L’écran Documents de l’entreprise rassemble les règlements, politiques, guides et questions fréquentes que les RH ont publiés pour toi. Cet article explique comment le parcourir, filtrer par catégorie, chercher un mot dans le texte des documents et ouvrir un document à la bonne page. Il s’adresse à tous les salariés ; les RH y trouveront aussi ce que voient leurs collègues.
Avant de commencer #
- L’entrée de menu Documents de l’entreprise apparaît si le module de gestion des documents t’est ouvert et si ton rôle porte le droit Consulter les documents de l’entreprise qui me sont destinés (palier Accès). Le rôle Tous les employés le porte.
- Tu ne vois que les documents publiés pour toi : pour tous les salariés, pour l’un de tes rôles ou de tes groupes, éventuellement limités à ta sous-société. Le détail de cette règle est dans Démarrer avec les documents de l’entreprise.
Parcourir la bibliothèque #
- Dans le menu principal, clique sur Documents de l’entreprise.
- Les documents s’affichent par catégorie, dans cet ordre : Règlements, Politiques, Guides, Questions fréquentes, Autres. Le nombre entre parenthèses indique combien de documents la catégorie contient pour toi ; une catégorie vide n’est pas affichée.
- Sous chaque titre, une ligne grise donne la date d’effet (« En vigueur au… »), le numéro de la version en cours et la taille du fichier.
Le contenu dépend de qui tu es : un manager peut y trouver, en plus, un guide publié pour le rôle de manager ; un salarié d’une autre sous-société peut avoir d’autres documents. Si aucun document ne t’est destiné, l’écran affiche « Aucun document ne vous est destiné pour l’instant. »
Filtrer par catégorie #
- Ouvre la liste Toutes les catégories, à droite du champ de recherche.
- Choisis une catégorie, par exemple Politiques. Seule cette catégorie reste affichée.
- Pour revenir à toute la bibliothèque, choisis de nouveau Toutes les catégories.
Le filtre se combine avec la recherche : tu peux chercher un mot dans les seules questions fréquentes, par exemple.
Chercher dans le texte des documents #
La recherche ne se limite pas aux titres : elle lit aussi le texte des documents. C’est le moyen le plus rapide de trouver une règle précise sans ouvrir chaque fichier.
- Tape un ou plusieurs mots dans Rechercher dans les documents, par exemple déménagement. La liste se met à jour dès que tu arrêtes de taper.
- Les documents qui répondent restent affichés, toujours rangés par catégorie. Un document trouvé par son titre apparaît tel quel ; un document trouvé dans son texte montre, sous sa ligne grise, un extrait autour du premier mot trouvé.
- Pour un PDF, l’extrait commence par sa page (« Page 2 — … »).
Comment la recherche trouve les mots #
- Les mots de trois lettres et plus comptent. Les accents et les majuscules sont ignorés : demenagement trouve aussi « Déménagement ».
- Tu peux taper une question entière, par exemple combien de jours pour un mariage : les passages les plus pertinents remontent en premier.
- Seule la version en cours d’un document est cherchée. Une ancienne version ou un document dépublié ne remontent jamais.
- Un document scanné, sans texte lisible, ne se retrouve que par son titre.
Si rien ne répond, l’écran affiche « Aucun document ne correspond à cette recherche. » Essaie un autre mot, plus proche de celui que le document emploierait, ou retire le filtre de catégorie.
Ouvrir un document #
- Clique sur Ouvrir, à droite du document.
- Le document s’ouvre dans un nouvel onglet de ton navigateur. Un PDF s’affiche dans le visualiseur du navigateur ; un fichier Word ou texte s’ouvre ou se télécharge selon ton navigateur.
- Si tu as ouvert le document depuis un résultat de recherche, un PDF s’ouvre directement à la page de l’extrait.
Tu lis toujours la version en cours. Quand les RH en publient une nouvelle, le numéro de version augmente et l’ancienne n’est plus proposée.
Si le fichier ne peut pas être ouvert, un message « Impossible d’ouvrir le document » s’affiche : le document a peut-être été dépublié ou son public modifié entre-temps. Recharge la page.
Arriver depuis une notification ou l’assistant #
- Quand les RH publient un document en prévenant son public, tu reçois une notification dans la cloche et un e-mail. Le lien ouvre la bibliothèque avec ce document en tête de sa catégorie et mis en évidence.
- Quand l’assistant d’Illizeo cite un document dans une réponse, la source ouvre la bibliothèque sur ce document ; en cliquant sur Ouvrir, un PDF s’affiche à la page du passage cité.
Pour ne plus recevoir l’e-mail ou la notification, règle l’événement Nouveau document de l’entreprise dans tes préférences : voir Choisir ses notifications.
À savoir #
- La recherche et le filtre se gardent dans l’adresse de la page : tu peux mettre une recherche en favori ou la partager avec un collègue, qui verra ses propres documents.
- La date d’effet est celle que les RH ont indiquée ; elle n’empêche pas de lire un document dont la date est à venir.
- La bibliothèque ne montre pas qui a publié un document ni pour quel public : ces informations restent dans l’écran de gestion des RH.
Questions fréquentes #
Un collègue voit un document que je ne vois pas. Est-ce normal ? #
Oui, si ce document a été publié pour un rôle, un groupe ou une sous-société dont il fait partie et toi non. En cas de doute, adresse-toi à tes RH.
Je cherche un mot qui figure dans un document, mais il ne remonte pas. Pourquoi ? #
Le document est peut-être un scan sans texte lisible : il ne se retrouve alors que par son titre. Les mots de moins de trois lettres sont aussi ignorés.
Puis-je consulter une ancienne version d’un règlement ? #
Non, la bibliothèque ne propose que la version en cours. Les RH conservent les versions précédentes et peuvent te les communiquer.
