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title: Lancer une campagne de signature
description: "Envoyer un même document à signer à toute une population en cinq étapes : document, population, signataires, configuration, lancement."
url: "http://illizeo.com/centre-aide/acces-rh-lancer-une-campagne-de-signature/"
updated: "2026-11-11"
category: Services RH de base / Accès RH
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# Lancer une campagne de signature

Une campagne de signature envoie un même document à signer à toute une population en une seule opération : un avenant de télétravail à tout un service, une attestation à chaque salarié d’une sous-société, la nouvelle charte informatique à toute l’entreprise. Chaque destinataire reçoit sa propre demande de signature, et le document signé est rangé dans son dossier. Cet article déroule l’assistant **Nouvelle campagne de signature**, étape par étape, jusqu’au lancement. Il s’adresse aux RH et aux administrateurs.

## Avant de commencer

- Le module Documents doit être installé et ouvert pour toi. Les campagnes s’ouvrent par **Accès RH › Signatures en masse**.
- Droit requis : **Campagnes de signature — envoyer un document à signer à toute une population**, au palier Exécuter pour créer une campagne. Les rôles livrés Administrateur et Responsable RH le portent.
- Certains réglages de l’assistant exigent en plus les droits de l’envoi un par un, au palier Exécuter : **Sélectionner les signataires** (autres signataires, personnes informées), **Configurer la demande (échéance, ordre, rappels)** (ordre des signatures) et **Changer la langue de la demande**. Sans eux, l’élément correspondant n’apparaît pas.
- Pour un document rempli pour chacun, le modèle doit exister dans les modèles de documents de ton espace, ou tu dois disposer d’un fichier Word (.docx) contenant des variables.
- Portée : seuls les salariés à qui tu peux envoyer une demande de signature un par un reçoivent le document. L’aperçu de l’assistant le vérifie employé par employé.

## Ouvrir l’assistant

1. Ouvre **Accès RH › Signatures en masse**. L’écran **Campagnes de signature** liste tes campagnes avec leur **Statut**, leur date de création (**Créée le**) et le nombre de documents **Signées** sur le nombre de destinataires.
2. Clique sur **Nouvelle campagne**. L’assistant compte cinq étapes. Tu peux revenir librement en arrière ; tu ne peux avancer que si les étapes précédentes sont complètes. Sous l’assistant, l’**Aperçu du document** montre le document choisi.

![Écran Campagnes de signature : le bouton Nouvelle campagne en haut à droite, puis un tableau aux colonnes Campagne, Statut, Créée le et Signées ; trois campagnes au statut Envoyée : Charte informatique 2027 (0 / 6), Règlement du personnel — accusé de lecture (1 / 5) et Avenant télétravail 2027 (4 / 8).](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/acces-rh-04.fr_-scaled.png?resize=800%2C165&quality=80&ssl=1)
La liste des campagnes et le bouton Nouvelle campagne.

## Étape 1 — Choisir le document à signer

Trois sources sont possibles :

- **Un modèle rempli pour chacun** : choisis un modèle dans la liste **Modèle**. Ses variables (nom, poste, adresse…) sont remplies à partir du dossier de chaque employé. C’est le choix pour un avenant ou une attestation.
- **Un document Word à placeholders** : dépose ton propre fichier .docx dans **Document Word (.docx)**. Ses variables, écrites `${...}`, sont remplies de la même façon. Le fichier est lu dès que tu le choisis : l’écran affiche le nombre de placeholders trouvés et leur liste, ou un message s’il ne peut pas être lu.
- **Un même PDF pour tous** : joins le fichier dans **PDF à signer**. Il est recopié à l’identique dans le dossier de chacun. C’est le choix pour une charte ou un règlement. Seul un PDF est accepté ici ; pour un fichier Word, prends la carte précédente.

La liste **Catégorie au dossier** indique où la pièce sera rangée dans le dossier de chaque employé. Elle est facultative pour un modèle ou un Word (la catégorie du modèle s’applique alors).

![Étape 1 de l’assistant Nouvelle campagne de signature : les cinq étapes numérotées en haut, l’étape 1 Document à signer active ; sous le titre Le document à signer, trois cartes dont Un modèle rempli pour chacun sélectionnée ; la liste Modèle affiche Accord de télétravail, puis la liste Catégorie au dossier vide avec l’aide « Facultatif : sans choix, la catégorie du modèle. » et le bouton Suivant.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/acces-rh-05.fr_-scaled.png?resize=800%2C378&quality=80&ssl=1)
Étape 1 : un modèle rempli pour chaque employé.

## Étape 2 — Désigner la population

Sous **Qui reçoit le document**, choisis l’un des deux modes :

- **Un groupe, par critères** : dans **INCLURE**, choisis des valeurs parmi **Départements**, **Sites**, **Équipes**, **Sous-sociétés**, **Type de contrat**, **Groupes**, **Groupe d’employés** et **Sous-groupe d’employés**. Aucun critère vise toute l’entreprise ; plusieurs valeurs d’un même critère se cumulent, deux critères différents se combinent. Dans **EXCLURE**, tu peux écarter les personnes **Embauchés après le** une date, et cocher **Exclure les employés en période d’essai**.
- **Des employés désignés** : choisis les personnes une à une dans la liste **Employés**.

![Étape 2, mode Un groupe, par critères sélectionné : la zone INCLURE avec l’aide « Aucun critère = toute l’entreprise » et huit listes réglées sur Tous (Départements, Sites, Équipes, Sous-sociétés, Type de contrat, Groupes, Groupe d’employés, Sous-groupe d’employés), puis la zone EXCLURE avec le champ de date Embauchés après le et la case Exclure les employés en période d’essai.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/acces-rh-06.fr_-scaled.png?resize=800%2C312&quality=80&ssl=1)
Étape 2 : la population par critères.

### Lire l’aperçu

Sous la population, l’aperçu indique combien d’employés recevront le document et combien sont bloqués. Il se recalcule tout seul quand tu modifies la population ; le bouton **Actualiser** le relance à la demande. Pour une grande campagne sur modèle, le calcul se fait en arrière-plan et une barre affiche sa progression.

- **Ne recevront pas le document** se déplie pour lister les personnes bloquées et la raison : **Pas d’adresse e-mail**, **Variables sans valeur** (avec les variables concernées) ou **Modèle illisible pour cet employé**.
- Si ton espace a un quota de signatures, l’aperçu indique combien sont déjà engagées sur la période et combien la campagne en demande. Si le quota ne suffit pas, la campagne sera refusée : elle ne part jamais à moitié.
- Pour un salarié qui a plusieurs contrats, l’aperçu précise que le document est établi au titre de son contrat principal.

### Compléter les variables manquantes

Pour un modèle ou un Word, certaines variables peuvent ne pas être renseignées dans le dossier de certains employés. Elles apparaissent dans **Valeurs communes**, avec le nombre de personnes pour qui elles sont vides.

1. Saisis une valeur commune : elle vaut pour tous ceux dont le dossier ne la fournit pas. Une variable restée vide bloque l’employé concerné.
2. Pour une valeur propre à chacun (nouveau salaire, date d’effet, poste), utilise **Valeurs par employé** : clique sur **Télécharger le gabarit CSV** (une ligne par employé, une colonne par variable), remplis-le, puis clique sur **Importer le CSV rempli**. Les lignes écartées à l’import sont listées avec leur raison : **Format**, **Hors population** ou **Colonne inconnue**. **Retirer les valeurs importées** annule l’import.

Ordre de priorité : la valeur du dossier prime, puis celle du fichier CSV, puis la valeur commune. Les valeurs sont recopiées telles quelles dans le document : Illizeo ne calcule aucun montant.

![Aperçu de la campagne : « 41 employés recevront le document · 1 bloqué(s) », le bouton Actualiser et la ligne repliée Ne recevront pas le document (1) ; dessous, la section Valeurs communes avec dix variables et le nombre de personnes pour qui chacune est vide, dont Début du télétravail rempli avec 01.01.2027, Lieu de travail avec Siège de Lausanne et Jours de télétravail avec Lundi et vendredi ; en bas, la section Valeurs par employé et les boutons Télécharger le gabarit CSV et Importer le CSV rempli.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/acces-rh-07.fr_-scaled.png?resize=800%2C378&quality=80&ssl=1)
Les valeurs communes complètent ce que le dossier ne fournit pas.

## Étape 3 — Choisir les signataires et la validation

1. Si ton rôle le permet, réponds à **Les signatures doivent-elles être faites dans un ordre précis ?** par **Oui** ou **Non**.
2. La case **Chaque destinataire signe son document** est cochée par défaut. Décoche-la si le document doit seulement être signé par d’autres personnes ; il faut alors au moins un autre signataire.
3. Dans **Autres signataires, pour tous les documents**, ajoute les personnes qui signent chaque document après le destinataire (par exemple le directeur des RH). Réordonne-les en les faisant glisser ou avec les flèches **Monter** et **Descendre**.
4. Dans l’encadré **Validation**, choisis facultativement qui valide la campagne. Elle suit le circuit « Campagnes de signature » de Réglages › Workflows : le premier valideur qui décide tranche pour tous. Sans choix, le responsable de l’auteur la valide. Tu ne peux pas être ton propre valideur.
5. Dans **Informer les employés suivants lorsqu’un document est signé**, ajoute les personnes à prévenir à chaque signature.

![Étape 3 Sélectionner les signataires : la question sur l’ordre des signatures avec Oui coché, la case Chaque destinataire signe son document cochée, la liste Autres signataires, pour tous les documents, l’encadré Validation qui explique le circuit Campagnes de signature avec un champ de choix des valideurs, et la liste Informer les employés suivants lorsqu’un document est signé.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/acces-rh-08.fr_-scaled.png?resize=800%2C376&quality=80&ssl=1)
Étape 3 : signataires, validation et personnes informées.

## Étape 4 — Configurer la demande

1. Dans **Sélectionnez le fournisseur de services**, choisis DocuSign ou Adobe Sign s’ils sont activés pour ton espace, ou **Validation uniquement** : la demande passe alors par la validation interne d’Illizeo, sans prestataire de signature électronique. La validation interne n’entre pas dans le quota de signatures.
2. Si ton rôle le permet, choisis la **Langue des demandes et des rappels** : par défaut, **La langue de chaque employé** ; tu peux aussi imposer le français, l’anglais, l’allemand ou l’italien à toute la campagne.

![Étape 4 Configurer la demande : la liste Sélectionnez le fournisseur de services réglée sur Validation uniquement, avec la mention « La validation interne n’entre pas dans le quota de signatures. », puis la liste Langue des demandes et des rappels réglée sur La langue de chaque employé.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/acces-rh-09.fr_-scaled.png?resize=800%2C201&quality=80&ssl=1)
Étape 4 : le fournisseur et la langue des demandes.

## Étape 5 — Nommer et lancer la campagne

1. Saisis le **Nom de la campagne**. C’est l’objet de chaque demande de signature, et le nom de la pièce rangée au dossier.
2. Relis l’aperçu définitif : nombre de destinataires, personnes bloquées, quota.
3. Clique sur **Lancer la campagne**. Le bouton reste grisé tant qu’aucun employé ne peut recevoir le document.

Si le circuit de validation est actif, la campagne lui est soumise et rien ne part avant sa décision ; le message « Campagne soumise à son circuit de validation. » s’affiche. Sinon, elle part dès sa création (« Campagne lancée : les envois partent. »). Dans les deux cas, la page de suivi de la campagne s’ouvre : voir [Suivre une campagne de signature](https://illizeo.com/centre-aide/acces-rh-suivre-une-campagne-de-signature/).

![Étape 5 Demande de suivi : le champ Nom de la campagne rempli avec Accord de télétravail 2027 et son aide, l’aperçu « 41 employés recevront le document · 1 bloqué(s) » avec la ligne repliée Ne recevront pas le document (1), la phrase sur le circuit de validation, puis les boutons Précédent et Lancer la campagne.](https://i0.wp.com/illizeo.com/wp-content/uploads/2026/11/acces-rh-10.fr_-scaled.png?resize=800%2C243&quality=80&ssl=1)
Étape 5 : le nom de la campagne et l’aperçu définitif.

## À savoir

- La population est figée au lancement : seules les personnes envoyables de l’aperçu deviennent destinataires. Pour une campagne par critères, les personnes entrées dans les critères depuis peuvent être ajoutées plus tard depuis le suivi.
- Une seule validation vaut pour toute la campagne : validée, tous les documents partent ; refusée, rien ne part.
- Juste avant l’envoi, chaque dossier est relu : un document n’est jamais imprimé avec une variable vide.
- Le circuit « Campagnes de signature » se règle comme les autres circuits de validation. Voir [Créer et modifier un workflow](https://illizeo.com/centre-aide/workflows-creer-et-modifier/).

## Questions fréquentes

### Pourquoi un employé est-il bloqué « Pas d’adresse e-mail » ?

Sa fiche n’a pas d’adresse e-mail : la demande de signature ne peut pas lui être envoyée. Complète sa fiche, puis clique sur **Actualiser**.

### Puis-je enregistrer un brouillon de campagne ?

Non. L’assistant se remplit en une fois ; si tu quittes la page avant de lancer, rien n’est enregistré.

### Le bouton Nouvelle campagne n’apparaît pas.

Ton rôle porte le droit des campagnes au palier Accès seulement : tu peux suivre tes campagnes, pas en créer. Il faut le palier Exécuter.

### Puis-je envoyer un fichier Word tel quel, sans variables ?

Non : un Word déposé doit contenir au moins une variable. Pour un document identique pour tous, convertis-le en PDF et choisis **Un même PDF pour tous**.

### *Similaire*