Les RH tiennent la page Affichage obligatoire : ils y publient les documents que l’entreprise doit porter à la connaissance de ses salariés, choisissent pour quelles entités chaque document est affiché, et retirent ceux qui ne sont plus à jour. Cet article explique ces trois gestes, ainsi que l’interrupteur Tous les documents qui donne la vue d’ensemble. Il s’adresse aux RH et aux administrateurs. Pour la présentation de la page et ce que voit chaque salarié, voir Démarrer avec l’affichage obligatoire.
Avant de commencer #
- Le module Documents doit être installé dans ton espace.
- Il faut le droit Affichage obligatoire au palier Exécuter : « publier et retirer des documents ». Parmi les rôles livrés par Illizeo, les rôles Administrateur et RH le portent. Les autres rôles livrés n’ont que le palier Accès : ils lisent, sans publier.
- Avec le palier Exécuter, tu peux publier pour toute l’entreprise ou pour n’importe quelle entité, et retirer n’importe quel document publié à la main.
- Prépare ton fichier : PDF, Word (.doc, .docx), ODT, PNG ou JPG, de 20 Mo au plus.
Voir tous les documents #
En arrivant sur la page, tu vois, comme tout salarié, les documents qui te concernent : ceux de toute l’entreprise et ceux des entités de tes contrats. Pour gérer l’affichage de toutes les entités :
- Ouvre Affichage obligatoire dans la barre latérale.
- Active l’interrupteur Tous les documents, en haut à droite.
- La liste montre alors tous les documents publiés. Sous chaque titre, après la date de publication, figure la portée : Toute l’entreprise, ou les entités choisies.
Désactive l’interrupteur pour revenir à ta propre vue, celle qu’aurait un salarié de tes entités.
Publier un document #
- Clique sur Publier un document. La boîte Publier un document s’ouvre ; elle rappelle que le document s’affiche aux salariés des entités choisies, dès sa publication.
- Saisis le Titre, obligatoire. C’est ce que les salariés liront dans la liste : sois précis (« Horaires collectifs de travail », « Consignes de sécurité — site de Lyon »).
- Si besoin, complète la Description : site, service, date d’effet… Elle s’affiche sous le titre.
- Sous Affiché pour, choisis la portée :
- Toute l’entreprise (choix par défaut) : tous les salariés voient le document ;
- Certaines entités : coche une ou plusieurs entités dans la liste qui apparaît, la Société principale et tes sous-sociétés.
- Sous Fichier (PDF, Word, ODT, PNG, JPG — 20 Mo au plus), choisis le fichier sur ton poste.
- Clique sur Publier. Le bouton reste grisé tant que le titre est vide, qu’aucun fichier n’est choisi ou, avec Certaines entités, qu’aucune entité n’est cochée.
- Le message « Document publié. » confirme. La boîte se ferme et le document apparaît en tête de liste.
Si le fichier est refusé #
La boîte contrôle le fichier avant l’envoi :
- « Format accepté : PDF, Word, ODT, PNG ou JPG. » : choisis un fichier dans l’un de ces formats ;
- « Le fichier dépasse 20 Mo. » : allège le fichier ou découpe-le.
Si l’envoi échoue, le message « Le document n’a pas pu être publié. » s’affiche et la boîte reste ouverte : tes saisies sont conservées.
Choisir la bonne portée #
Un salarié voit un document s’il est affiché pour toute l’entreprise, ou pour l’entité de l’un de ses contrats. Un salarié qui a plusieurs contrats dans des sous-sociétés différentes voit les documents de chacune. Un salarié rattaché à aucune sous-société relève de la Société principale. Pour qu’un document concerne tous les salariés, quelle que soit leur entité, choisis Toute l’entreprise plutôt que de cocher toutes les entités : un document affiché pour toute l’entreprise vaut aussi pour les entités créées plus tard.
Corriger un document publié #
Un document publié ne se modifie pas : ni son titre, ni sa portée, ni son fichier. Pour le corriger, publie la nouvelle version, puis retire l’ancienne. Publier d’abord évite que les salariés se retrouvent, même un instant, sans document.
Retirer un document #
- Si le document ne figure pas dans ta vue, active Tous les documents.
- Sur la ligne du document, clique sur Retirer.
- La boîte « Retirer « … » ? » rappelle que le document n’est plus affiché aux salariés et que son fichier est supprimé. Clique sur Retirer pour confirmer, ou sur Garder pour renoncer.
- Le message « Document retiré. » confirme. La ligne disparaît de la liste, pour tous.
Le retrait est définitif : le fichier n’est pas conservé dans Illizeo. Si tu dois garder une trace du document, télécharge-le avant de le retirer. Si le retrait est refusé, le message « Le retrait a été refusé. » s’affiche, avec la raison donnée par le serveur.
L’index de l’égalité professionnelle #
L’index de l’égalité professionnelle ne se publie pas depuis cette page : il entre seul quand les RH le publient depuis la BDESE, pour les entités de la base concernée, avec la pastille Index égalité. Sa ligne n’a pas de bouton Retirer : l’index reste affiché jusqu’à la publication de celui de l’année suivante, qui le remplace. Voir Calculer et publier l’index de l’égalité professionnelle.
À savoir #
- La page ne dresse pas la liste des affichages que ton entreprise doit faire : c’est à toi de choisir les documents à publier et leurs destinataires.
- Le titre est limité à 255 caractères, la description à 5 000.
- Le fichier se télécharge sous son nom d’origine : donne-lui un nom parlant avant de le déposer.
- La publication n’envoie pas de message aux salariés : le document apparaît sur la page.
- Les salariés ne voient pas la portée d’un document : seuls ceux qui publient la voient.
- Les documents s’affichent dans la langue où tu les as rédigés.
Questions fréquentes #
Je ne vois pas le bouton Publier un document. Pourquoi ? #
Ton rôle porte le droit Affichage obligatoire au palier Accès seulement. Il faut le palier Exécuter : demande-le à ton administrateur.
Puis-je remplacer le fichier d’un document sans le retirer ? #
Non. Publie la nouvelle version, puis retire l’ancienne.
Un document a disparu de ma liste après sa publication. Où est-il ? #
Tu l’as sans doute affiché pour une entité qui n’est pas la tienne. Active l’interrupteur Tous les documents pour le retrouver.
Pourquoi ne puis-je pas retirer l’index de l’égalité ? #
L’index reste affiché jusqu’à la publication du suivant depuis la BDESE, qui le remplace automatiquement.
