télécharger le gabarit CSV (une ligne par employé, une colonne par variable), remplis-le, puis clique sur Importer le CSV rempli. Les lignes écartées à l’import sont listées avec leur raison : Format, Hors population ou Colonne inconnue. Retirer les valeurs importées annule l’import.

Ordre de priorité : la valeur du dossier prime, puis celle du fichier CSV, puis la valeur commune. Les valeurs sont recopiées telles quelles dans le document : Illizeo ne calcule aucun montant.

Étape 3 — Choisir les signataires et la validation #

1. Si ton rôle le permet, réponds à Les signatures doivent-elles être faites dans un ordre précis ? par Oui ou Non.
2. La case Chaque destinataire signe son document est cochée par défaut. Décoche-la si le document doit seulement être signé par d’autres personnes ; il faut alors au moins un autre signataire.
3. Dans Autres signataires, pour tous les documents, ajoute les personnes qui signent chaque document après le destinataire (par exemple le directeur des RH). Réordonne-les en les faisant glisser ou avec les flèches Monter et Descendre.
4. Dans l’encadré Validation, choisis facultativement qui valide la campagne. Elle suit le circuit « Campagnes de signature » de Réglages › Workflows : le premier valideur qui décide tranche pour tous. Sans choix, le responsable de l’auteur la valide. Tu ne peux pas être ton propre valideur.
5. Dans Informer les employés suivants lorsqu’un document est signé, ajoute les personnes à prévenir à chaque signature.

Étape 4 — Configurer la demande #

1. Dans Sélectionnez le fournisseur de services, choisis DocuSign ou Adobe Sign s’ils sont activés pour ton espace, ou Validation uniquement : la demande passe alors par la validation interne d’Illizeo, sans prestataire de signature électronique. La validation interne n’entre pas dans le quota de signatures.
2. Si ton rôle le permet, choisis la Langue des demandes et des rappels : par défaut, La langue de chaque employé ; tu peux aussi imposer le français, l’anglais, l’allemand ou l’italien à toute la campagne.

Étape 5 — Nommer et lancer la campagne #

1. Saisis le Nom de la campagne. C’est l’objet de chaque demande de signature, et le nom de la pièce rangée au dossier.
2. Relis l’aperçu définitif : nombre de destinataires, personnes bloquées, quota.
3. Clique sur Lancer la campagne. Le bouton reste grisé tant qu’aucun employé ne peut recevoir le document.

Si le circuit de validation est actif, la campagne lui est soumise et rien ne part avant sa décision ; le message « Campagne soumise à son circuit de validation. » s’affiche. Sinon, elle part dès sa création (« Campagne lancée : les envois partent. »). Dans les deux cas, la page de suivi de la campagne s’ouvre : voir Suivre une campagne de signature.

À savoir #

• La population est figée au lancement : seules les personnes envoyables de l’aperçu deviennent destinataires. Pour une campagne par critères, les personnes entrées dans les critères depuis peuvent être ajoutées plus tard depuis le suivi.
• Une seule validation vaut pour toute la campagne : validée, tous les documents partent ; refusée, rien ne part.
• Juste avant l’envoi, chaque dossier est relu : un document n’est jamais imprimé avec une variable vide.
• Le circuit « Campagnes de signature » se règle comme les autres circuits de validation. Voir Créer et modifier un workflow.

Questions fréquentes #

Pourquoi un employé est-il bloqué « Pas d’adresse e-mail » ? #

Sa fiche n’a pas d’adresse e-mail : la demande de signature ne peut pas lui être envoyée. Complète sa fiche, puis clique sur Actualiser.

Puis-je enregistrer un brouillon de campagne ? #

Non. L’assistant se remplit en une fois ; si tu quittes la page avant de lancer, rien n’est enregistré.

Le bouton Nouvelle campagne n’apparaît pas. #

Ton rôle porte le droit des campagnes au palier Accès seulement : tu peux suivre tes campagnes, pas en créer. Il faut le palier Exécuter.

Puis-je envoyer un fichier Word tel quel, sans variables ? #

Non : un Word déposé doit contenir au moins une variable. Pour un document identique pour tous, convertis-le en PDF et choisis Un même PDF pour tous.